Advies- en instemmingsaanvragen: het voordeel van werken met een vast format

Een ondernemingsraad bestaat meestal niet uit specialisten in organisatiekunde, finance, HR of veranderkunde. OR-leden zijn betrokken medewerkers die dit werk naast hun gewone functie doen.

Dat betekent iets voor de manier waarop je een aanvraag opstelt. Een document vol specialistische taal, lange beleidsformuleringen en technische bijlagen vraagt veel van de lezer. Als OR-leden moeite hebben om de inhoud snel te doorgronden, ontstaat al snel een lange reeks detailvragen. Dat kost tijd en energie aan beide kanten en kan het overleg onnodig vertragen.

Voor vlotte besluitvorming helpt het enorm als een aanvraag is geschreven in begrijpelijke taal en leesbaar is voor een gemiddelde werknemer. Het vertalen van managementtaal naar medewerkerstaal helpt een bestuurder bovendien om het voorgenomen besluit beter uitlegbaar te maken.

Want als de OR het snapt, is er waarschijnlijk ook taal gevonden die voor de hele organisatie begrijpelijk is. De ondernemingsraad is immers een afvaardiging van die organisatie. Een duidelijke adviesaanvraag ondernemingsraad of instemmingsaanvraag helpt daarom niet alleen het overleg met de OR, maar ook de bredere communicatie binnen de organisatie.

Begrijpelijk schrijven betekent niet dat je inhoud inlevert. Integendeel. De vraag is vooral: wat moet er precies in een goede aanvraag staan?

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) biedt voor zowel advies- als instemmingsaanvragen duidelijke aanknopingspunten. Die wettelijke toetspunten kunnen een praktisch uitgangspunt vormen voor de opbouw van formats. Daarnaast zijn er in de praktijk vaak nog andere onderwerpen waar ondernemingsraden helderheid over willen, zoals implementatie, communicatie met medewerkers en de opvang van eventuele nadelige gevolgen van een verandering.

Een vast format helpt om die informatie logisch en herkenbaar te ordenen. Daardoor wordt sneller zichtbaar:

• wat het voorgenomen besluit is
• waarom het besluit wordt genomen
• welke gevolgen er zijn voor medewerkers
• hoe de invoering eruitziet
• waarover precies advies of instemming wordt gevraagd

Een format is geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om het gesprek beter te voeren.

Een goed format schept ruimte om je te richten op de inhoud en de kwaliteit van het overleg. Ook maakt het sneller zichtbaar of aan de wettelijke eisen van een aanvraag is voldaan. Daarnaast geeft begrijpelijke taal OR-leden vertrouwen en houvast, waardoor zij zinvoller kunnen bijdragen.

In de praktijk levert dat meerdere voordelen op:

• minder ruis in het proces
• minder tijdverlies door eindeloze vraag-en-antwoordsessies
• meer overzicht voor bestuurder en OR
• betere vergelijkbaarheid tussen aanvragen
• hogere kwaliteit van advies of instemming

Een vast format zorgt bovendien voor herkenning. Als de opbouw van aanvragen steeds ongeveer hetzelfde is, weten OR-leden sneller waar ze informatie kunnen vinden. Dat maakt het proces voorspelbaarder en prettiger voor alle betrokkenen.

Formats kunnen zowel voor advies- als instemmingsaanvragen worden gebruikt, en zijn waardevol voor zowel bestuurders als OR-leden.

Dat is een logische keuze. Niet alleen de aanvraag zelf heeft baat bij structuur; ook de reactie vanuit de OR wordt sterker als die helder en vast opgebouwd is. Zo wordt voor bestuurders sneller duidelijk wat de OR belangrijk vindt en welke punten extra aandacht vragen.

Wil je advies- en instemmingsaanvragen binnen jouw organisatie duidelijker, vollediger en beter vergelijkbaar maken? Dan is werken met een vast format een praktische eerste stap. Je maakt het makkelijker om zorgvuldig te informeren, sneller tot de kern te komen en de kwaliteit van het overleg te verhogen.

Gebruik daarbij formats die aansluiten op de wettelijke eisen én op de informatiebehoefte van de ondernemingsraad. Zo wordt het proces overzichtelijker voor iedereen die erbij betrokken is.