Vraag en antwoord

Via onze helpdesk ATIM Paraat ontvangen we dagelijks vragen van OR-leden, ambtelijk secretarissen en bestuurders.

Een selectie van de vragen, én antwoorden, vind je hieronder.

Heb jij ook een vraag? Je eerste vraag is altijd gratis!

De Ondernemingsraad

De meeste besluiten worden volgens de meest voorkomende reglementen genomen met gewone meerderheid.

Een voorbeeld: Stel, jullie hebben een OR met 11 leden. Voor het nemen van een besluit zijn dan dus minimaal 6 stemmen nodig.

Maar, bij een ondernemingsraad met 11 zetels, kun je bijvoorbeeld ook 4 zetels vacant hebben. Er zijn dan dus 7 leden. Daarvan zijn er bijvoorbeeld 4 aanwezig in de vergadering. Dus, er kan rechtsgeldig een vergadering plaatsvinden, want meer dan de helft van het aantal leden is aanwezig. Met 3 stemmen (is meerderheid van 4) kan dan dus een besluit genomen worden.

Kortom: ga bij een vergadering:

  • eerst na of deze rechtsgeldig kan plaatsvinden = meerderheid aantal leden moet aanwezig zijn;
  • daarna bepaal je aan de hand van het aantal aanwezige leden welke meerderheid nodig is om te stemmen.

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is over verslagen van de ondernemingsraad alleen het volgende te vinden (in Art. 14): 1. De ondernemingsraad regelt in zijn reglement zijn werkwijze; 2. Het reglement bevat in ieder geval voorschriften omtrent ….. h. het opmaken en het bekendmaken aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen van de verslagen van de vergaderingen van de ondernemingsraad ….. Verder staat er in de WOR niets over verslagen.

De WOR zegt dus niet direct iets over het bekendmaken van verslagen, maar verwijst wel naar het OR-reglement. Het meest gebruikte regelement bij Ondernemingsraden is het voorbeeld-reglement van de SER. In Art. 10 lid 2 van het voorbeeld-reglement staat het volgende: De secretaris maakt het verslag bekend aan de in de ondernemingen werkzame personen en aan de ondernemer. Het aan de in de ondernemingen werkzame personen bekend te maken verslag bevat geen gegevens waarover ingevolge artikel 20 van de wet geheimhouding moet worden betracht. Staat er bij jullie eenzelfde of een vergelijkbare zin in jullie reglement, dan geeft dit antwoord op de vraag.

Overigens: het voorbeeld-reglement mag je aanpassen. Je gaat dus als OR zelf over de inhoud van je reglement, maar moet je er vervolgens ook echt aan houden. Er zijn in het verleden wel eens OR-en voor de rechter gedaagd als ze dat niet deden. Die OR-en kregen allemaal ‘een standje’ van de rechter.

Tot slot: je mag dus ook hele andere afspraken in je reglement opnemen over verslagen dan die uit het voorbeeldreglement. Dus bevalt de standaardzin je niet of wil je wat anders dan kun je je reglement aanpassen. Daar zitten dan nog wel wat (ongeschreven) regels omheen zoals bijvoorbeeld dat een aanpassing in regels rondom verkiezingen pas mogen ingaan bij een volgende zittingsperiode.

Willen jullie weten welke aanpassingen in het reglement het beste passen bij jullie organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op via info@atim.eu. We denken graag met je mee.

De eerste regel bij het inrichten van medezeggenschap is: medezeggenschap volgt zeggenschap. Omdat er formeel geen (of weinig) zeggenschap meer is bij het overgenomen bedrijf, is er geen reden om een eigen OR in te stellen voor het bedrijf. Er is nl. geen sprake van een onderneming (volgens Art. 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is dat een als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband). De medezeggenschap zal dus moeten worden komen vanuit de OR van het geheel (jullie eigen organisatie plus het overgenomen bedrijf; die vormen nu immers samen een nieuwe ‘onderneming’).

Formeel zou je, omdat er een nieuwe onderneming is ontstaan, eigenlijk meteen medezeggenschapsverkiezingen moeten houden voor die nieuwe onderneming. Vooraf echter moet je bepalen of je wilt werken met kiesgroepen, dus bijv. of er een aantal zetels in die nieuwe OR is vastgesteld voor de twee onderdelen van de nieuwe onderneming of dat er gewoon vanuit het geheel mag worden gekozen (en er dus niet met kiesgroepen wordt gewerkt). Kies je voor het laatste dan bestaat de mogelijkheid dat er niemand vanuit het overgenomen bedrijf in de OR komt, maar kies je voor de eerste mogelijkheid dan is de kans groter dat zetels onbezet blijven. Werken met kiesgroepen heeft nl. voor- en nadelen...

Meteen medezeggenschapsverkiezingen houden voor die nieuwe onderneming is echter niet goed voor de continuïteit van de medezeggenschap. In de praktijk wordt dan ook vaak in vergelijkbare situaties gewerkt met een overgangsperiode. Het is echter wel verstandig om daarover transparant te zijn tegenover alle betrokken partijen (OR-leden, PVT-leden, bestuurders, leden van de achterban en evt. vakbonden) om wel ‘in de geest van de WOR’ te blijven opereren. Hoe zou zo’n overgangsperiode er uit kunnen zien? Je zou bijv. een aantal leden vanuit het overgenomen bedrijf toe kunnen voegen aan de OR van jullie organisatie en de PVT nog even ‘in leven’ kunnen houden en dan bijv. over een half jaar of zo verkiezingen kunnen houden (waarmee de oude OR en de oude PVT automatisch zijn opgeheven).

Als het overgenomen bedrijf echt anders opereert dan jullie organisatie dan is wel aan te raden om voor het bedrijf een Onderdeelcommissie (OC) in te stellen. Het initiatief daarvoor ligt formeel bij de nieuwe OR, maar je zou daar vooraf ook al afspraken over kunnen maken ter geruststelling van de huidige PVT-leden. Via zo’n OC kunnen de werknemers van het overgenomen bedrijf immers nog wel wat extra invloed uitoefenen op de dagelijkse gang van zaken in het overgenomen bedrijf. Wel minder dan als er een OR of PVT was, maar omdat er geen sprake meer is van een onderneming heeft een OR of PVT handhaven weinig zin. De besluitvorming voor de belangrijke besluiten ligt immers niet meer op het niveau van het bedrijf...

Verkiezingen van de OR

De verkiezingen van een al bestaande ondernemingsraad vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad kan daarvoor een speciale commissie voor instellen wat meestal wel handig is.

In Art. 1 lid 2 van de WOR staat vermeld wie tot de ‘in de onderneming werkzame personen’ moeten worden verstaan. Dat zijn alle personen die in de onderneming werkzaam zijn en die een arbeidscontract hebben. De bestuurder(s) vallen hier niet onder.
In de definitie in Art. 2 wordt geen onderscheid gemaakt tussen medewerkers met een part-time zijn of full-time contract. Ook medewerkers met een 0-urencontract vallen er onder mits ze maar ooit opgeroepen worden (anders zijn ze immers niet ‘werkzaam in de onderneming’). Vacatures of onvervulde formatieplaatsen tellen niet. Ook FTE is geen ijkpunt, alleen het aantal personen.

In Art. 6 wordt vermeld uit hoeveel leden een OR zou moeten bestaan. In dat artikel staat alleen niet helder vermeld wat precies het ijkmoment is waarop je het aantal personen in de onderneming precies vast zou moeten stellen.
In de jurisprudentie wordt gesproken van: het aantal personen wat ‘in de regel’ werkzaam is in de onderneming. Dat houdt in dat, wanneer het aantal personen bijvoorbeeld toevallig kortstondig net voor de verkiezingsdatum zakt onder de 1000 personen, maar de verwachting realistisch is dat dit na de verkiezingsdatum snel weer gaat stijgen boven de 1000, dat je dan moet uitgaan van een werknemersaantal van boven de 1000. Of in de situatie wanneer het werknemersaantal al een flinke periode een dalende trend vertoont, en wanneer er dan vlak voor de verkiezingsdatum nog net meer dan 1000 personen werkzaam zijn, je toch zou moeten uitgaan van ‘in de regel’ minder dan 1000 personen.

Als je kijkt naar het aantal werknemers wat ‘in de regel’ werkzaam is in de onderneming is het niet onlogisch om toch met een schuin oog te kijken naar vacatures en formatieplaatsen. Meestal is het aantal vacatures in een organisaties min of meer stabiel (en loopt het ongeveer gelijk met het verloop). Maar, is het aantal vacatures en formatieplaatsen veel hoger dan ‘normaal’, terwijl het verloop gelijk is, dan is de kans groot dat het aantal personen in de onderneming gaat stijgen. En dat kan dan aanleiding zijn om te zeggen dat het aantal personen in de onderneming naar verwachting ‘in de regel’ hoger zal zijn dan nu het geval is. En dat kan dan weer aanleiding zijn om te stellen dat het aantal OR-leden in een nieuwe OR wat opgehoogd zou moeten worden.

Overigens: onze ervaring is, dat een OR met tussen de 7 en 11 leden het meest optimaal opereert. Is de OR kleiner, dan kunnen er aandachtspunten zijn ten aanzien van representativiteit of werkverdeling. Is de OR (veel) groter dan kan dat ten koste gaan van efficiency (meer interne afstemming nodig) of de samenwerking (hoe groter de groep hoe lastiger het is om iedereen goed te laten aanhaken). Veel OR-en zegen: we hebben zo veel werk, wat zou het fijn zijn, als we meer leden zouden hebben. Mijn ervaring is echter dat meer leden vaak helemaal niet leidt tot minder werk per lid, omdat de interne afstemmingstijd vaak zo vergroot wordt dat het voordeel van de extra leden daarmee teniet wordt gedaan. Dus, als het gaat om twee leden meer of minder, dan zou ons advies zijn: hoe het bij twee leden minder, tenzij je voldoende zeker weet dat met twee leden meer, de kwaliteit van de OR als groep verhoogd wordt.

Nee, dat kan eigenlijk niet. De kiezers hebben namelijk gekozen voor een ondernemingsraad met een volgens het eigen reglement op een bepaalde datum eindigende zittingsperiode. Het vloekt een beetje met het democratisch principe dat om de zoveel tijd via verkiezingen weer opnieuw mandaat verdiend moet worden. Stel dat de 2e Kamer zegt dat ze de verkiezingen maar uitstellen omdat er nu zoveel belangrijke zaken spelen!

En toch gebeurt het in de praktijk regelmatig. Bijvoorbeeld als er een grote reorganisatie speelt en er na de reorganisatie een heel andere organisatie is. Hoe dat te regelen? Je kunt aan alle medewerkers vragen of ze akkoord gaan met uitstel van de verkiezingen. Als de vakbonden en de bestuurder daar ook mee instemmen zal niemand naar de kantonrechter stappen om naleving van de regels te vragen. En soms zijn de redenen voor uitstel heel acceptabel. Maar let op als iemand naar de kantonrechter stapt en naleving van de WOR vraagt, dan zal de rechter – behoudens uitzonderlijke situaties – streng vaststellen dat de OR zich moet houden aan het eigen reglement.

Nee, hier is de wet en het reglement vaak duidelijk over. Maar….hier wordt in de praktijk vaak de hand mee gelicht. Als alle medewerkers, de bestuurders en de vakbonden er mee instemmen dan is de kans dat iemand naar de kantonrechter stapt wel heel gering.

Verkiezingen uitstellen betekent afwijken van regels en van afspraken gemaakt met de kiezers en andere belanghebbenden. Doe je dat eenzijdig, dan is dat ‘kiezersbedrog’. Maar hebben alle belanghebbenden geen bezwaar tegen uitstel, dan is er geen probleem. Leg daarom uit aan achterban, bestuurder en evt. vakbonden waarom je wilt uitstellen en vraag toestemming. Vinden alle partijen uitstel prima, dan is het weliswaar niet volgens de letter, maar wel ‘in de geest van de wet’ geregeld.

