Leergang 2 ambtelijk secretaris

De ambtelijk secretaris werkt met beleid

Vraag en antwoord
ATIM-DASMO-blokje.jpg

Deze cursus wordt gegeven door:

ambtelijk secretaris
Mirjam Kousbroek
In leergang 2 ontwikkel je de vaardigheden om beleid en beleidsprocessen te analyseren.

Deze leergang, ontwikkeld door ATIM en DASMO, leert je te onderscheiden, wanneer er sprake is van strategisch, tactisch of operationeel beleid. Ook leer je zelf beleidsmatig te werken. Je raakt thuis in het opstellen van een OR-visie en werkt hiermee. Je plant de werkzaamheden van de OR en coördineert de achterbancommunicatie en scholing. Je ontdekt je eigen kwaliteiten, ook als het gaat om de samenwerking met het dagelijks bestuur, de leden van de medezeggenschap en andere partners (bijvoorbeeld HRM en de bestuurder).

Voor wie?
Voor ambtelijk secretarissen van een ondernemingsraad, cliëntenraad of medezeggenschapsraad met enkele jaren ervaring. Je wilt beleidsprocessen doorgronden en de medezeggenschap met beleid leren werken.

Wil je even overleggen of de leergang aansluit bij jouw wensen en situatie? Neem dan gerust contact op, want we denken graag met je mee.

Inhoud
MODULE 1 BELEIDSPROCESSEN EN DE BETEKENIS VOOR DE MEDEZEGGENSCHAP
Als ambtelijk secretaris van het medezeggenschapsorgaan draai je je hand niet meer om voor notulen, agenda’s en advies- en instemmingsbrieven. Nu wil je aan de slag met beleid. Je weet hoe een beleidsproces in elkaar zit en kent verschillende beleidsniveaus. Je kunt verschillende analysemodellen toepassen. Je kunt zelf beleidsmatig werken en je weet hoe je de medezeggenschap kunt helpen bij het opstellen van een eigen missie en een visie.

Na module 1:
- heb je inzicht in beleids- en besluitvormingsprocessen en in de verschillende niveaus daarvan
- ken je verschillende modellen waarmee je beleid – in elke fase – kunt analyseren

MODULE 2 KWALITEITEN, FEEDBACK EN NETWERKEN
Je bent je steeds meer bewust van je eigen kwaliteiten. De leden van het medezeggenschapsorgaan waarvoor je werkt, zien dat ook. Steeds vaker vragen ze je namelijk om je mening. Zowel over de inhoud van een beleidsvoorstel als over de wijze waarop het proces verloopt. Je werkt prettig samen met hen en je kunt heldere feedback geven en ontvangen. Tijdens de leergang bespreek je de dilemma’s die je als ambtelijk secretaris tegenkomt. Je leert een heldere presentatie te geven en je kent de waarde en het belang van netwerken.

Na module 2:
- weet je welke kwaliteiten je hebt en hoe je deze het beste kunt inzetten voor de medezeggenschap
- geef je op een prettige wijze feedback aan de leden van het medezeggenschapsorgaan en andere mensen met wie je samenwerkt
- ben je in staat een heldere presentatie te geven

MODULE 3 STRATEGISCH ADVISEREN, VERTALING NAAR DE PRAKTIJK
Je hebt inzicht in de wijze waarop de medezeggenschap strategisch kan adviseren. Sterker nog: je weet hoe het advies van de medezeggenschap van meerwaarde kan zijn in het besluitvormingsproces. En je adviseert de medezeggenschap over scholing en ontwikkeling. Om uiteindelijk meer rendement te behalen.

Na module 3:
- weet je wat nodig is om strategisch te kunnen adviseren
- kun je de medezeggenschap ondersteunen in het besluitvormingsproces
- en adviseer je de medezeggenschap over scholing en ontwikkeling

Werkwijze
Je leert op verschillende manieren. Je krijgt duidelijke uitleg. Je wisselt ervaringen uit met vakgenoten uit andere organisaties. En nieuwe kennis en inzichten pas je direct toe in opdrachten die gaan over jouw situatie.
Je krijgt een lijst met verplichte en aanbevolen literatuur.

Planning
Je kunt de gehele leergang volgen op een manier die het beste past bij jouw planning en wensen. Dit zijn de mogelijkheden:
> Drie blokken van twee aaneengesloten dagen, met steeds (ongeveer) twee maanden er tussen. Je kiest zelf of je blijft overnachten of ’s avonds naar huis gaat. Locatie: Driebergen.
> Zes losse cursusdagen, met steeds (ongeveer) een maand er tussen. Locatie: Utrecht

Het is ook mogelijk losse modules (twee dagen) van de leergang te volgen. Inschrijven voor een losse module kan via Kies je Eigen Pad.

Kosten
De kosten voor de gehele leergang zijn € 2.795,00 (incl. slotdag van € 215,00). Een module van twee dagen kost € 860,00. Deze bedragen zijn BTW-vrij. Inbegrepen zijn koffie, thee, lunch en uitgebreide documentatie.
Voor sommige modules schaf je zelf een aanvullend studieboek aan. Klik hier op de boekenlijst welke voor deze leergang van toepassing zijn.

