Arbo en gezondheid

Op onderdelen van beleid t.a.v. hybride werken is instemming van de OR nodig. In een dergelijk beleid wordt immers vaak iets geregeld om te waarborgen dat medewerkers een werkplek hebben die voldoet aan ARBO-regels en dat deel valt dan onder Art. 27 lid 1 d: regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Ook kan er sprake zijn van een regeling op het gebied van werktijden. Heel misschien zou er zelfs sprake kunnen zijn van een noodzaak om advies te vragen, bijvoorbeeld als medewerkers min of meer verplicht worden om een deel van hun werk thuis te doen. Dat kan dan vallen onder Art. 25 lid 1 f.

Het is echter ook heel goed mogelijk dat er ook helemaal geen advies of instemming nodig is. Dat is bijvoorbeeld als het gaat om beleidsintenties die niet als ‘regeling’ of als ‘regel’ beschouwd kunnen worden. Of wanneer de regels voor hybride werken al helemaal in de geldende cao zijn vastgelegd en het beleid bij jullie organisatie nergens afwijkt van de cao.

Een werkgever is verplicht, binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid, te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer. In de huidige corona-crisis verkeren we in een geheel nieuwe situatie, waarin er nog geen heldere normen zijn ten aanzien van redelijkheid en billijkheid. Zo was thuiswerken eerder meer een gunst. Afspraken kenden daarmee een heldere inhoud en looptijd. Nu is het veelal een verplichting en weten we niet hoe lang het nog gaat duren. Daar komt nog bij dat werkgevers, als ze nu kosten moeten maken om thuiswerkplekken in te richten, twee keer kosten moeten maken. Immers, de huur van de kantoren loopt gewoon door. En dat in een tijd waarin bij veel bedrijven de inkomsten veel lager zijn. Kortom: wat redelijk en billijk is, is nog niet helder in deze situatie. Pas tegen de tijd dat er breed voorbeelden liggen en/of bijvoorbeeld in cao’s afspraken gemaakt zijn over thuiswerken en/of er uitspraken van rechters zijn kun je stellen dat er een norm aan het ontstaan is voor de redelijkheid en billijkheid. Nu is dat echter nog maar heel beperkt het geval.

Moet een werkgever nu simpelweg elk verzoek inwilligen voor bijvoorbeeld een bureau voor de thuiswerkplek? Het korte antwoord daarop is: nee, dat moet de werkgever niet. Hij zal echter wel helder moeten maken, wat hij dan wel doet om te voorkomen dat werknemers in het ziekteverzuim terecht komen. Een eerste idee zou kunnen zijn, dat bijvoorbeeld de eigen bureaustoelen mee naar huis kunnen worden genomen. Ook kan een thuiswerkvergoeding worden verstrekt. In veel situaties zal dat voldoende zijn. In bepaalde situaties zal het, ook naar objectieve maatstaven, echter toch te weinig zijn. Zeker wanneer het verplicht thuiswerken nog een tijd blijft doorgaan, zou er wel eens meer nodig kunnen zijn.

Voor een OR liggen hier kansen: bespreek met de werkgever waar jullie problemen voorzien en probeer tot heldere en eerlijke afspraken te komen. Eerste collectieve afspraken bij ondernemingen liggen er al over inrichting van thuiswerkplekken en die kunnen misschien als norm dienen. Of je deze afspraken één op één over kunt nemen zal ook afhangen van de financiële situatie van de organisatie en/of de thuiswerkplek wordt ingericht voor langdurig gebruik (ook voorbij de corona-crisis) of alleen voor de corona-crisis. Maar als de werkgever hierover met jullie in gesprek wil gaan lijkt me dat je daar wel uit zou moeten komen. Nog één tip: Heb ook aandacht voor medewerkers in bijzondere situaties, bijvoorbeeld waar die hun situatie bespreekbaar kunnen maken. Ik denk dan bijvoorbeeld aan klein behuisden of mensen die al fysiek klachten hadden. In bepaalde situaties zal een generieke regeling tekort schieten en is er toch maatwerk nodig.

Allereerst:
Hoe zit het met de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de OR (ondernemingsraad) en het LO (lokaal overleg)?

Eerst het technische of juridische antwoord op je vraag. Gemeentes moeten zich natuurlijk aan de wet (en dus ook aan de Wet op de ondernemingsraden (WOR)) houden. Binnen gemeentes is daarnaast de cao (collectieve arbeidsovereenkomst) voor gemeenten van toepassing. Een cao is een afsprakenset tussen vakbonden en werkgevers en dus zijn de daar gemaakte afspraken in principe alleen bindend voor vakbondsleden. In artikel 14 van de Wet cao is echter opgenomen dat een werkgever ook verplicht is om afspraken uit de cao na te komen bij niet-vakbondsleden. Kortom: een gemeente moet zowel de WOR als de cao voor gemeenten naleven.