De complete vraag: Onze bestuurder heeft gedreigd met een juridische procedure tenzij de OR besluit afscheid te nemen van de voorzitter. Onze vraag is of een bestuurder zich wel mag bemoeien met de samenstelling en de taak- en rolverdeling binnen een OR?

Het antwoord op deze vraag is: nee, dat mag niet. De OR is de vertegenwoordiging van de medewerkers in de organisatie en dus bepalen zij, en zij alleen (via verkiezingen), wie er in de OR zitting moet nemen. De bestuurder is geen medewerker in de onderneming waarvan hij bestuurder is en mag dus zelfs niet eens meestemmen (zo staat het zelfs expliciet in de Wet op de ondernemingsraden (WOR)). Er is echter één uitzondering: die staat in Art. 13 van de WOR. Met dat artikel in de hand kan de bestuurder een kantonrechter verzoeken om een OR-lid uit te sluiten van OR-werkzaamheden. Dat is echter een buitengewoon lastige procedure omdat de bestuurder dan wel moet kunnen aantonen ‘dat het OR-lid het overleg van de OR met de ondernemer ernstig belemmert’. En dat aantonen is niet eenvoudig. Het is dan ook een weinig toegepast artikel.

Over de rolverdeling: in de WOR staat dat de OR uit zijn midden een voorzitter kiest. De gekozen OR-leden gaan er dus over wie de voorzitter wordt en alleen zij. En hetzelfde kun je zeggen over evt. andere rollen binnen de OR (secretaris, vice-voorzitter etc.). Als een bestuurder zich rechtstreeks bemoeit met wie er welke rol binnen die OR krijgt dan opereert hij dus nadrukkelijk niet binnen de WOR!

Toch wil ik nog wel twee aanvullende opmerkingen maken. Ten eerste: als je mij de vraag stelt of een bestuurder actief medewerkers mag stimuleren om zich verkiesbaar te stellen voor de OR, dan is daarop mijn antwoord in het algemeen wel ja. Ik denk namelijk dat OR-verkiezingen gebaat zijn met zo veel mogelijk diversiteit en zo veel mogelijk kandidaten. En dan zijn kandidaten vanuit zo veel mogelijk hoeken natuurlijk welkom. Ik vind echter wel dat een bestuurder zich nooit mag bemoeien met de verkiezingscampagne of het verkiezingsproces. Medewerkers stimuleren om zich verkiesbaar te stellen mag, maar daarna houdt de rol van de bestuurder t.a.v. de verkiezingen wat mij betreft op!

Tweede aanvullende opmerking: alleen de OR-leden gaan er over wie de voorzitter wordt en niemand anders. Ik vind het echter wel verdedigbaar als leden bij hun keuze meewegen of er een goede werkrelatie mogelijk is tussen de voorzitter en de bestuurder. Want als die niet of nauwelijks mogelijk is, dan heeft dat vrijwel zeker effect op de effectiviteit en de invloed van de OR. En daarom kan het in bepaalde gevallen toch verstandig zijn om toch rekening te houden met de voorkeuren van een bestuurder…

Algemeen
In Art. 2 van de Wet op de ondernemingsraden is te vinden dat de ondernemingsraad fungeert als ‘de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen’. Dat zou je kunnen uitleggen als: de diversiteit die er in een organisatie is zou idealiter ook moeten worden gerepresenteerd in de ondernemingsraad. Daar zijn wat mij betreft wel wat nuanceringen op aan te brengen omdat een goede invulling van het OR-lidmaatschap een aantal competenties vergt die niet bij alle medewerkers aanwezig zijn. Maar in het algemeen zou een organisatie wat mij betreft moeten streven naar een zo divers mogelijke samenstelling van de ondernemingsraad. Want dat levert het beste beeld op wat er leeft onder de medewerkers in alle geledingen van de organisatie. Ik steun jullie streven naar een optimale man-vrouwverhouding dan ook volledig.

Mogelijkheden binnen de wettelijke regels
In de Art. 9 lid 3 van de Wet op de ondernemingsraad wordt de mogelijkheid genoemd om kiesgroepen in te stellen. Door de medewerkers in de organisatie op te delen in subgroepen worden kiesgroepen gevormd. Meestal gaat het bij de kiesgroepen om afdelingen of vestigingen, maar de organisatie bijvoorbeeld kan ook worden opgedeeld in de kiesgroep full-timemedewerkers en de kiesgroep part-timemedewerkers. En dus ook in de kiesgroepen mannen en vrouwen. Aan elk van de kiesgroepen wordt vervolgens een aantal zetels in de ondernemingsraad toebedeeld, dus bijvoorbeeld bij een organisatie met 9 OR-zetels en drie vestigingen: 3 zetels voor vestiging A (kiesgroep A), 3 zetels voor vestiging B (kiesgroep B) en 3 zetels voor vestiging C (kiesgroep C). Verkiezingen vinden vervolgens in principe plaats binnen de kiesgroepen. Dus medewerkers van vestiging A kunnen zich alleen verkiesbaar stellen voor de zetels in kiesgroep A en mogen bij de verkiezingen alleen stemmen op kandidaten afkomstig uit kiesgroep A. Idee is dat op deze manier een bepaalde verdeling binnen de ondernemingsraad gewaarborgd wordt. Voornaamste nadeel van het werken met kiesgroepen is dat als er een tekort aan kandidaten in een van de kiesgroepen is, zetels onbezet blijven ook als er een overschot aan kandidaten in een andere kiesgroep is. Via het reglement kun je daar nog wel wat voor regelen, maar dat verhoogt meestal niet de overzichtelijkheid van de verkiezingen en bovendien is dan de verdeling over de kiesgroep uiteindelijk nog steeds niet zoals dat vooraf gewenst zou zijn.

Werken met kiesgroepen zou in jullie geval kunnen betekenen dat je twee kiesgroepen instelt waarbij je 50% van de zetels beschikbaar stelt aan voor de kiesgroep mannen en 50% voor de kiesgroep vrouwen. Of, als de man-vrouwverhouding binnen jullie onderneming anders is, bijvoorbeeld 70% van de zetels voor de kiesgroep mannen en 30% van de zetels voor de kiesgroep vrouwen. Mannen mogen vervolgens bij de verkiezingen alleen op mannen stemmen en vrouwen alleen op vrouwen. Zijn er minder vrouwen dan zetels dan blijft in dat geval een zetel in de kiesgroep vrouwen onbezet tenzij je in je reglement opneemt dat in dat geval een man toch een vrouwenzetel mag invullen.

Zo kan het dus, maar deze wijze van regelen zou bij sommige mensen wel eens op principiële bezwaren kunnen stuiten. Ik zelf zou er het in ieder geval lastig mee hebben. Als man mag je bij deze manier van werken immers niet op een vrouw stemmen, zelfs niet je een een vrouw de beste kandidaat zou kunnen vinden. Door regels op te nemen in het reglement zou je dit evt. ook weer by-passen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan een regel als: iedereen mag één stem uitbrengen voor een kandidaat in alle kiesgroepen. Dit is echter niet standaard en je zou de regel dan ook zelf moeten bedenken en even juridisch moeten toetsen. Er mag weliswaar veel t.a.v. reglementen, maar lang niet alles. Bovendien maken dergelijke regels verkiezingen vaak onoverzichtelijker en onbegrijpelijker voor de kiezers.

Alternatief: vertrouwen op democratische principes
Ons advies bij OR-verkiezingen is om alle kiezers meerdere stemmen te laten uitbrengen. Gedachte daar achter is dat er bij veel OR-verkiezingen vaak een of twee kandidaten heel bekend of populair zijn. Mag iedereen in de organisatie maar één stem uitbrengen dan gaan veruit de meeste stemmen naar die populaire kandidaten. Er resteren dan vaak maar een handjevol stemmen voor de resterende kandidaten en nummer drie, vier en vijf in de verkiezingsuitslag komen dan soms in de OR met maar een paar stemmen. Wie derde wordt, wordt dan meestal meer bepaald door toeval dan door iets anders. Vandaar dat het uitbrengen van meer stemmen vaak een beter beeld geeft wie er echter (na de populaire kandidaten) het meeste draagvlak heeft.

Prettige bijkomstigheid van het uitbrengen van meer stemmen, zo kan ik op basis van ervaring stellen, is dat stemmers bij OR-verkiezingen vaak kiezen voor diversiteit als die mogelijkheid bestaat. Mag iemand meer stemmen uitbrengen dan kiest hij of zij vaak voor een gelijke verdeling tussen leden met ervaring en nieuwe leden, tussen leden van de werkvloer en leidinggevenden, tussen jonge en wat oudere leden. En dus ook: mannen en vrouwen.

Regel je dus helemaal niets in je reglement ten aanzien van kiesgroepen, maar laat je kiezers meer stemmen uitbrengen én zorg je er voor dat er veel meer kandidaten dan zetels zijn en de kandidaten een grote diversiteit hebben dan pakt het in het algemeen heel goed uit en krijg je een hele diverse OR. Het loont dus om te vertrouwen op democratische principes.

Meer kandidaten?
Wil meer vrouwen in de OR hebben dan helpt het dus om te zorgen dat er meer kandidaten zijn, en dan met name vrouwelijke kandidaten natuurlijk. Dat geldt voor de situatie dat je niets regelt in je reglement en vertrouwt op democratische principes. Het geldt echter ook als je wél werkt met kiesgroepen. Want kiesgroepen werken alleen als er genoeg vrouwelijke kandidaten zijn om de vrouwenzetels ook in te vullen.

De sleutel zit wat mij betreft dan ook in goede werving van OR-kandidaten. Het werven van kandidaten is wel iets waar veel OR-en mee worstelen. Ik kan jullie daarbij evt. wel van een aantal tips voorzien, maar je moet er wel de tijd en de energie in willen steken.

Inrichting van het werk als Ondernemingsraad

Vraag:
Eén van de OR-leden binnen onze OR is zwanger en gaat binnenkort met zwangerschapsverlof. Graag willen we voor haar een tijdelijke vervanger zoeken die weer uit de OR stapt zodra het afwezige lid weer terug keert. Hoe kunnen we dat regelen?

Antwoord ATIM Paraat:
Je wordt als OR-lid gekozen in de OR tot aan de volgende reguliere verkiezingen. Je bent dus OR-lid tot aan het eind van de zittingsperiode waarvoor je gekozen bent. Of, tot het moment dat je zelf besluit om de OR of de organisatie te verlaten. Zoiets als een plaatsvervangend lid bestaat wel in de WOR (zie Art. 6 lid 1 van de WOR), maar dat moet je dan wel geregeld hebben in je reglement. Moet je je reglement daarvoor wijzigen, dan gaat dat pas in bij het begin van de volgende zittingsperiode. Ook moet bestuurder geen bezwaar maken tegen het werken met plaatsvervangers. En verder moeten plaatsvervangers tegelijk met de 'gewone' leden gekozen worden. Heb je het geregeld in je reglement, dan werk je dus als OR structureel met plaatsvervangers. En dat is eigenlijk alleen bedoeld voor die situatie, waarin sprake is van een structureel probleem (bijvoorbeeld, als te verwachten is dat een aantal OR-leden regelmatig afwezig zal zijn, omdat ze vanwege hun werk vaak in het buitenland moeten verblijven). Structureel werken met plaatsvervangers om een tijdelijk probleem als afwezigheid vanwege ziekte of zwangerschap op te lossen is dus eigenlijk niet de bedoeling. Maar.... ook als jullie wel zo zouden willen gaan werken: werken met plaatsvervangers kan op zijn vroegst pas ingaan bij de volgende zittingsperiode.

