ATIM Paraat

In de WOR is nergens een bewaartermijn genoemd voor OR-stukken. Verder is er ook geen andere harde wettelijke basis op basis waarvan OR-stukken (notulen, jaarverslagen, kandidatenlijsten, verkiezingsuitslagen) bewaard zouden moeten worden. Vanuit juridisch perspectief zou dus alles direct vernietigd mogen worden. Toch willen we vanuit ATIM wel een aantal richtlijnen meegeven, omdat er ook andere dan juridische redenen zijn om documenten te bewaren:

Stembiljetten verkiezingen
In het licht van mogelijke bewaren tegen een verkiezingsuitslag is het raadzaam om de stembiljetten (en/of andere gegevens waarop de verkiezingsuitslag waaronder bijvoorbeeld ook kandidatenlijsten is gebaseerd) nog een periode te bewaren. Voor de landelijke tweedekamer-verkiezingen wordt een termijn van 3 maanden gehanteerd. Ons advies is daarom om de betreffende verkiezingsdocumenten ook te bewaren tot 3 maanden nadat de verkiezingsuitslag bekend is gemaakt.

Notulen OR
Omdat er geen garantie is dat na OR-verkiezingen leden doorgaan in de OR. Een nieuwe OR moet echter wel in staat zijn om (achtergronden van) eerder gemaakte afspraken en toezeggingen terug te halen. Om die reden is om notulen tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren.

Jaarverslagen OR
Voor OR-jaarverslagen geldt min of meer hetzelfde als voor notulen van een OR, behalve dat van jaarverslag ook beweerd kan worden dat ze van historisch belang kunnen zijn. Het verleden en de ontwikkeling van het OR-overleg in een organisatie kan er immers mee worden teruggehaald. Wordt het historisch aspect niet belangrijk gevonden, dan is ons advies om de jaarverslagen tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren. Wordt wel waarde gehecht aan het historisch aspect dan is de bewaartermijn oneindig.

Advies- en instemmingsbrieven
Advies- en instemmingsbrieven (en de daaraan gekoppelde brieven van de bestuurder met het besluit) hebben juridische waarde. Er staan afspraken in waarop kan worden teruggegrepen en partijen op kunnen worden aangesproken. Ons advies daarbij is om deze brieven te bewaren tot de erin gemaakte afspraken niet meer relevant zijn. Bij instemmingsbrieven is dat eenvoudig: dat is tot aan het moment dat er weer een nieuwe wijziging in een regeling plaatsvindt (waarvoor dan weer instemming gegeven is). Bij adviesbrieven ligt het iets complexer omdat OR-adviezen (en de daaraan gekoppelde besluiten) nog jaren kunnen doorwerken, maar soms ook al na een paar maanden achterhaald zijn. Ons advies hier is om al deze documenten tenminste tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren. In het algemeen zal dat voldoende zijn. Er kunnen echter ook documenten bij zitten waarvan het raadzaam is om die nog veel langer te bewaren.

Reglementen, ondernemingsovereenkomsten
In deze documenten zijn afspraken vastgelegd en natuurlijk dienen die afspraken bewaard te worden zo lang ze nog van toepassing zijn. In principe kunnen ze vernietigd worden zodra ze zijn vervangen door een nieuw document wat het oude vervangt. Omdat hier echter ook sprake kan zijn van bezwaren vanuit bij de OR betrokken partijen (vakbonden, OR-leden, werknemers, bestuurder) is het raadzaam ze te bewaren tot 3 maanden na bekendmaking van het nieuwe document.

In Art. 1 lid 2 van de WOR staat vermeld wie tot de ‘in de onderneming werkzame personen’ moeten worden verstaan. Dat zijn alle personen die in de onderneming werkzaam zijn en die een arbeidscontract hebben. De bestuurder(s) vallen hier niet onder.
In de definitie in Art. 2 wordt geen onderscheid gemaakt tussen medewerkers met een part-time zijn of full-time contract. Ook medewerkers met een 0-urencontract vallen er onder mits ze maar ooit opgeroepen worden (anders zijn ze immers niet ‘werkzaam in de onderneming’). Vacatures of onvervulde formatieplaatsen tellen niet. Ook FTE is geen ijkpunt, alleen het aantal personen.