Nog verder de diepte in?
Je kunt de leergangen nog verder uitbreiden met plusdagen. We laten snel weten uit welke plusdagen je kunt kiezen.

Slotdagdeel
Bij alle leergangen hoort een slotdagdeel met een kort inhoudelijk programma, uitwisseling en een feestelijke uitreiking van het certificaat. Na het afronden van jouw leergang word je op het eerstvolgende slotdagdeel verwacht van 13.00 tot 17.00 uur.

De data zijn:
- 20 oktober 2020
- 15 december 2020
- 2 maart 2021

Certificaat
Als je de leergang met goed gevolg hebt afgesloten ontvang je een certificaat (op het niveau van ambtelijk secretaris medezeggenschap) dat de VASMO erkent.
Heb je naast de hele leergang ook nog minimaal één plusdag gevolgd? Dan ontvang je ook nog een getuigschrift dat is opgenomen in het Abituriëntenregister van het CPION.

Vraag en antwoord

In Art. 18 lid 3 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat vermeld dat ondernemer en ondernemingsraad samen een aantal uren vaststellen die die ondernemingsraadleden en de leden van een commissie in redelijkheid nodig hebben voor de vervulling van hun taak. Hoewel de ambtelijk secretaris niet expliciet wordt genoemd in dat artikel (de ambtelijk secretaris wordt overigens nergens in de WOR vermeld) is het alleszins redelijk te veronderstellen dat het voorgaande ook geldt voor het aantal uren van een ambtelijk secretaris.

Samenvattend kan gesteld worden dat als de OR kan aantonen dat er ‘redelijkerwijs’ meer uren nodig zijn voor ondersteuning door de ambtelijk secretaris dan de beschikbare formatie, dat de bestuurder daar dan in zou moeten voorzien. Een eerste stap is dus dat de OR-leden zelf overtuigd moeten zijn dat er meer uren nodig zijn voor ondersteuning door jou. Zijn ze dat nog niet, dan zul je hen eerst moeten overtuigen. Het is immers de OR die de bestuurder zal moeten overtuigen en niet de ambtelijk secretaris zelf. Om de OR te overtuigen zou je bijvoorbeeld in beeld kunnen brengen waar je je tijd nu aan besteedt en daarmee laten zien dat het in de aankomende periode krap wordt om alles te blijven doen wat je nu doet en daarnaast nog extra ondersteuning te bieden bij de verandertrajecten. Als je dat in beeld hebt gebracht en de OR overtuigd is, kan de OR het overzicht van je werkzaamheden gebruiken om ook de bestuurder te overtuigen.

Wellicht is de bestuurder snel ‘om’ en voldoet hij direct aan het verzoek van de OR om meer uren. Ik verwacht echter dat er weerstand zal komen vanuit de bestuurder. Het kan zijn, dat de bestuurder kan aantonen dat er ‘redelijkerwijs’ niet meer uren nodig zijn voor ondersteuning door een ambtelijk secretaris. Of, hij heeft andere redelijke oplossingen beschikbaar (bijvoorbeeld meer tijd voor de OR-leden, betere kwaliteit adviesaanvragen die sneller te behandelen zijn, verspreiden van de veranderingen over een langere tijdsperiode). Ook dan valt de noodzaak voor meer uren weg.

Risico is dat er uiteindelijk een ‘welles-nietes’-gesprek ontstaat: de OR vindt dat er wel uren nodig zijn en de bestuurder niet. In dat geval zouden OR en bestuurder het samen kunnen voorleggen aan een externe arbiter, bijvoorbeeld de rechter of iemand van de vakbonden. Dat kan, maar de vraag is wat dat zegt over het medezeggenschapsoverleg. Als OR en bestuurder er ten aanzien van zo’n punt al niet samen uitkomen dan voorzie ik dat het behandelen van de verandertrajecten heel moeizaam gaat worden. En dat zal de organisatie zeker niet ten goede komen…

Voor ik het juridische antwoord geef op je vraag wil ik je vraag eerst even benaderen vanuit de rol die aan jullie als ondernemingsraad is toebedeeld. Een bestuurder die goede besluitvorming in de organisatie nastreeft neemt bij het opstellen van plannen ook de input van medewerkers mee. Een goede manier om dat te doen is te overleggen met de vertegenwoordiger van de medewerkers: jullie als OR. Dat betekent overigens niet dat de bestuurder die input vanuit medewerkers een doorslaggevende rol moet geven bij de besluitvorming. Hij moet echter wel weten wat er leeft en dat op passende wijze meewegen. En met name bij onderwerpen die medewerkers direct raken of waarbij draagvlak helpt is het goed te luisteren naar wat leeft bij medewerkers belangrijk. Eerlijk beoordeeld en beloond worden is zo’n onderwerp. Alle reden dus om, ongeacht wat de wet zegt, als bestuurder hierbij de input van de medewerkersvertegenwoordiging mee te nemen.