Ook tussentijdse verkiezingen houden voor de tijdelijke vacante plek lijkt geen optimale oplossing. Tussentijdse verkiezingen kun je nl. alleen houden als er tenminste één OR-zetel echt beschikbaar is. Het zwangere OR-lid moet daarvoor formeel uit de OR stappen. Maar, als de zetel dan wordt ingevuld door een andere werknemer, dan is die zetel van hem of haar geworden. Hij/zij is dus niet verplicht die zetel weer af te staan als het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid weer terugkomt. Natuurlijk kan het tussentijds aangetreden lid wel geheel vrijwillig zelf besluiten om terug treden. Het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid heeft dan echter niet automatisch het recht om de opnieuw vrijgevallen zetel in te vullen. Formeel moeten er gewoon weer nieuwe tussentijdse verkiezingen voor de zetel plaatsvinden.

Er bestaat dus helaas niet zoiets een tijdelijk OR-lidmaatschap. Maar er zijn natuurlijk wel andere mogelijkheden om een extra werknemer tijdelijk te betrekken bij het OR-werk als je bijvoorbeeld vanwege de afwezigheid van een OR-lid even wat menskracht te kort komt. Dat kan door een werknemer uit te nodigen bij vergaderingen en hem mee te laten praten, door hem te vragen iets uit te zoeken voor de OR etc. etc. Formeel heeft zo'n werknemer dan geen stemrecht in het overleg (hij is immers formeel geen OR-lid), maar verder hoeft er geen beperking te zijn. Bovendien zijn er ook geen verkiezingen nodig, want de werknemer vult geen OR-zetel in. Je kunt dus gewoon iemand vragen. Wel verstandig is het om te regelen dat zo'n tijdelijk toegevoegde werknemer onder (de rechten en plichten van) de WOR valt. Denk bijvoorbeeld aan de geheimhouding, de rechtsbescherming en de faciliteiten. Je kunt dat regelen door het lid bijvoorbeeld toe te voegen aan een officieel ingestelde OR-commissie, maar ook bijvoorbeeld door er afspraken over te maken met de bestuurder. Ons advies is wel de afspraken goed vast te leggen.

Vraag:
Wij zijn een relatief onervaren OR en we hebben een voorstel voorgelegd gekregen voor een wijziging van ons beoordeling- en functioneringssysteem omdat het oude systeem gedateerd was. Onze eerste reactie als OR was: ‘We zijn positief. Het ziet er goed uit en inderdaad is het hard nodig om hier verandering in aan te brengen’. We willen daarom mondeling instemming geven (het gaat immers om een instemmingsplichtig onderwerp), maar hebben in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)e nagelezen dat het eigenlijk schriftelijk zou moeten. Wat is gangbaar in zo’n geval?

Antwoord ATIM Paraat:
Om maar praktisch te beginnen: als jullie je mondeling akkoord afgeven dan zal daar, hoewel het anders in de WOR staat, waarschijnlijk niemand over vallen of jullie op aanspreken. Het komt dan ook regelmatig voor in OR-land dat een OR alleen mondeling instemming geeft (die soms nog wel wordt vastgelegd in de notulen).

Als jullie inhoudelijke opmerkingen zouden hebben, zou er nog wel een praktische reden kunnen zijn om toch schriftelijk je instemming te verlenen en daarbij je opmerkingen ook vast te leggen. Ik maak echter op uit de vraagstelling dat er geen punten zijn waar jullie je als OR zorgen over maken. Dus ook om die reden is het niet nodig iets vast te leggen.

Toch wil ik jullie als beginnende OR adviseren om het wel te doen volgens de formele regelgeving. Dat lijkt misschien wat bureaucratisch, maar door het proces van het begin af aan goed in te zetten, maak je helder aan alle partijen, wat ze van jullie als OR kunnen verwachten, ook bij volgende (en misschien ingewikkeldere onderwerpen). Bovendien staat niet voor niets in de WOR dat de instemming schriftelijk moet gebeuren: het zorgt er voor dat er later geen misverstanden kunnen ontstaan wat er nu precies is besloten. Je zorgt er voor dat je werk ook overdraagbaar wordt aan volgende OR-en. Ook fijn voor de bestuurder, want die kan zo aantonen dat hij een en ander netjes geregeld heeft. Daarbij heeft het je houden aan de regels ook een symbolische functie: je laat er voorbeeldgedrag mee zien. Overigens: een eenvoudig e-mailtje kan volstaan, dus heel veel werk is het ook niet. Dat e-mailtje moet je dan natuurlijk wel archiveren.

Tenslotte: ik ben wel verrast dat jullie geen enkele opmerking hebben. Dat kan natuurlijk als de directie het echt in één keer perfect geregeld heeft, maar mijn ervaring is dat dat meestal niet zo is. Niet omdat directies niet van goede wil zijn, maar omdat je, als je iets nieuws bedenkt, vrijwel altijd wel iets vergeet. En een OR kan, door vragen te stellen, de bestuurder helpen te bedenken wat dat zou kunnen zijn. Vragen die je als medewerkersvertegenwoordiging bijvoorbeeld zou kunnen stellen zijn:
- Hoe gaat het nieuwe systeem uitgelegd worden aan medewerkers;
- Is training van leidinggevenden in het werken met het nieuwe systeem nodig;
- Wat gebeurt er met medewerkers als ze door het nieuwe systeem plotseling anders (strenger) worden beoordeeld;
- Wordt het nieuwe systeem nog geëvalueerd en zo ja, kan het dan nog worden aangepast of bijgesteld?

Volledige vraag van de ondernemingsraad:
We nemen als OR deel aan een door de directie ingestelde werkgroep met het oog op een nieuwe pensioenregeling. We hebben als OR voor deze werkgroep ook een oud OR-lid gevraagd die veel verstand heeft van pensioenen. Kunnen wij het voormalig OR-lid inschakelen als (extern) deskundige zoals bedoeld in Art. 16 in de WOR?

Ons antwoord:
Bij de toepassing van Art. 16 kan het zowel om externe expertise als om interne expertise gaan. Denk bijvoorbeeld aan de ‘interne expert’ bedrijfsarts of ARBO-medewerker. Wat in het algemeen niet onder Art. 16 wordt verstaan is een medewerker die over meer kennis beschikt op een bepaald gebied vanwege eerder werk in de OR. Het is volgens ons echter ook niet verboden om zo iemand als expert in te zetten. Helemaal logisch lijkt het alleen niet en zou bovendien kunnen leiden tot discussies met de directie/HRM. Complicerend kan dan zijn of zo’n collega (ook) wel volgens directie en HRM wordt gezien als expert of meer als een (voormalig) OR-lid met extra kennis.

Wordt de collega ook door de directie en HRM als expert beschouwd dan zou Art. 16 verdedigbaar kunnen zijn. Is het echter iemand die zeer waarschijnlijk door directie en HRM meer gezien wordt als een (voormalig) OR-lid met extra kennis, dan is het logischer Art. 15 (en dan met name lid 2) te gebruiken. Dit is wel omslachtiger, omdat je:
- via een instellingsbesluit als OR een commissie in moet stellen met daarin (alleen) de OR-leden uit de “werkgroep”
- aan die commissie het (voormalig) OR-lid met extra kennis moet toevoegen als ‘andere in de onderneming werkzame persoon’
- en dan die OR-commissie met al zijn leden te laten deelnemen aan de “werkgroep”.
Maar, het is dan wel zuiverder: de collega neemt dan deel namens de OR en niet als (door alle deelnemers erkende) expert.

De vraag was hoe de OR het beste zou kunnen regelen dat niet-OR-leden tijdelijk werkzaamheden kunnen verrichten voor de OR bijv. door deel te nemen in een werkgroep of door, ook na beëindiging van het OR-lidmaatschap, nog een tijd lang de OR te ondersteunen bij het beoordelen van pensioenvoorstellen. Bij goed regelen had de OR zelf in gedachten: hoe te waarborgen dat de niet-OR-leden ook onder de geheimhouding vallen? Ik had daar zelf ook nog in gedachten: gebruik kunnen maken van de OR-faciliteiten en niet kunnen worden benadeeld als gevolg van OR-werkzaamheden.

De eenvoudigste manier om het goed te regelen is: werken met commissies. In principe is een commissie ongeveer hetzelfde als een werkgroep, maar commissies worden expliciet benoemd in de WOR. Door officieel een commissie in te stellen gaan voor de leden van de commissie (ook de niet-OR-leden) automatische een aantal onderdelen uit de Wet op de ondernemingsraden gelden. Zie bijvoorbeeld Art. 20 over geheimhouding, Art. 17 over faciliteiten (voorzieningen) en Art. 21 over bescherming tegen benadeling. Een commissie stel je formeel in via een zogenaamd instellingsbesluit. Toelichting daarover (en voorbeeldteksten) kun je vinden in het voorbeeldreglement ondernemingsraden 2020 (ser.nl) vanaf blz. 101.

Enige nadeel van werken met commissies als middel om het goed te regelen voor niet-OR-leden is dat er wel eisen worden gesteld aan een commissie. Zo moet een vaste commissie van de OR (dat is een commissie zijn die zich bezig houdt met een specifiek onderwerp als pensioenen of ARBO) in meerderheid bestaan uit OR-leden. Dus als je bijvoorbeeld maar één niet-OR-lid wil inzetten moet je toch formeel een hele commissie optuigen. Toch zou dat ook in die situaties mijn voorkeur hebben, want het is helemaal niet erg als de OR-leden in de commissie als het werk overlaten aan het ene niet-OR-lid. Dat mag. En dan zou je eigenlijk apart afspraken moeten maken met de bestuurder over faciliteiten en geheimhouding (bijvoorbeeld in een Ondernemingsovereenkomst (zie Art. 32 lid 2 uit de WOR en/of het voorbeeldreglement vanaf blz. 131) en ook nog eens aparte afspraken over bijv. geheimhouding met het niet-OR-lid omdat die formeel niet gebonden is aan regels die voor OR-leden wel gelden.

Vraag:
In ons regelement staat: In geval van een tussentijdse vacature in de ondernemingsraad of een onderdeelcommissie wijst de ondernemingsraad tot opvolger van het betrokken lid aan de kandidaat die volgens de rangorde van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt. Voor een vrijgekomen zetel komt via deze regel nu een kandidaat in beeld, die al langere tijd ziek is. Wordt hij/zij dan alsnog gekozen (met risico dat hij/zij niet kan functioneren als volgwaardig lid)? Kunnen we vanwege zijn/haar ziekte kiezen de tweede kandidaat nu in de OR te laten instromen?

Antwoord ATIM Paraat:
In het standaardreglement van de SER staat inderdaad de regel dat bij een tussentijdse vacature de zetel toekomt aan de kandidaat die volgens de rangorde van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt. Verder staat ook in de meeste reglementen dat vacatures die een half jaar voor de verkiezingsdatum ontstaan niet meer ingevuld hoeven te worden. Goed om te weten dat je niet verplicht bent deze regels zo in je reglement te zetten. Je mag er ook wat anders van maken. Maar als ze er in staan, dan moet je je er gedurende de zittingsperiode ook aan houden. De regels die gaan over de verkiezingsprocedure, de lengte van de zittingsperiode of de samenstelling van de OR mag je veranderen, maar die gaan dan wel pas in bij de volgende verkiezingen. Anders wordt het gezien als kiezersbedrog. Immers: de kiezer heeft bijvoorbeeld gestemd met het idee dat leden voor 3 jaar zijn gekozen en dan kan een OR daar zelf niet zo maar 4 jaar van maken.

De WOR maakt geen onderscheid tussen zieke kandidaten, kandidaten die parttime werken of zelfs kandidaten die zijn vrijgesteld van werk of in een ontslagprocedure zitten. Kom je op basis van verkiezingen in aanmerking voor een zetel, dan mag je je plek in de OR innemen ongeacht je status (mits je nog wel werkzaam bent in de onderneming of, als daarvan sprake is, in de kiesgroep waarin je gekozen bent). Misschien is dat eigenlijk ook wel logisch, want de OR is de vertegenwoordiger van alle werknemers, dus ook van degenen die ziek zijn, parttime werken of zijn vrijgesteld van werk of in een ontslagprocedure zitten. En dus mogen werknemers in zo’n situatie ook in de OR-zitting nemen. Ofwel samengevat: de werknemer die nu ziek is, heeft op basis van de eerdere verkiezingen recht om zitting te nemen in de OR.