In Art. 6 wordt vermeld uit hoeveel leden een OR zou moeten bestaan. In dat artikel staat alleen niet helder vermeld wat precies het ijkmoment is waarop je het aantal personen in de onderneming precies vast zou moeten stellen.
In de jurisprudentie wordt gesproken van: het aantal personen wat ‘in de regel’ werkzaam is in de onderneming. Dat houdt in dat, wanneer het aantal personen bijvoorbeeld toevallig kortstondig net voor de verkiezingsdatum zakt onder de 1000 personen, maar de verwachting realistisch is dat dit na de verkiezingsdatum snel weer gaat stijgen boven de 1000, dat je dan moet uitgaan van een werknemersaantal van boven de 1000. Of in de situatie wanneer het werknemersaantal al een flinke periode een dalende trend vertoont, en wanneer er dan vlak voor de verkiezingsdatum nog net meer dan 1000 personen werkzaam zijn, je toch zou moeten uitgaan van ‘in de regel’ minder dan 1000 personen.

Als je kijkt naar het aantal werknemers wat ‘in de regel’ werkzaam is in de onderneming is het niet onlogisch om toch met een schuin oog te kijken naar vacatures en formatieplaatsen. Meestal is het aantal vacatures in een organisaties min of meer stabiel (en loopt het ongeveer gelijk met het verloop). Maar, is het aantal vacatures en formatieplaatsen veel hoger dan ‘normaal’, terwijl het verloop gelijk is, dan is de kans groot dat het aantal personen in de onderneming gaat stijgen. En dat kan dan aanleiding zijn om te zeggen dat het aantal personen in de onderneming naar verwachting ‘in de regel’ hoger zal zijn dan nu het geval is. En dat kan dan weer aanleiding zijn om te stellen dat het aantal OR-leden in een nieuwe OR wat opgehoogd zou moeten worden.

Overigens: onze ervaring is, dat een OR met tussen de 7 en 11 leden het meest optimaal opereert. Is de OR kleiner, dan kunnen er aandachtspunten zijn ten aanzien van representativiteit of werkverdeling. Is de OR (veel) groter dan kan dat ten koste gaan van efficiency (meer interne afstemming nodig) of de samenwerking (hoe groter de groep hoe lastiger het is om iedereen goed te laten aanhaken). Veel OR-en zegen: we hebben zo veel werk, wat zou het fijn zijn, als we meer leden zouden hebben. Mijn ervaring is echter dat meer leden vaak helemaal niet leidt tot minder werk per lid, omdat de interne afstemmingstijd vaak zo vergroot wordt dat het voordeel van de extra leden daarmee teniet wordt gedaan. Dus, als het gaat om twee leden meer of minder, dan zou ons advies zijn: hoe het bij twee leden minder, tenzij je voldoende zeker weet dat met twee leden meer, de kwaliteit van de OR als groep verhoogd wordt.

Een ondernemingsraad heeft adviesrecht bij het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming (artikel 25 eerste lid onderdeel h). Daarbij worden alleen investeringen beschouwd die buiten de normale bedrijfsuitoefening van een organisatie vallen. De beleggingen van een bank of de aanschaf van bouwmateriaal van een aannemer vallen er dus buiten.

Om te bepalen wat een ‘belangrijke’ investering is wordt in de praktijk veelal een vuistregel gehanteerd. Daarbij wordt gekeken naar de investeringsruimte uit de begroting. Is het te investeren bedrag meer dan 10% van het jaarlijkse budget voor investeringen dan kan worden aangenomen dat de ondernemingsraad adviesrecht heeft. Alleen het bedrag is dus maatgevend en niet waar het geld aan wordt besteed!