In Art. 27 lid 3 van de WOR is te lezen dat er geen instemming gevraagd moet worden aan een OR als iets al is geregeld in een cao. In Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten is te lezen voor welke wijzigingen van regelingen de instemming van het LO nodig is. Voor die onderwerpen geldt dan dat daar het LO over gaat en daarmee (vanwege Art. 27 lid 3) niet meer de OR. Voor alle overige onderwerpen geldt gewoon de WOR. Dat betekent overigens ook dat er soms overleg met beide gremia nodig is. Wil een gemeente bijvoorbeeld een belangrijke organisatiewijziging doorvoeren dan moet daarvoor advies worden gevraagd aan de OR (vanwege Art. 25 WOR) en het LO moet op basis van Art. 12.2 lid 3 van de cao gemeenten hierover worden geïnformeerd en kan er (op basis van Art. 12.2 lid 2 het overleg over gaan). Over de inhoud van een evt. sociaal statuut of plan gaat dan weer het LO, maar de OR mag daar op basis van de WOR wel weer ook adviezen over uitbrengen. Haarscherp is de verdeling dus niet….

Om het nog ingewikkelder te maken: als het LO ergens in een gemeente niet functioneert of geen rol wil innemen t.a.v. de in Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten genoemde onderwerpen, dan gaat het recht weer over naar de OR.

Concrete vraag was: wie gaat er nu over het thuiswerkbeleid? Dat is niet eenvoudig te beantwoorden, want zo’n beleid kan heel veel verschillende aspecten bevatten. Voor een deel is daarvoor de instemming van de OR nodig vanwege de WOR (bijv. regelingen rondom ARBO op basis van Art. 27 lid 1 d en rondom controle op basis van Art. 27 lid 1 l)), voor een deel de instemming van het LO (bijv. rondom doorbetalingen van reiskosten of vergoedingen op basis van Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten) en voor een deel heeft de gemeente geen instemming van LO of OR (bijv. als het gaat om gedragsregels). Wel kunnen OR als LO allebei overleg claimen over het beleid als geheel (dus bijv. ook over de gedragsregels) want zowel de WOR als de cao gemeenten biedt die ruimte. Alleen gaat het dan om overleg en niet om de verplichting om met de OR of het LO tot overeenstemming te komen. Die verplichting geldt alleen voor de hiervoor genoemde punten uit Art. 27 lid 1 van de WOR en uit Art. 12.2 lid 1 a. van de cao voor gemeenten.

Doordat je thuisbeleid bijna moet gaan uitpluizen om helder te hebben waar het LO en OR over gaan is het meestal het meest pragmatisch om hierover gezamenlijk overleg te voeren. Maar in sommige gemeentes is het vormgeven van zo’n gezamenlijk overleg erg lastig. Dan heb je geen andere keuze dan zo’n thuisbeleid toch maar helemaal uit te splitsen in onderdelen die ofwel met het LO ofwel met de OR afgestemd moeten worden.

Aanvullend:
Welke plichten heeft een werkgever om het veilig te houden voor werknemers? Is de werkgever verantwoordelijk voor de inrichting van een gezonde werkplek? Moet de werkgever (mee)betalen aan de inrichting van een gezonde werkplek?

Elke werkgever heeft een zorgplicht voor zijn werknemers. Dat betekent dat hij moet zorgen dat werknemers hun werk kunnen doen op een manier die geen zware belasting oplevert voor hun gezondheid en dus maatregelen moet nemen om die belasting te beperken. Heel helder wat dat concreet inhoudt is het niet. Er zijn allerlei ARBO-richtlijnen over hoe een goede werkplek ingericht zou moeten zijn, maar die zijn niet heel dwingend. Besluit een werknemer bijvoorbeeld om thuis in een slecht geventileerde ruimte zijn werk te doen en daar voortdurend een sigaret op te steken dan kan de werkgever die werknemer niet dwingen om te stoppen met roken. Maar hij moet wel aan de zorgplicht voldoen door bijvoorbeeld goede ventilatie te adviseren en evt. een niet roken-cursus aan te bieden.