Er zit dan ook niks anders op dan de zetel aan te bieden aan de zieke kandidaat. Die kandidaat mag overigens er wel zelf voor te kiezen om de zetel niet te bezetten. Je zou jullie dilemma dus ook eerlijk kunnen voorleggen aan de zieke kandidaat en wellicht ziet hij/zij dan af van het innemen van de zetel. In dat geval komt de volgende op de lijst in aanmerking.

Samenwerking OR-leden

Eerst wil ik de vraag benaderen vanuit ideale situatie: volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is de OR de vertegenwoordiging van alle medewerkers binnen de onderneming en dus ook van de leden van het management (overigens: niet van de bestuurder, die wordt uitgezonderd in de WOR!). Om de vertegenwoordigende rol goed te vervullen helpt het als de OR een afspiegeling vormt van de medewerkers in de organisatie. Vanuit dat perspectief is het helemaal niet gek als er ook leidinggevenden in een OR zitten. Daarbij komt dat een goede OR zorgt voor goede informatie vanuit de hele achterban en dus ook zorgt dat er informatie beschikbaar is vanuit het management. En dat is eenvoudiger als er een leidinggevende in de OR zit. En tenslotte: is een lid gekozen is (of het nu een leidinggevende is of niet) dan is dat een teken dat er voldoende medewerkers waren die de kandidatuur van die persoon zagen zitten. Dus heeft dat lid zijn de plaats in de OR terecht gekregen, ongeacht wat hij verder voor carrière-stappen maakt.

In de praktijk zie ik echter vaak een ondervertegenwoordiging van leidinggevenden in OR-en. Overigens zijn ook medewerkers vanuit Personeelszaken en/of andere stafafdelingen van ondervertegenwoordigd. Hoe dat komt? Ik denk dat daar verschillende redenen voor zijn. Het hebben van verschillende ‘petten’ (leidinggevende, OR-lid én medewerker) is soms lastig: het is niet eenvoudig om objectief te zijn over beleid of plannen waaraan je zelf hebt meegewerkt of waar je zelf door geraakt wordt. In die situatie kan elk OR-lid natuurlijk komen, maar leidinggevenden of stafmedewerkers zal het vaker overkomen en dan is het eenvoudiger om die problemen niet op te zoeken en uit de OR te stappen . Er komt daarnaast nog bij dat ook de andere OR-leden last kunnen hebben van de ‘petten’. Er wordt toch anders aangekeken tegen de informatie die van een persoonlijk betrokken lid afkomstig is: is die info nog wel te vertrouwen nu er voor hem/haar ook een persoonlijk belang aan zit. Ik kan ook nog andere redenen bedenken waarom leidinggevenden in de OR ondervertegenwoordigd zijn: de (gemiddeld) grotere werkdruk van leidinggevende en het gegeven dat OR-leden soms in de OR zitten om zich persoonlijk te ontwikkelen en dat daarvoor het OR-werk niet meer nodig is als ze eenmaal op een leidinggevende plek zijn terecht gekomen. Dan kunnen ze die ontwikkeling immers daar vinden.

Ik zie echter op heel veel plekken dat leidinggevenden uitstekend kunnen functioneren als OR-lid en de OR zelfs een betere OR kunnen maken. Dat komt dan omdat leidinggevenden zijn vaak al meer gewend om te kijken naar het organisatiebelang en er daardoor voor kunnen zorgen dat de OR al breder heeft gekeken alvorens hij het overleg met de bestuurder aangaat. Ook zijn leidinggevenden vaker gewend om een overleg voor te zitten en die ervaring kan een OR goed vooruit helpen. Het vinden van een goede voorzitter voor veel OR-en niet altijd eenvoudig. En tenslotte, zoals hierboven al aangegeven, beschikken leidinggevende vaak over andere informatie dan ‘gewone’ werknemers. En die informatie kan de besluitvorming in de OR beter maken. Maar…. dat kan wel alleen als de leidinggevende in kwestie zijn ‘petten’ goed weet te scheiden en als de overige OR-leden voldoende vertrouwen hebben in het betreffende OR-lid.

In de WOR wordt er vanuit gegaan dat een OR-lid gekozen is en dus een bepaalde achterban vertegenwoordigt. Een ongewenst OR-lid kan daarom niet zomaar tussentijds (dus voor de zittingsperiode is afgelopen) uit de OR verwijderd worden. Alleen als het lid het overleg ernstig belemmert kan een OR-lid worden uitgesloten van OR-werkzaamheden, maar dat moet dan wel via de kantonrechter gaan. Omdat er in jullie geval volgens mij geen sprake is van een ernstige belemmering door het lid, verwacht ik dat de gang naar de rechter weinig kans heeft. Het is bovendien een nogal zwaar middel. Een andere reden waardoor een OR-lid tussentijds de OR moet verlaten is als hij weggaat uit de organisatie of, als er sprake is van kiesgroepen, de kiesgroep waar hij in zit (bijv. voor een andere baan), maar ook dat is geen middel wat jullie kunnen inzetten. De laatste manier waarop een OR-lid tussentijds de OR kan verlaten is als hij zelf uit de OR stapt. Gezien jullie eerdere ervaringen biedt die laatste weg waarschijnlijk ook geen oplossing, maar je zou het nog kunnen proberen: je zou met het OR-lid kunnen gaan praten en hem vriendelijk doch dwingend kunnen verzoeken om zijn zetel op te geven. Doet hij dat niet, dan zit er weinig anders op dan tot het einde van de zittingsperiode te wachten…

O ja, misschien nog wel een tip: als de aanwezigheid van nieuwe lid écht tot reputatieschade voor de OR leidt en er klachten komen vanuit de achterban zou ik de bal direct terugspelen. Het ongewenste lid kon immers in de OR komen omdat er niemand anders vanuit de achterban zich als tegenkandidaat heeft gemeld. Daarmee is de achterban minstens zo verantwoordelijk voor de aanwezigheid van het lid als de OR!

Instemmingsrecht

Vraag:
Bij onze organisatie werken ongeveer 200 mensen. Binnen onze organisatie was er tot voor kort een afdeling Interne Communicatie. Bij die afdeling werkten 2 medewerkers. Onlangs heeft een van die medewerkers onze organisatie verlaten en daarop is het besluit genomen de afdeling op te heffen en de taken van de afdeling over andere afdelingen te verdelen. Onze bestuurder heeft ons als OR goed op de hoogte gehouden en ook betrokken, maar vond een instemmingsaanvraag niet nodig mede omdat een en andere in goed overleg met de betrokken persoon had plaatsgevonden. Is dit correct?

Antwoord ATIM Paraat:
Bij het opheffen van een afdeling gaat het om een organisatorische verandering en niet om een verandering van een personele regeling. Organisatorische veranderingen vallen onder het adviesrecht (Art. 25 van de WOR) en veranderingen in personele regelingen vallen onder het instemmingsrecht (Art. 27 van de WOR). Als het opheffen van de afdeling moet worden voorgelegd aan de OR, dan is dat dus ter advies. Dan moet het echter nog wel onder één van de onderwerpen vallen die bij Art. 25 lid 1 zijn genoemd. Onder lid 1 sub e wordt genoemd ‘een wijziging in de organisatie van de onderneming’ en daar zou het hier om kunnen gaan. Vraag is wel of het opheffen van zo’n klein afdelinkje ‘belangrijk’ genoeg is om van adviesplichtig te spreken. Uit jullie vraag maken we op dat jullie goed betrokken zijn en dus ook input hebben kunnen leveren. Als dat naar jullie zin voldoende is gebeurd en daar ook voldoende naar is geluisterd is de vraag of een adviesaanvraag nodig was. Er is dan immers al sprake geweest van goed medezeggenschap…

O ja, wellicht nog als aanvulling: vindt een verandering in goed overleg met de betrokkenen plaats, dan moet bij een belangrijke verandering nog steeds een advies- of instemming aan de OR worden gevraagd. Het perspectief van een OR kan immers verder reiken dan alleen het belang van de direct betrokkenen.

Op de website van de overheid zijn de regels rondom de zorgbonus te vinden. In die regels is te vinden dat een werkgever een bonus kan aanvragen voor werknemers die een bijzondere inspanning hebben verricht in het kader van de corona-crisis. Er is onder meer een lijst te vinden van functies die in aanmerking kunnen komen voor de bonus en functies die er zeker niet voor in aanmerking komen. Het is echter uiteindelijk aan de werkgever om te bepalen voor wie de bonus wordt aangevraagd en voor wie niet, en dus wie, naar oordeel van de werkgever, een bijzondere presentatie heeft geleverd en wie niet. En als het besluit bij de werkgever ligt is daar natuurlijk invloed van de OR op mogelijk.

Omdat het bij de zorgbonus om iets gaat wat ervaren zal worden als een beloning zou je kunnen denken dat het onder Art. 27 zou kunnen vallen. In Art. 27 lid 1 c staat immers dat voor de vaststelling, wijziging of intrekking van een beloningsysteem de instemming van de OR nodig is. Toch denken wij dat er geen sprake is van de toepasselijkheid van Art. 27. Het gaat hier immers om (zeer waarschijnlijk) een eenmalige bonus en het reikt naar ons idee veel te ver om dat een systeem te noemen. En ook over of het hier gaat om een beloning zou je kunnen twisten. Want beloning wordt in het algemeen gezien als iets dat samenhangt met prestatie, ofwel: meer prestatie is meer beloning. Maar bij de zorgbonus is het zwart of wit: hij wordt voor je aangevraagd of hij wordt niet voor je aangevraagd. Iemand die een beetje meer heeft gedaan dan normaal komt in principe voor precies dezelfde bonus in aanmerking als iemand die meer dan twee keer zijn normale uren gedraaid heeft. Het is dus niet zo: hoe hoger je prestatie, hoe hoger je beloning. En dus is het verdedigbaar dat de zorgbonus niet eens als beloning gezien mag worden.

Kortom: naar ons idee is Art. 27 hier niet van toepassing. Dat neemt niet weg dat een bestuurder wel instemming volgens Art. 27 mag vragen aan de OR en de OR dan volgens ook wel of niet zijn instemming zou moeten geven. Maar instemming vragen is niet verplicht. Wel lijkt het ons wenselijk als de OR wel betrokken wordt bij de vraag voor welke functies de bonus wordt aangevraagd. Voor je het weet kunnen hierover scheve ogen ontstaan en alleen al om die reden zou het een heel goed idee zijn als een bestuurder vooraf al even de OR gebruikt om te inventariseren waarover medewerkers boos, bezorgd of geërgerd zouden kunnen raken. Je wil immers voorkomen dat iets dat positief bedoeld is uiteindelijk juist bij bepaalde groepen medewerkers een negatief effect kan krijgen…..

Op de website van de overheid zijn de regels rondom de zorgbonus te vinden. In die regels is te vinden dat een werkgever een bonus kan aanvragen voor werknemers die een bijzondere inspanning hebben verricht in het kader van de corona-crisis. Er is onder meer een lijst te vinden van functies die in aanmerking kunnen komen voor de bonus en functies die er zeker niet voor in aanmerking komen. Het is echter uiteindelijk aan de werkgever om te bepalen voor wie de bonus wordt aangevraagd en voor wie niet, en dus wie, naar oordeel van de werkgever, een bijzondere presentatie heeft geleverd en wie niet. En als het besluit bij de werkgever ligt is daar natuurlijk invloed van de OR op mogelijk.

