Wij willen een ambtelijk secretaris!

Tips voor het gesprek met de bestuurder

Een OR heeft geen ‘recht’ op een Ambtelijk Secretaris, tenzij het geregeld is in de CAO. Maar, er zijn wel argumenten te geven, die een rol zouden kunnen spelen bij een bestuurder als het gaat om de vraag of hij een Ambtelijk Secretaris beschikbaar wil stellen aan zijn OR.

De kosten-batenanalyse

Een Ambtelijk Secretaris is een professional die bepaalde specifiek medezeggenschap gerelateerde werkzaamheden in het algemeen efficiënter zal kunnen oppakken dan het gemiddelde OR-lid. Zo zal het, wanneer een OR-lid een brief moet schrijven, waarschijnlijk (veel) meer tijd kosten dan wanneer een Ambtelijk Secretaris dat oppakt. Verder kan een Ambtelijk Secretaris zorgen voor een efficiënter verloop van het OR-overleg. Daarmee kan dus overlegtijd worden bespaard. En hoe groter de OR, hoe meer dat oplevert natuurlijk. De ‘gespaarde’ tijd vloeit bovendien direct terug naar het primaire proces. Verder geldt in een aantal gevallen dat de uren van een Ambtelijk Secretaris goedkoper zijn dan die van een OR-lid (maar dat hangt natuurlijk af van het beloningsniveau). Het voorgaande in cijfers vangen valt niet mee, maar als het wel lukt dan heb je wel een hard argument. O ja, en tenslotte kun je nog stellen dat als een OR onderbezet is, het terecht is dat de daarmee uitgespaarde OR-uren (deels) worden opgevuld met invulling door een professional.

Aantoonbare meerwaarde van een Ambtelijk Secretaris

Een Ambtelijk Secretaris kan, als buitenstaander, zorgen voor de buitenstaandersblik en daarmee helpen emoties in het overleg binnen de perken te houden. En dat kan de kwaliteit van het overleg ten goede komen. Verder kan een Ambtelijk Secretaris een bijdrage leveren in het structureren van hetgeen gezegd wordt. De informatie voor bestuurder en OR-leden kan daarmee overzichtelijker en bruikbaarder zijn. En dat kan bijdragen aan betere besluitvorming. Ook hier geldt: het voorgaande is lastig aan te tonen, maar als dat wel lukt dan kan het zeker helpen in de discussie rondom het al dan niet verminderen van het aantal uren van de Ambtelijk Secretaris.

Interne en externe uitstraling

In veel organisaties worden de medewerkers gezien als een belangrijke partij. Die partij serieus nemen kan zorgen voor meer betrokkenheid en motivatie. Dat kan ook invloed hebben op de uitstraling naar buiten toe van de organisatie. Ook het al dan niet serieus nemen van de vertegenwoordiging van de medewerkers (ofwel de OR) is daarbij een element. Bevorderen van de medezeggenschap kan de reputatie van een organisatie en de motivatie van medewerkers ten goede komen. En natuurlijk kan snoeien in de medezeggenschap of de ondersteuning daarvan het tegenovergestelde effect hebben. Je kunt dat als OR actief gebruiken: door de achterban te laten weten hoe er met hun vertegenwoordiging wordt omgegaan kun je wellicht de besluitvorming beïnvloeden.

Geschreven door:

OR cursus, OR training rkusters@atim.eu

06 - 22 56 96 77

Rob Kusters

Ervaren adviseur en trainer, directeur

Het goede adres voor:

versterken van je team, kwaliteit van het overleg, aanpak organisatieveranderingen, feedback

Deelnemers aan goed overleg (her)kennen elkaars competenties. Ze maken heldere afspraken en checken geregeld of ze elkaar nog steeds begrijpen. Elke speler kan zich uitspreken over belangen en emoties die spelen. Dankzij dit onderlinge vertrouwen kunnen de deelnemers zich concentreren op de inhoud van het overleg. Ze werken aan faire uitkomsten voor alle betrokkenen.