In de praktijk wordt artikel 25 eerste lid onderdeel h niet zo vaak gebruikt. Vaak zijn er bij een grote investering ook andere advies- of instemmingsplichtige zaken betrokken waardoor dit artikel niet ter discussie staat. Zo hangt een verbouwing vaak samen met bijvoorbeeld uitbreiding of inkrimping van de organisatie of met een andere organisatiewijziging. Ook de arbeidsomstandigheden zijn soms de aanleiding om wijzigingen aan te brengen in de huisvesting. Die onderwerpen komen echter ook al op een andere manier op de agenda van een ondernemingsraad.

Het korte antwoord op de vraag is: nee, er is geen instemming van de OR nodig. Maar het is wel goed dat de OR uitgebreid is betrokken bij de voorbereiding van een MTO en ook zijn inbreng heeft kunnen doen. Dat zal het draagvlak, de deelname, de bruikbaarheid van de resultaten en waarschijnlijk ook de kwaliteit van het MTO ten goede komen.

De toelichting op het antwoord? Instemming van de ondernemingsraad is nodig voor vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen die genoemd zijn in Art. 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden. In lid 1 staan een drietal onderwerpen waarbij je aan een MTO zou kunnen denken: arbeidsomstandigheden, bescherming van persoonsgegevens en controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers. Bij een MTO is er echter geen sprake van een regeling op een van die gebieden. Een MTO is enkel een onderzoek. Bij zo’n onderzoek is natuurlijk wel van belang dat de privacy van de deelnemers goed gewaarborgd wordt en de gegevens niet op individueel niveau gebruikt kunnen worden om gedrag of prestaties van medewerkers te controleren. Maar dat maakt het nog geen regeling op het gebied van persoonsgegevens of meetbaarheid van prestaties. Ook is het geen regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dat neemt niet weg dat het erg nuttig is om in het MTO wel vragen te stellen over arbeidsomstandigheden. Die hebben immers vrijwel zeker effect op de tevredenheid van werknemers.

Nog een idee: De interne communicatie kan ook onderdeel zijn van een MTO. Hoe denken de werknemers over de wijze waarop zij geïnformeerd worden? We geven vaak de tip mee, ook de wijze waarop de OR communiceert mee te nemen. Ook dat is een belangrijke vorm van interne communicatie!

Vraag
Tot voor kort bestond de Raad van Bestuur (RvB) binnen onze onderneming uit één persoon. Nu is onlangs een tweede lid van de RvB aangesteld. Die persoon is tevens voorzitter geworden van de RvB. De taken van de RvB zijn verdeeld over de twee leden. Wij zijn als OR in kennis gesteld van die veranderde taakverdeling. Is die taakverdeling adviesplichtig? Is er sprake van een wijziging in de verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming?

Antwoord
Zoals vaker, het is geen keihard ja of nee. Het lijkt, met deze informatie, een NEE, er is hier geen sprake van een wijziging in de verdeling van de bevoegdheden. De bevoegdheden van de RvB zijn hetzelfde, ze worden alleen gedeeld door twee personen. Dat is in ieder geval meestal het geval in een situatie als deze: het ene RvB-lid is niet ‘de baas’ van het andere. Wel kunnen er verschillende aandachtsgebieden zijn. En dat komt tot uiting komt in de taakverdeling.

Ook als er, bij te nemen besluiten, sprake is van een doorslaggevende stem bij de voorzitter, valt te betwisten of er sprake is van een verschil in bevoegdheden. De bedoeling van zo’n doorslaggevende stem is nl. meestal niet dat één van de twee boven de ander staat. Het is de bedoeling te voorkomen dat er echt geen besluit wordt genomen. Kortom: als het inderdaad gaat om gelijkwaardige bevoegdheden bij de leden van de RvB, dan is de taakverdeling niet adviesplichtig volgens de WOR.