Omdat het bij de zorgbonus om iets gaat wat ervaren zal worden als een beloning zou je kunnen denken dat het onder Art. 27 zou kunnen vallen. In Art. 27 lid 1 c staat immers dat voor de vaststelling, wijziging of intrekking van een beloningsysteem de instemming van de OR nodig is. Toch denk ik dat er geen sprake is van de toepasselijkheid van Art. 27. Het gaat hier immers om (zeer waarschijnlijk) een eenmalige bonus en het reikt naar mijn idee veel te ver om dat een systeem te noemen. En ook over of het hier gaat om een beloning zou je kunnen twisten. Want beloning wordt in het algemeen gezien als iets dat samenhangt met prestatie, ofwel: meer prestatie is meer beloning. Maar bij de zorgbonus is het zwart of wit: hij wordt voor je aangevraagd of hij wordt niet voor je aangevraagd. Iemand die een beetje meer heeft gedaan dan normaal komt in principe voor precies dezelfde bonus in aanmerking als iemand die meer dan twee keer zijn normale uren gedraaid heeft. Het is dus niet zo: hoe hoger je prestatie, hoe hoger je beloning. En dus denk ik dat verdedigbaar is dat de zorgbonus niet eens als beloning gezien mag worden.

Kortom: naar mijn idee is Art. 27 hier niet van toepassing. Dat neemt niet weg dat een bestuurder wel instemming volgens Art. 27 mag vragen aan de OR en de OR dan volgens ook wel of niet zijn instemming zou moeten geven. Maar instemming vragen is niet verplicht. Wel lijkt het me wenselijk als de OR wel betrokken wordt bij de vraag voor welke functies de bonus wordt aangevraagd. Voor je het weet kunnen hierover scheve ogen ontstaan en alleen al om die reden zou het een heel goed idee zijn als een bestuurder vooraf al even de OR gebruikt om te inventariseren waarover medewerkers boos, bezorgd of geërgerd zouden kunnen raken. Je wil immers voorkomen dat iets dat positief bedoeld is uiteindelijk juist bij bepaalde groepen medewerkers een negatief effect kan krijgen.

Vraag
Onze bestuurder heeft laten weten dat de vaste reiskostenvergoeding vanaf januari niet meer wordt betaald aan medewerkers die thuiswerken. Het is nog niet duidelijk of hier een vergoeding voor het thuiswerken voor in de plaats komt. We merken dat dit veel onrust oplevert bij de collega’s om wie het gaat. Welke rol hebben wij als ondernemingsraad?

Antwoord
De ondernemingsraad heeft normaalgesproken geen advies- of instemmingrecht als er wijzigingen zijn op het gebied van de reiskosten. Een uitzondering hierop is mogelijk als de OR en bestuurder eerder expliciet zijn overeengekomen dat de OR wél moet instemmen als de reiskostenregeling verandert. Als deze afspraak bij jullie niet is gemaakt, dan betekent het zeker niet dat de OR helemaal geen rol heeft bij dit onderwerp. De OR is vertegenwoordigers van alle collega’s en expert op het gebied van wat er leeft op de werkvloer. Vanuit deze positie kan de OR met de bestuurder bespreken welke zorgen en vragen er leven. Dan is het belangrijk dat de OR goed kan onderbouwen welke zorgen en signalen jullie waarnemen. Deel deze met de bestuurder, vraag of hij ze herkent en check op welke manier de organisatie de zorgen kan wegnemen.

In Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden staat dat de ondernemer de instemming van de ondernemingsraad behoeft voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een belonings- of een functiewaarderingssysteem. De vraag die hier gesteld moet worden is: zijn de wijzigingen van het functiehuis in jullie organisatie ook wijzigingen van het belonings- of een functiewaarderingssysteem? Daarop kan ik geen antwoord geven zonder over meer informatie te beschikken. Het hangt nl. af van de aard van de wijzigingen. Voor veranderingen in of toevoegen van een aantal functieomschrijvingen is bijvoorbeeld geen instemming van de OR nodig. Dan verandert immers het systeem niet. Maar worden systematisch de functieomschrijvingen anders opgesteld dan kan het zo zijn dat ze ook systematisch anders gewogen gaan worden en dan is er wel sprake van een wijziging in het functiewaarderingssysteem. Hetzelfde geldt voor de schalen en salarissen: komen een aantal functies in een andere schaal of op een ander salarisniveau terecht omdat ze gewijzigd zijn, dan verandert er niks in het systeem. En dus is geen instemming van de OR nodig. Maar ga je gebruik maken van andere salarisschalen, dan is er sprake van een systeemwijziging. En die moet wel worden voorgelegd aan de OR.

Als OR hebben jullie formeel één overlegpartner: de hoogste leidinggevende in de organisatie ofwel de bestuurder. Een instemmingsaanvraag vanuit een andere leidinggevende of andere persoon in de organisatie is dus in principe niet mogelijk. Maar… het kan natuurlijk wel dat een leidinggevende of andere persoon in de organisatie in opdracht van de bestuurder een advies- of instemmingsaanvraag opstelt. En dan komt de aanvraag dus (indirect) wel van de bestuurder. Vraag dus even na bij de bestuurder hoe het zit!

Het korte antwoord op de vraag is: nee, er is geen instemming van de OR nodig. Maar het is wel goed dat de OR uitgebreid is betrokken bij de voorbereiding van een MTO en ook zijn inbreng heeft kunnen doen. Dat zal het draagvlak, de deelname, de bruikbaarheid van de resultaten en waarschijnlijk ook de kwaliteit van het MTO ten goede komen.

De toelichting op het antwoord? Instemming van de ondernemingsraad is nodig voor vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen die genoemd zijn in Art. 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden. In lid 1 staan een drietal onderwerpen waarbij je aan een MTO zou kunnen denken: arbeidsomstandigheden, bescherming van persoonsgegevens en controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers. Bij een MTO is er echter geen sprake van een regeling op een van die gebieden. Een MTO is enkel een onderzoek. Bij zo’n onderzoek is natuurlijk wel van belang dat de privacy van de deelnemers goed gewaarborgd wordt en de gegevens niet op individueel niveau gebruikt kunnen worden om gedrag of prestaties van medewerkers te controleren. Maar dat maakt het nog geen regeling op het gebied van persoonsgegevens of meetbaarheid van prestaties. Ook is het geen regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dat neemt niet weg dat het erg nuttig is om in het MTO wel vragen te stellen over arbeidsomstandigheden. Die hebben immers vrijwel zeker effect op de tevredenheid van werknemers.

Nog een idee: De interne communicatie kan ook onderdeel zijn van een MTO. Hoe denken de werknemers over de wijze waarop zij geïnformeerd worden? We geven vaak de tip mee, ook de wijze waarop de OR communiceert mee te nemen. Ook dat is een belangrijke vorm van interne communicatie!

Voor ik het juridische antwoord geef op je vraag wil ik je vraag eerst even benaderen vanuit de rol die aan jullie als ondernemingsraad is toebedeeld. Een bestuurder die goede besluitvorming in de organisatie nastreeft neemt bij het opstellen van plannen ook de input van medewerkers mee. Een goede manier om dat te doen is te overleggen met de vertegenwoordiger van de medewerkers: jullie als OR. Dat betekent overigens niet dat de bestuurder die input vanuit medewerkers een doorslaggevende rol moet geven bij de besluitvorming. Hij moet echter wel weten wat er leeft en dat op passende wijze meewegen. En met name bij onderwerpen die medewerkers direct raken of waarbij draagvlak helpt is het goed te luisteren naar wat leeft bij medewerkers belangrijk. Eerlijk beoordeeld en beloond worden is zo’n onderwerp. Alle reden dus om, ongeacht wat de wet zegt, als bestuurder hierbij de input van de medewerkersvertegenwoordiging mee te nemen.

Dan toch de juridische benadering van je vraag. Daarvoor wil ik allereerst even ingaan op de vraag of het uitmaakt dat de verandering maar een deel van de organisatie treft. Het antwoord op die vraag is: nee. In Art. 27 (het artikel in de Wet op de ondernemingsraden dat gaat over het instemmingsrecht) staat immers (laatste zin): een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. De vraag die dan nog beantwoord moet worden is: Is er hier sprake van een wijziging in het belonings- of functiewaarderingssysteem? Dat is immers, volgens Art. 27, iets waarvoor instemming aan de OR moet worden gevraagd.

Ik begin met de vraag of het een wijziging in het functiewaarderingssysteem zou kunnen zijn. Belangrijk, want functieomschrijvingen hebben iets te maken met functiewaardering. De waardering vindt immers in het algemeen plaats op basis van die functieomschrijvingen. En dat de functieomschrijvingen wijzigen daarover is hier geen enkele twijfel. Maar: als er functieomschrijvingen wijzigen dan wijzigt nog niet automatisch het functiewaarderingssysteem. In dit geval is er echter niet zomaar sprake van een wijziging van een (of meer) functieomschrijvingen, de hele opzet van de functieomschrijvingen wijzigt. En dat kan zeker zijn effect hebben op de wijze van waarderen van de functies en als dat het geval is dan is er zonder twijfel sprake van een wijziging in het functiewaarderingssysteem (zelfs als de methodiek van waarderen hetzelfde blijft) . Ik durf echter niet met zekerheid te stellen dat dat hier ook het geval is omdat ik daarover verder geen informatie heb. Maar ik heb wel sterk de indruk dat het hier gaat om een wijziging van het functiewaarderingssysteem.

Volgende vraag is of het ook een wijziging in het beloningssysteem zou kunnen zijn. Door het toevoegen van de persoonlijke doelstellingen verandert er zonder twijfel iets in de wijze van beoordelen. Gelukkig wordt dat ook door de bestuurder erkend, dus daarover is geen twijfel. Nu kan het zo zijn dat de beoordelingssystematiek geen enkele relatie heeft met de beloningssystematiek. Vroeger was het bijvoorbeeld in delen van de overheid dat je, ongeacht je prestatie, altijd jaarlijks een salarisverhoging kreeg. Maar ik kan me niet voorstellen dat dat bij jullie ook het geval is. Het al dan niet realiseren van je persoonlijke doelstellingen heeft vast en zeker effect op de beloning die je krijgt. Daarmee verandert, met het introduceren van de persoonlijke doelstellingen, dus naast de wijze van beoordelen ook de wijze van belonen. En dus gaat het wel degelijk om een verandering in de beloningssystematiek.

Kortom: het gaat hier waarschijnlijk om een wijziging in het functiewaarderingssysteem en vrijwel zeker om een wijziging in het beloningssysteem. Weinig twijfel dus: er moet inderdaad instemming worden gevraagd aan de ondernemingsraad. Ook wel logisch: eerlijk beloond en beoordeeld worden is voor medewerkers een belangrijk onderwerp.

Om maar praktisch te beginnen: als jullie je mondeling akkoord afgeven dan zal daar, hoewel het anders in de WOR staat, waarschijnlijk niemand over vallen of jullie op aanspreken. Het komt dan ook regelmatig voor in OR-land dat een OR alleen mondeling instemming geeft (die soms nog wel wordt vastgelegd in de notulen).

Als jullie inhoudelijke opmerkingen zouden hebben zou er nog wel een praktische reden kunnen zijn om toch schriftelijk je instemming te verlenen en daarbij je opmerkingen ook vast te leggen. Ik maak echter op uit de vraagstelling dat er geen punten zijn waar jullie je als OR zorgen over maken. Dus ook om die reden is het niet nodig iets vast te leggen.

Toch wil ik jullie als beginnende OR adviseren om het wel te doen volgens de formele regelgeving. Dat lijkt misschien wat bureaucratisch, maar door het proces van het begin af aan goed in te zetten, maak je helder aan alle partijen wat ze van jullie als OR kunnen verwachten ook bij volgende (en misschien ingewikkeldere onderwerpen). Bovendien staat niet voor niets in de WOR dat de instemming schriftelijk moet gebeuren: het zorgt er voor dat er later geen misverstanden kunnen ontstaan wat er nu precies is besloten. Je zorgt er voor dat je werk ook overdraagbaar wordt aan volgende OR-en. Ook fijn voor de bestuurder, want die kan zo aantonen dat hij een en ander netjes geregeld heeft. Daarbij heeft het je houden aan de regels ook een symbolische functie: je laat er voorbeeldgedrag mee zien. Overigens: een eenvoudig e-mailtje kan volstaan dus heel veel werk is het ook niet. Dat e-mailtje moet je dan natuurlijk wel archiveren.