Dan toch de juridische benadering van je vraag. Daarvoor wil ik allereerst even ingaan op de vraag of het uitmaakt dat de verandering maar een deel van de organisatie treft. Het antwoord op die vraag is: nee. In Art. 27 (het artikel in de Wet op de ondernemingsraden dat gaat over het instemmingsrecht) staat immers (laatste zin): een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. De vraag die dan nog beantwoord moet worden is: Is er hier sprake van een wijziging in het belonings- of functiewaarderingssysteem? Dat is immers, volgens Art. 27, iets waarvoor instemming aan de OR moet worden gevraagd.

Ik begin met de vraag of het een wijziging in het functiewaarderingssysteem zou kunnen zijn. Belangrijk, want functieomschrijvingen hebben iets te maken met functiewaardering. De waardering vindt immers in het algemeen plaats op basis van die functieomschrijvingen. En dat de functieomschrijvingen wijzigen daarover is hier geen enkele twijfel. Maar: als er functieomschrijvingen wijzigen dan wijzigt nog niet automatisch het functiewaarderingssysteem. In dit geval is er echter niet zomaar sprake van een wijziging van een (of meer) functieomschrijvingen, de hele opzet van de functieomschrijvingen wijzigt. En dat kan zeker zijn effect hebben op de wijze van waarderen van de functies en als dat het geval is dan is er zonder twijfel sprake van een wijziging in het functiewaarderingssysteem (zelfs als de methodiek van waarderen hetzelfde blijft) . Ik durf echter niet met zekerheid te stellen dat dat hier ook het geval is omdat ik daarover verder geen informatie heb. Maar ik heb wel sterk de indruk dat het hier gaat om een wijziging van het functiewaarderingssysteem.

Volgende vraag is of het ook een wijziging in het beloningssysteem zou kunnen zijn. Door het toevoegen van de persoonlijke doelstellingen verandert er zonder twijfel iets in de wijze van beoordelen. Gelukkig wordt dat ook door de bestuurder erkend, dus daarover is geen twijfel. Nu kan het zo zijn dat de beoordelingssystematiek geen enkele relatie heeft met de beloningssystematiek. Vroeger was het bijvoorbeeld in delen van de overheid dat je, ongeacht je prestatie, altijd jaarlijks een salarisverhoging kreeg. Maar ik kan me niet voorstellen dat dat bij jullie ook het geval is. Het al dan niet realiseren van je persoonlijke doelstellingen heeft vast en zeker effect op de beloning die je krijgt. Daarmee verandert, met het introduceren van de persoonlijke doelstellingen, dus naast de wijze van beoordelen ook de wijze van belonen. En dus gaat het wel degelijk om een verandering in de beloningssystematiek.

Kortom: het gaat hier waarschijnlijk om een wijziging in het functiewaarderingssysteem en vrijwel zeker om een wijziging in het beloningssysteem. Weinig twijfel dus: er moet inderdaad instemming worden gevraagd aan de ondernemingsraad. Ook wel logisch: eerlijk beloond en beoordeeld worden is voor medewerkers een belangrijk onderwerp.

Leergang ambtelijk secretaris II blokken van twee dagen (met overnachtingsoptie)

  • 6 dagen
  • 2.795,- p.p.
  • 07 sep. '20 tot 12 jan. '21  

    07 sep.
    09:00 - 16:30

    08 sep.
    09:00 - 16:30

    09 nov.
    09:00 - 16:30

    10 nov.
    09:00 - 16:30

    11 jan.
    09:00 - 16:30

    12 jan.
    09:00 - 16:30

  • Hotel Bergse Bossen  

Leergang ambtelijk secretaris II losse dagen

  • 6 dagen
  • 2.795,- p.p.
  • 06 nov. '20 tot 09 apr. '21  

    06 nov.
    09:00 - 16:30

    11 dec.
    09:00 - 16:30

    08 jan.
    09:00 - 16:30

    05 feb.
    09:00 - 16:30

    05 mrt.
    09:00 - 16:30

    09 apr.
    09:00 - 16:30

  • Aristo Utrecht  

Leergang ambtelijk secretaris II losse dagen

  • 6 dagen
  • 2.795,- p.p.
  • 06 nov. '20 tot 09 apr. '21  

    06 nov.
    09:00 - 16:30

    11 dec.
    09:00 - 16:30

    08 jan.
    09:00 - 16:30

    05 feb.
    09:00 - 16:30

    05 mrt.
    09:00 - 16:30

    09 apr.
    09:00 - 16:30

  • Aristo Utrecht  
Deelnemers aan goed overleg (her)kennen elkaars competenties. Ze maken heldere afspraken en checken geregeld of ze elkaar nog steeds begrijpen. Elke speler kan zich uitspreken over belangen en emoties die spelen. Dankzij dit onderlinge vertrouwen kunnen de deelnemers zich concentreren op de inhoud van het overleg. Ze werken aan faire uitkomsten voor alle betrokkenen. https://www.atim.eu/over-atim