Tenslotte: ik ben wel verrast dat jullie geen enkele opmerking hebben. Dat kan natuurlijk als de directie het echt in een keer perfect geregeld heeft, maar mijn ervaring is dat dat meestal niet zo is. Niet omdat directies niet van goede wil zijn, maar omdat je, als je iets nieuws bedenkt, vrijwel altijd wel iets vergeet. En een OR kan, door vragen te stellen, de bestuurder helpen te bedenken wat dat zou kunnen zijn. Vragen die je als medewerkersvertegenwoordiging bijvoorbeeld zou kunnen stellen zijn: hoe gaat het nieuwe systeem uitgelegd worden aan medewerkers; is training van leidinggevenden in het werken met het nieuwe systeem nodig; wat gebeurt er met medewerkers als ze door het nieuwe systeem plotseling anders (strenger) worden beoordeeld; wordt het nieuwe systeem nog geëvalueerd en zo ja, kan het dan nog worden aangepast of bijgesteld?

Allereerst:
Hoe zit het met de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de OR (ondernemingsraad) en het LO (lokaal overleg)?

Eerst het technische of juridische antwoord op je vraag. Gemeentes moeten zich natuurlijk aan de wet (en dus ook aan de Wet op de ondernemingsraden (WOR)) houden. Binnen gemeentes is daarnaast de cao (collectieve arbeidsovereenkomst) voor gemeenten van toepassing. Een cao is een afsprakenset tussen vakbonden en werkgevers en dus zijn de daar gemaakte afspraken in principe alleen bindend voor vakbondsleden. In artikel 14 van de Wet cao is echter opgenomen dat een werkgever ook verplicht is om afspraken uit de cao na te komen bij niet-vakbondsleden. Kortom: een gemeente moet zowel de WOR als de cao voor gemeenten naleven.

In Art. 27 lid 3 van de WOR is te lezen dat er geen instemming gevraagd moet worden aan een OR als iets al is geregeld in een cao. In Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten is te lezen voor welke wijzigingen van regelingen de instemming van het LO nodig is. Voor die onderwerpen geldt dan dat daar het LO over gaat en daarmee (vanwege Art. 27 lid 3) niet meer de OR. Voor alle overige onderwerpen geldt gewoon de WOR. Dat betekent overigens ook dat er soms overleg met beide gremia nodig is. Wil een gemeente bijvoorbeeld een belangrijke organisatiewijziging doorvoeren dan moet daarvoor advies worden gevraagd aan de OR (vanwege Art. 25 WOR) en het LO moet op basis van Art. 12.2 lid 3 van de cao gemeenten hierover worden geïnformeerd en kan er (op basis van Art. 12.2 lid 2 het overleg over gaan). Over de inhoud van een evt. sociaal statuut of plan gaat dan weer het LO, maar de OR mag daar op basis van de WOR wel weer ook adviezen over uitbrengen. Haarscherp is de verdeling dus niet….

Om het nog ingewikkelder te maken: als het LO ergens in een gemeente niet functioneert of geen rol wil innemen t.a.v. de in Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten genoemde onderwerpen, dan gaat het recht weer over naar de OR.

Concrete vraag was: wie gaat er nu over het thuiswerkbeleid? Dat is niet eenvoudig te beantwoorden, want zo’n beleid kan heel veel verschillende aspecten bevatten. Voor een deel is daarvoor de instemming van de OR nodig vanwege de WOR (bijv. regelingen rondom ARBO op basis van Art. 27 lid 1 d en rondom controle op basis van Art. 27 lid 1 l)), voor een deel de instemming van het LO (bijv. rondom doorbetalingen van reiskosten of vergoedingen op basis van Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten) en voor een deel heeft de gemeente geen instemming van LO of OR (bijv. als het gaat om gedragsregels). Wel kunnen OR als LO allebei overleg claimen over het beleid als geheel (dus bijv. ook over de gedragsregels) want zowel de WOR als de cao gemeenten biedt die ruimte. Alleen gaat het dan om overleg en niet om de verplichting om met de OR of het LO tot overeenstemming te komen. Die verplichting geldt alleen voor de hiervoor genoemde punten uit Art. 27 lid 1 van de WOR en uit Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten.

Doordat je thuisbeleid bijna moet gaan uitpluizen om helder te hebben waar het LO en OR over gaan is het meestal het meest pragmatisch om hierover gezamenlijk overleg te voeren. Maar in sommige gemeentes is het vormgeven van zo’n gezamenlijk overleg erg lastig. Dan heb je geen andere keuze dan zo’n thuisbeleid toch maar helemaal uit te splitsen in onderdelen die ofwel met het LO ofwel met de OR afgestemd moeten worden.

Aanvullend:
Welke plichten heeft een werkgever om het veilig te houden voor werknemers? Is de werkgever verantwoordelijk voor de inrichting van een gezonde werkplek? Moet de werkgever (mee)betalen aan de inrichting van een gezonde werkplek?

Elke werkgever heeft een zorgplicht voor zijn werknemers. Dat betekent dat hij moet zorgen dat werknemers hun werk kunnen doen op een manier die geen zware belasting oplevert voor hun gezondheid en dus maatregelen moet nemen om die belasting te beperken. Heel helder wat dat concreet inhoudt is het niet. Er zijn allerlei ARBO-richtlijnen over hoe een goede werkplek ingericht zou moeten zijn, maar die zijn niet heel dwingend. Besluit een werknemer bijvoorbeeld om thuis in een slecht geventileerde ruimte zijn werk te doen en daar voortdurend een sigaret op te steken dan kan de werkgever die werknemer niet dwingen om te stoppen met roken. Maar hij moet wel aan de zorgplicht voldoen door bijvoorbeeld goede ventilatie te adviseren en evt. een niet roken-cursus aan te bieden.

De thuiswerkplekinrichting is door de corona-crisis in een heel ander daglicht komen te staan. De corona-crisis maakt dat er heel veel nieuwe vraagstukken opduiken en dit is er een van. Voorheen was thuiswerken een gunst en nu is het vaak een plicht en daardoor verandert ook de zorgplicht van de werkgever. Het is niet glashelder tot hoever die zorglicht reikt. Daar worstelen veel werkgevers mee. Uiteindelijk is het ijkpunt of de werkgever voldoende voldoet aan zijn zorgplicht. Vooralsnog wordt dat op hele verschillende manieren ingevuld. Er zijn werkgever die schema’s maken dat werknemers regelmatig naar kantoor kunnen komen waar een gezonde werkplek gegarandeerd is, er zijn werkgevers die een vervoersbedrijf inschakelen om de bureaustoelen van kantoor naar de thuiswerkplek van medewerkers te brengen, er zijn werkgevers die een vast bedrag per werknemer beschikbaar stellen waarmee de werknemer het zelf moet regelen, er zijn werkgevers die bij alle werknemers thuis een arbo-deskundige langs sturen om de werkplek te checken en adviezen te geven etc. etc. etc.

Het blijft dus moeilijk harde criteria mee te geven. Ons advies aan de OR is om alle zorgen die er bij werknemers even rondom het thuiswerken goed in kaart te brengen en die bespreekbaar te maken met de werkgever. Die moet dan met een goede reactie komen. Soms kan dan een geruststelling voldoende zijn, maar soms is ook echt nodig dat er een financiële bijdrage wordt geleverd. Laat het bedenken van de oplossingen voor de zorgen over aan de werkgever, maar check wel of er een oplossing is en of die naar jullie idee de zorg voldoende weg gaat nemen.

Als afspraken echt individuele afspraken zijn (en ze niet afwijken van een arbeidsvoorwaardenregeling) is in principe geen instemming van de OR vereist. Maar…. wanneer dezelfde individuele afspraak met meerdere medewerkers wordt gemaakt, kán er sprake zijn een regeling. Belangrijk bij de beoordeling: kun je het groepje werknemers omschrijven als groep? Dus, behoren ze tot dezelfde afdeling? Hebben ze bijvoorbeeld hetzelfde contract? Behoren ze tot dezelfde leeftijdscategorie? In dat geval wordt dezelfde afspraak gemaakt met een groep medewerkers. Daarmee is er sprake van toepassing van een regel. En, wanneer er sprake is van toepassing van een nieuwe regel(ing) of een wijziging van een bestaande regel(ing), op het gebied van één van de onderwerpen die onder Art. 27 in de Wet op de ondernemingsraden genoemd worden, dan is de instemming van de OR nodig.

Overigens, vaak is hierbij geen sprake van (kwade) opzet van de afdeling HR. De details en de precieze toepassing van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is bij veel juristen al niet bekend. De meeste juristen komen immers maar weinig vragen tegen op dit gebied, dus hun kennis is vaak maar beperkt. Dat geldt nog te meer voor HR-medewerkers. Ga er dus vanuit, dat ze zich er niet van bewust zijn geweest dat je een aantal dezelfde individuele afspraken toch als een regeling zoals bedoeld in de WOR zou moeten zien.

De eerste protocollen zijn inmiddels opgesteld en hebben een vrij algemeen karakter. Logisch: ze zijn geschreven voor alle organisaties binnen een sector. Het lijkt me daarom sowieso verstandig als de leiding van een organisatie er over in overleg gaat met de OR. Medewerkers kennen de praktijk en kunnen kennis leveren nodig is om het protocol te vertalen naar de eigen organisatie.

Maar heeft de OR ook een formele rol? De sectorprotocollen bevatten regels op het gebied van arbeidsomstandigheden. In Art. 27 van de WOR is te vinden dat de instemming van de OR nodig is voor het vaststellen daarvan. De vertalingen van de sectorprotocollen naar de eigen organisatie zullen daarom vrijwel zeker onder Art. 27 vallen. Dat het gaat om regelingen die sectorbreed zijn vastgesteld doet daar weinig aan af. Een sector kan regelingen immers in principe niet dwingend opleggen. Twistpunt zou nog wel kunnen zijn dat het gaat om tijdelijke regelingen. Maar omdat er nog geen einddatum bekend is, sta je als werkgever niet sterk als je je wil beroepen op dat tijdelijke karakter.

Adviesrecht

Vraag:
Onze organisatie voelt ook de gevolgen van de crisis en er worden overal plannen voorbereid om de kosten terug te brengen. Een van die plannen betreft een afdeling die vragen beantwoord van klanten. De afdeling heeft een eerste en een tweede lijn. In de eerste lijn worden nieuwe vragen en niet-bewerkelijke zaken afgehandeld. De bewerkelijke dossiers gaan naar de tweede lijn waar de beter opgeleide en meer ervaren (en dus ook duurdere) medewerkers zitten. Nu wil het afdelingshoofd, in het kader van een bezuinigingsoperatie, kosten terugbrengen door de eerste lijn uit te breiden en de tweede lijn in te krimpen. Dat kan alleen als een aantal vragen die nu naar de tweede lijn gaan niet meer door de afdeling worden behandeld. Plan is om daarvoor externe hulp in te zetten. Het afdelingshoofd heeft al acties in gang gezet om dat te realiseren. Een en andere zal zeker personele gevolgen hebben voor het huidige personeelsbestand van de afdeling. Vraag die we hebben is of de plannen eigenlijk ter advies aan de OR had moeten worden voorgelegd alvorens ze ten uitvoer werden gebracht.

Antwoord ATIM Paraat:
In Art. 25 sub d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat een belangrijke inkrimping van de werkzaamheden van de onderneming adviesplichtig is. Dat betekent dat een dergelijke verandering pas in gang mag worden gezet nadat ondernemingsraad in de gelegenheid is gesteld om advies uit te brengen. Uit jullie vraag valt op te maken, dat dat dat laatste nog niet is gebeurd. En dat terwijl er wel al stappen worden gezet om het werk uit te besteden. Als het hier inderdaad om een adviesplichtig onderwerp gaat, is dat dus onwettig.

Vraag is echter wel of het hier gaat om ‘een “belangrijke inkrimping” van de werkzaamheden van de onderneming’. Om te beginnen: het is zonder enige twijfel een inkrimping van werkzaamheden. Tot nu toe behandelden jullie immers alle vragen en het plan is om nu zelf nog maar een deel van de vragen te beantwoorden. Resteert nog wel de vraag of het hier gaat om een ‘belangrijke’ inkrimping. Daarover zijn wij niet zeker, maar wel is duidelijk dat dit plan niet het enige is in de organisatie. En als elk afdelingshoofd een kleine (en evt. niet adviesplichtig) verandering voorbereid dan zijn al die veranderingen bij elkaar toch groot genoeg om samen ‘belangrijk’ genoemd te worden. Of andersom geredeneerd: een omvangrijk veranderingstraject in kleine stukjes hakken (‘salamitactiek’) zou een slinkse manier kunnen zijn om de OR te omzeilen. Het mag echter niet. Daarbij levert het een afdelingshoofd op korte termijn wellicht wat op, maar op de middellange termijn kan het er toe leiden dat OR en medewerkers wantrouwend gaan worden tegenover de bestuurder en de organisatie en de vraag is of de onderneming daar bij gebaat is.

Kortom: of de voorgenomen verandering op deze afdeling nu net wel of net niet belangrijk genoeg is om adviesplichtig genoemd te worden, lijkt hier een minder belangrijke vraag, omdat de verandering past in een groter geheel. En dat grotere geheel is zeker adviesplichtig. Dus, maak dit grotere geheel bespreekbaar in jullie overleg met de bestuurder. Gesprekken over de wijze waarop alle kleine veranderingen landen bij jullie achterban zullen ongetwijfeld bijdragen aan de kwaliteit van de plannen en de implementatie. Dat vervatten in een adviesaanvraag met een gedragen advies van de OR maakt het daarnaast voor iedereen inzichtelijk wat er precies gaat gebeuren én hoe de gevolgen voor de medewerkers daarbij meegenomen zijn.

Vraag:
Wij zijn als organisatie in de voorbereidingsfase voor een fusie. Nu is er onlangs een extern deskundige ingehuurd om het functiehuis op te gaan zetten. We hebben als OR adviesrecht geclaimd, maar onze bestuurder, waarmee we een goede relatie hebben, geeft aan dat de deskundige niet door onze organisatie maar door de fusiepartner is ingehuurd en wij daarom geen adviesrecht hebben. Het functiehuis zal echter, als de fusie rond is, wel effect hebben op de medewerkers van onze organisatie. Klopt het dat wij in dit geval geen adviesrecht hebben?

Antwoord ATIM Paraat:
Allereerst even kort onze ervaringen met het adviesrecht van een OR t.a.v. het inschakelen van externe deskundigen. Daarna volgt het juridische antwoord op de vraag. En tenslotte volgt nog een advies hoe daar in de praktijk mee om te gaan.

Onze ervaring is dat bestuurders zich er vaak niet bewust van zijn dat het inschakelen van externe adviseurs adviesplichtig kan zijn. Ze ervaren dat adviesrecht vaak als een inperking van hun zelfstandigheid: ‘ik mag toch zelf weten of ik een adviseur inschakel’. Claimen van dit adviesrecht stuit dan ook vaak op weerstand, ook bij goedwillende bestuurders, is onze ervaring. Toch is het vaak wel belangrijk dat je als OR weet wat er in de adviesopdracht staat. Dat kan nl. een bepalende rol hebben voor wat de externe adviseur gaat adviseren. Om die reden vinden wij het eerst en vooral belangrijk dat je als OR de opdracht mag inzien. Staan daar geen bijzonderheden in (en ligt er bijv. ook de afspraak dat jullie als OR ook worden en/of geïnformeerd door de externe partij) dan is maar de vraag of je veel ophef moet maken over het adviesrecht. Dan kun je die ophef beter bewaren voor als het er echt om gaat…

Het juridische antwoord op je vraag is helaas niet helemaal eenduidig: in Art. 25 lid 1n van de Wet op de ondernemingsraden staat dat een OR adviesrecht heeft bij het formuleren van een adviesopdracht aan een externe partij. Daar staat echter wel bij dat het moet gaan om een adviesopdracht betreffende één van de eerder genoemde onderdelen van Art. 25. Een fusie staat daar ook onder (Art. 25 lid 1b), maar het is de vraag of in dit geval de adviesopdracht de fusie betreft of slechts een (mogelijk) gevolg daarvan of zelfs een geheel losstaand plan. Maar… in Art. 31c van de WOR staat ook dat de OR moet worden geïnformeerd over een adviesopdracht aan een externe adviseur betreffende één van de onderwerpen die onder Art. 27 van de WOR genoemd staan. En daar valt zonder enige twijfel het opzetten van een functiehuis onder! Of de OR om advies moet worden gevraagd, daar valt dus over te twisten, maar in ieder geval moet de OR inzage krijgen in de adviesopdracht aan de externe adviseur. Resteert nog de vraag of jullie OR geïnformeerd zou moeten worden of de OR van de (mogelijke) fusiepartner of allebei. Ook daar valt in dit geval over te twisten, maar als de activiteiten van de adviseur ook hun belangrijke invloed kunnen hebben op jullie organisatie heb je Art. 31c helemaal niet nodig. Je kunt je ook beroepen op Art. 31: het recht op informatie die je nodig hebt voor de vervulling van je taak. Kortom: het recht op inzage van de adviesopdracht heb je zonder twijfel.

Het lijkt er op alsof jullie bestuurder zich er nu achter verschuilt dat niet hij maar de (toekomstige) fusiepartner de adviseur heeft ingeschakeld. Niet uit te sluiten valt dat jullie bestuurder dat ‘ter goeder trouw’ doet of zelfs helemaal niet achter het inschakelen van die adviseur staat. Het lijkt me echter waarschijnlijker dat jullie bestuurder wel positief staat tegenover de inschakeling van de adviseur, zeker als blijkt dat de adviseur bijvoorbeeld gedeeltelijk wordt betaald door jullie organisatie en/of zijn onderzoek zich ook uitstrekt over jullie organisatie. Als dat zo is dan zou er sprake kunnen zijn van ‘toerekening’ (een term die uit de jurisprudentie komt). Dat betekent dat het besluit dan wel formeel niet van jullie bestuurder is, maar dat het kan wel aan hem worden toegerekend. En in dat geval geldt gewoon dat hij moet handelen alsof het formeel een besluit van hem is.

Ons advies zou zijn om inzage te vragen in de adviesopdracht met daarbij de uitleg dat de uitkomst van de opdracht ook effect kan hebben op jullie organisatie. Je zou je daarbij kunnen beroepen op het wettelijk recht, maar het is doorgaans sterker wanneer je ook kunt uitleggen waarom je inzage wil. Deel ook vooral welke gevoelens dit handelen oproept: het gevoel dat hij zich nu achter de andere partij verschuilt om zich aan verplichtingen te onttrekken en het gevolg is dat de vertrouwensrelatie, waar jullie erg aan hechten, onder druk komt te staan. Ongetwijfeld komen hier goede gesprekken uit voort, ook over de toekomstige fusie!

Het antwoord luidt nee.

De toelichting vergt iets meer tekst:

  • Bij de invoering van de WOR was men ervoor beducht dat de ondernemingsraad de politieke besluitvorming van democratisch gekozen volksvertegenwoordigingen als gemeenteraad en parlement zou kunnen doorkruizen. Om dat te vermijden is in de WOR een regeling opgenomen die wel aangeduid wordt als politiek primaat.
  • De regel vind je in artikel 46 d lid b. van de WOR. De regel luidt dat niet overlegd hoeft te worden met de OR als er sprake is van publiekrechtelijke vaststelling van taken van publiekrechtelijke lichamen en onderdelen daarvan, of het beleid ten aanzien van en de uitvoering van die taken, behoudens voor zover het betreft de gevolgen daarvan voor de werkzaamheden van de in de onderneming werkzame personen.

Publiekrechtelijke vaststelling betekent dat sprake is van een besluit van een door een publiekrechtelijk democratisch gekozen orgaan genomen besluit. Dus van een gemeenteraad, provinciale staten of het parlement. Maar…. er moet ook sprake zijn van een politieke afweging van belangen, van voor- en nadelen; kortom er moet wel een politieke afweging gemaakt zijn bij de besluitvorming

Vaststelling van taken van publiekrechtelijke lichamen en het beleid ten aanzien van de uitvoering van die taken betekent: bijvoorbeeld het vaststellen van de taken van de gemeente, of van een dienst van de gemeente. Of bijvoorbeeld het vaststellen van een beleid voor de uitvoering van de bijzondere bijstand.

  • In geval besloten wordt tot een flinke investering in het opknappen van het gemeentehuis, zal waarschijnlijk aan de gemeenteraad een voorstel gedaan zijn tot toekenning van een budget daarvoor. Waarschijnlijk is dit voorstel opgenomen in de begroting. Dit betreft dus de uitoefening van het budgetrecht door de gemeenteraad.

Een OR mag vrij communiceren met zijn achterban. Alleen over de informatie die de OR heeft gekregen onder geheimhouding mag niet worden gecommuniceerd. Een uitleg van de stappen die de OR heeft ondernomen, de criteria die de OR heeft gehanteerd en de eindconclusie die door de OR is getrokken kan daarom eigenlijk nooit onder de geheimhouding vallen. Dat is immers informatie vanuit de OR en niet vanuit de bestuurder. Daarbij komt dat informatie die al bekend is gemaakt aan de achterban door de bestuurder natuurlijk ook nooit onder de geheimhouding kan vallen. In de meeste gevallen zal de informatie in een adviesbrief van een OR dan ook niet onder de geheimhouding vallen, zeker niet als een reorganisatie eenmaal bekend is gemaakt onder de medewerkers.

Het is echter niet uitgesloten dat in een adviesbrief informatie te vinden is die (nog) wel onder de geheimhouding valt. Bijvoorbeeld geheime strategische informatie of geheime plannen voor de toekomst waarover nog geen definitief besluit is gevallen. Stellen dat alle informatie in een adviesbrief onder de geheimhouding valt is echter niet reëel. Ik zou de bestuurder dan ook specifiek vragen welke elementen in de brief onder de geheimhouding vallen en ook waarom. Over de rest kun je dan wel vrij communiceren.

Is er niets in de brief wat onder de geheimhouding valt dan zijn er goede redenen om de adviesbrief integraal bekend te maken aan jullie achterban. Via die brief kun je als OR immers demonstreren hoe je je werk hebt aangepakt en ik vind dat je die uitleg verschuldigd bent aan de mensen die je vertegenwoordigt. Ik denk bovendien dat, omdat jullie positief advies hebben uitgebracht, de inhoud van de adviesbrief de bestuurder kan steunen en het draagvlak voor de verandering kan vergroten. Risico van de adviesbrief bekendmaken is echter wel dat je als OR lastige vragen kunt gaan krijgen vanuit de achterban. Door de brief niet bekend te maken loop je dat risico natuurlijk niet, maar of dat opweegt tegen de nadelen? O ja, maak je als OR de adviesbrief bekend en krijg je als OR-lid een lastige vraag hou je dan bij het uitleggen van de overwegingen en conclusies van de OR en ga niet de plannen van de bestuurder verdedigen. Dat laatste is immers niet jullie taak maar die van het management. Verwijs een achterbanlid met een inhoudelijke vraag dan ook naar zijn leidinggevende of de bestuurder.

Tenslotte: verstandig om de communicatie vanuit de OR met de achterban even af te stemmen met de bestuurder. Dat betekent echter niet dat je als OR niet je eigen overwegingen kunt maken en kunt afwijken van wat de bestuurder wil. Mijn advies is echter om, als je afwijkt, dat dan wel tijdig aan te kondigen en ook je overwegingen daarbij bekend te maken zodat de bestuurder niet verrast wordt.

Vraag
Tot voor kort bestond de Raad van Bestuur (RvB) binnen onze onderneming uit één persoon. Nu is onlangs een tweede lid van de RvB aangesteld. Die persoon is tevens voorzitter geworden van de RvB. De taken van de RvB zijn verdeeld over de twee leden. Wij zijn als OR in kennis gesteld van die veranderde taakverdeling. Is die taakverdeling adviesplichtig? Is er sprake van een wijziging in de verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming?

Antwoord
Zoals vaker, het is geen keihard ja of nee. Het lijkt, met deze informatie, een NEE, er is hier geen sprake van een wijziging in de verdeling van de bevoegdheden. De bevoegdheden van de RvB zijn hetzelfde, ze worden alleen gedeeld door twee personen. Dat is in ieder geval meestal het geval in een situatie als deze: het ene RvB-lid is niet ‘de baas’ van het andere. Wel kunnen er verschillende aandachtsgebieden zijn. En dat komt tot uiting komt in de taakverdeling.

Ook als er, bij te nemen besluiten, sprake is van een doorslaggevende stem bij de voorzitter, valt te betwisten of er sprake is van een verschil in bevoegdheden. De bedoeling van zo’n doorslaggevende stem is nl. meestal niet dat één van de twee boven de ander staat. Het is de bedoeling te voorkomen dat er echt geen besluit wordt genomen. Kortom: als het inderdaad gaat om gelijkwaardige bevoegdheden bij de leden van de RvB, dan is de taakverdeling niet adviesplichtig volgens de WOR.

Vanuit een juridisch standpunt zou ik de vraag als volgt kunnen herformuleren: zou voor het besluit genomen mag worden om geplande belangrijke investeringen te cancelen, niet eerst advies of instemming aan de OR moeten worden gevraagd? Voor het antwoord op deze vraag kijk ik in de rijtjes van onderwerpen die onder Art. 25 en 27 in de Wet op de ondernemingsraden te vinden zijn. Het cancelen van een voorgenomen investering staat daar niet bij. Wel staat het doen van een belangrijke investering er bij en wel in Art. 25 lid 1h. Ik sluit niet uit dat er juristen te vinden zullen zijn die zullen beweren dat het niet doen van een investering beschouwd kan worden als een negatieve investering en daarmee wel onder Art. 25 1 h valt. Maar ik denk dat veruit de meeste juristen het met mee eens zullen zijn dat voor het cancelen van een voorgenomen investering geen advies of instemming van de OR nodig is.

Maar, het cancelen van de investering kan wel adviesplichtige gevolgen hebben. Zo is de kans groot dat samenhangend met het cancelen van de investering bepaalde werkzaamheden worden verminderd of zelfs helemaal gestopt. In Art. 25 li 1 d is te vinden dat een plannen voor een belangrijke inkrimping of wijziging van de werkzaamheden van de onderneming ter advies moet worden voorgelegd aan de ondernemingsraad. Ik heb het vermoeden dat via deze indirecte weg er wel degelijk advies nodig is voor het stopzetten van geplande belangrijke investeringen.

Ongeacht of de verandering nu wel of niet onder Art. 25 (of Art. 27) valt: als aan de verandering flinke consequenties voor medewerkers zijn verbonden en/of er veel onrust onder medewerkers over is, kun je daarover altijd het gesprek aangaan met de bestuurder. Dat is immers jullie eerst taak als OR: het vertegenwoordigen van de medewerkers in het overleg met de bestuurder. Dat dat overleg bij bepaalde onderwerpen (die onderwerpen die onder Art. 25 en 27 zijn genoemd) volgens een vaste procedure moet gaan (de advies- of instemmingprocedure) betekent niet dat je over andere onderwerpen die van belang zijn voor de organisatie en medewerkers niet het overleg kunt aangaan.

Vraag:
Bij onze organisatie werken ongeveer 200 mensen. Binnen onze organisatie was er tot voor kort een afdeling Interne Communicatie. Bij die afdeling werkten 2 medewerkers. Onlangs heeft een van die medewerkers onze organisatie verlaten en daarop is het besluit genomen de afdeling op te heffen en de taken van de afdeling over andere afdelingen te verdelen. Onze bestuurder heeft ons als OR goed op de hoogte gehouden en ook betrokken, maar vond een instemmingsaanvraag niet nodig mede omdat een en andere in goed overleg met de betrokken persoon had plaatsgevonden. Is dit correct?

Antwoord:
Bij het opheffen van een afdeling gaat het om een organisatorische verandering en niet om een verandering van een personele regeling. Organisatorische veranderingen vallen onder het adviesrecht (Art. 25 van de WOR) en veranderingen in personele regelingen vallen onder het instemmingsrecht (Art. 27 van de WOR). Als het opheffen van de afdeling moet worden voorgelegd aan de OR dan is dat dus ter advies. Dan moet het echter nog wel onder een van de onderwerpen vallen die bij Art. 25 lid 1 zijn genoemd. Onder lid 1 sub e wordt genoemd ‘een wijziging in de organisatie van de onderneming’ en daar zou het hier om kunnen gaan. Vraag is wel of het opheffen van zo’n klein afdelinkje ‘belangrijk’ genoeg is om van adviesplichtig te spreken. Jullie geven aan, dat jullie goed betrokken zijn en dus ook je input hebben kunnen leveren. Als dat naar jullie zin voldoende is gebeurd en daar ook voldoende naar is geluisterd, is er in onze ogen sprake van medezeggenschap…

O ja, wellicht nog als aanvulling: vindt een verandering in goed overleg met alleen de betrokkenen plaats, dan moet bij een belangrijke verandering nog steeds een advies- of instemming aan de OR worden gevraagd. Het perspectief van een OR kan immers verder reiken dan alleen het belang van de direct betrokkenen.

Een ondernemingsraad heeft adviesrecht bij het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming (artikel 25 eerste lid onderdeel h). Daarbij worden alleen investeringen beschouwd die buiten de normale bedrijfsuitoefening van een organisatie vallen. De beleggingen van een bank of de aanschaf van bouwmateriaal van een aannemer vallen er dus buiten.

Om te bepalen wat een ‘belangrijke’ investering is wordt in de praktijk veelal een vuistregel gehanteerd. Daarbij wordt gekeken naar de investeringsruimte uit de begroting. Is het te investeren bedrag meer dan 10% van het jaarlijkse budget voor investeringen dan kan worden aangenomen dat de ondernemingsraad adviesrecht heeft. Alleen het bedrag is dus maatgevend en niet waar het geld aan wordt besteed!

In de praktijk wordt artikel 25 eerste lid onderdeel h niet zo vaak gebruikt. Vaak zijn er bij een grote investering ook andere advies- of instemmingsplichtige zaken betrokken waardoor dit artikel niet ter discussie staat. Zo hangt een verbouwing vaak samen met bijvoorbeeld uitbreiding of inkrimping van de organisatie of met een andere organisatiewijziging. Ook de arbeidsomstandigheden zijn soms de aanleiding om wijzigingen aan te brengen in de huisvesting. Die onderwerpen komen echter ook al op een andere manier op de agenda van een ondernemingsraad.

Bij een reorganisatie moet schriftelijk een adviesaanvraag aan de OR moet worden voorgelegd met daarin (volgens de Wet op de ondernemingsraden) ‘de beweegredenen…., … de gevolgen … voor de in de onderneming werkzame personen … en … de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen’. Een eventueel Sociaal Plan is een van de maatregelen. De OR zou daarin dus inzage moeten krijgen voor hij advies kan uitbrengen. Een Sociaal Plan is overigens vaak niet verplicht: er kunnen ook op een andere manier maatregelen worden genomen om de personele gevolgen op te vangen.

In toenemende mate sluiten werkgevers Sociale Plannen af met OR-en. Als er echter vakbondsleden binnen een organisatie zijn dan ligt het eerste recht op afsluiten van een Sociaal Plan echter bij de vakbonden. Het is zo’n geval als OR verstandig om contact te onderhouden met de vakbonden en zodat zij jullie wensen bij de onderhandelingen over het Sociaal Plan mee kunnen. Als OR kun je die onderhandelingen ook beïnvloeden. Je informeert de bestuurder dat je pas advies kunt uitbrengen als er een (acceptabel) Sociaal Plan ligt. En omdat een bestuurder formeel de reorganisatie kan starten nadat er advies door de OR is uitgebracht zet je zo de bestuurder onder tijdsdruk. Verstandig is wel om dat in samenspraak te doen met de vakbonden.

Is een met de vakbonden afgesloten Sociaal Plan niet naar wens van de OR dan mag je daar wat over zeggen in je advies. Dat heeft echter meestal niet zo veel impact meer, zo blijkt uit uitspraken van rechters. Die zijn meestal van oordeel dat een werkgever voldoende heeft geregeld voor werknemers als er een Sociaal Plan dat is afgesloten met vakbonden.

Samenwerking OR en bestuurder

Vraag:
Als ondernemingsraad worden wij geconfronteerd met het feit dat de bestuurder steeds minder financiële informatie aan ons wil verstrekken. De beursgevoeligheid van de informatie wordt als reden genoemd. Kan dat zomaar?

Antwoord ATIM Paraat:
Jullie Ondernemingsraad heeft de afgelopen jaren verschillende financiële gegevens gekregen. Dit betekent niet automatisch dat de OR diezelfde gegevens ook in de toekomst zou moeten krijgen. We moeten daarom kijken naar de Wet op de ondernemingsraden (WOR) om te beoordelen welke informatie een ondernemingsraad zou moeten krijgen.

In de WOR staat over het verstrekken van financiële informatie dat aan de ondernemingsraad meerjarenplannen en begrotingen (artikel 31a, lid 7) en ook de jaarrekening (artikel 31a, lid 2) verstrekt moet worden. Aan die eis moet minimaal worden voldaan.

Om meer info te krijgen kan artikel 31, lid 1 gebruikt worden: de ondernemer is verplicht desgevraagd alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die een ondernemingsraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. Het woord waarover getwist kan worden is 'redelijkerwijs'. Waarom heeft de ondernemingsraad bepaalde informatie nodig? Waarvoor wordt het gebruikt? Kan de raad zonder die informatie zijn functie niet meer goed vervullen? Wanneer de vragen goed beantwoord kunnen worden is het inderdaad informatie die redelijkerwijs nodig is voor de vervulling van de taak en heeft de ondernemingsraad er dus recht op. Het is echter vanzelfsprekend ook mogelijk dat er niets (nuttigs) wordt of werd gedaan met de cijfers en/of het de bestuurder veel werk kost om de informatie te verstrekken en/of de cijfers nu op andere wijze (bijvoorbeeld mondeling) verstrekt wordt. Als dat zo is verlaagt dat weer de redelijkheid van de vraag.

TIP: De OR-leden van de financiële commissie hebben n.a.v. ons antwoord besloten onze cursusdag Basiscursus financiën te gaan doen. Met deze cursusdag leg je de basis voor het stellen van de juiste financiële vragen met als onderlegger de échte vragen die leven in de OR en bij de achterban.

Deelnemers aan goed overleg (her)kennen elkaars competenties. Ze maken heldere afspraken en checken geregeld of ze elkaar nog steeds begrijpen. Elke speler kan zich uitspreken over belangen en emoties die spelen. Dankzij dit onderlinge vertrouwen kunnen de deelnemers zich concentreren op de inhoud van het overleg. Ze werken aan faire uitkomsten voor alle betrokkenen.