De thuiswerkplekinrichting is door de corona-crisis in een heel ander daglicht komen te staan. De corona-crisis maakt dat er heel veel nieuwe vraagstukken opduiken en dit is er een van. Voorheen was thuiswerken een gunst en nu is het vaak een plicht en daardoor verandert ook de zorgplicht van de werkgever. Het is niet glashelder tot hoever die zorglicht reikt. Daar worstelen veel werkgevers mee. Uiteindelijk is het ijkpunt of de werkgever voldoende voldoet aan zijn zorgplicht. Vooralsnog wordt dat op hele verschillende manieren ingevuld. Er zijn werkgever die schema’s maken dat werknemers regelmatig naar kantoor kunnen komen waar een gezonde werkplek gegarandeerd is, er zijn werkgevers die een vervoersbedrijf inschakelen om de bureaustoelen van kantoor naar de thuiswerkplek van medewerkers te brengen, er zijn werkgevers die een vast bedrag per werknemer beschikbaar stellen waarmee de werknemer het zelf moet regelen, er zijn werkgevers die bij alle werknemers thuis een arbo-deskundige langs sturen om de werkplek te checken en adviezen te geven etc. etc. etc.

Het blijft dus moeilijk harde criteria mee te geven. Ons advies aan de OR is om alle zorgen die er bij werknemers even rondom het thuiswerken goed in kaart te brengen en die bespreekbaar te maken met de werkgever. Die moet dan met een goede reactie komen. Soms kan dan een geruststelling voldoende zijn, maar soms is ook echt nodig dat er een financiële bijdrage wordt geleverd. Laat het bedenken van de oplossingen voor de zorgen over aan de werkgever, maar check wel of er een oplossing is en of die naar jullie idee de zorg voldoende weg gaat nemen.

In de Wet op de ondernemingsraden zijn een aantal onderdelen te vinden die op deze richtlijn van toepassing zouden kunnen zijn. De eerste is onder Art. 25 (advies):

Art. 25 lid 1: De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot …..
f. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent;

Meestal is een dergelijke richtlijn echter niet bedoeld om de werkzaamheden op een andere plaats te laten uitvoeren. Doorgaans wil de regeling de medewerkers faciliteiten om (ook) thuis te kunnen werken en dan is Art. 25 lid 1f niet van toepassing is. Stond er in de regeling iets als: medewerkers zijn verplicht twee dagen in de week thuis te werken, dan zou je kunnen beargumenteren dat Art. 25 lid 1f wel van toepassing zou kunnen zijn.

Verder zouden misschien ook de volgende onderdelen van Art. 27 (instemming) van toepassing kunnen zijn:

Art. 27 lid 1: De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:

b. een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling;

d. een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het reintegratiebeleid;

l. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;

De meeste thuiswerkregelingen vallen dus niet in het geheel onder Art. 25 of 27, maar een aantal aspecten wel, omdat die kunnen worden gezien als een wijziging van regels op een van de onder Art. 27 genoemde onderwerpen.

Om allerlei praktische reden raden wij altijd aan om de gehele regeling door te nemen met de OR en misschien zelfs ter instemming aan te bieden. De ‘geest van de WOR’ is immers dat de input van de medewerkersvertegenwoordiging kan helpen om het besluit nog beter te maken (en te checken of de regeling zo als die nu op papier staat goed ‘valt’). Strikt gesproken kan echter alleen instemming gevraagd worden voor specifieke onderdelen.

De vraag was hoe de OR het beste zou kunnen regelen dat niet-OR-leden tijdelijk werkzaamheden kunnen verrichten voor de OR bijv. door deel te nemen in een werkgroep of door, ook na beëindiging van het OR-lidmaatschap, nog een tijd lang de OR te ondersteunen bij het beoordelen van pensioenvoorstellen. Bij goed regelen had de OR zelf in gedachten: hoe te waarborgen dat de niet-OR-leden ook onder de geheimhouding vallen? Ik had daar zelf ook nog in gedachten: gebruik kunnen maken van de OR-faciliteiten en niet kunnen worden benadeeld als gevolg van OR-werkzaamheden.

De eenvoudigste manier om het goed te regelen is: werken met commissies. In principe is een commissie ongeveer hetzelfde als een werkgroep, maar commissies worden expliciet benoemd in de WOR. Door officieel een commissie in te stellen gaan voor de leden van de commissie (ook de niet-OR-leden) automatische een aantal onderdelen uit de Wet op de ondernemingsraden gelden. Zie bijvoorbeeld Art. 20 over geheimhouding, Art. 17 over faciliteiten (voorzieningen) en Art. 21 over bescherming tegen benadeling. Een commissie stel je formeel in via een zogenaamd instellingsbesluit. Toelichting daarover (en voorbeeldteksten) kun je vinden in het voorbeeldreglement ondernemingsraden 2020 (ser.nl) vanaf blz. 101.

Enige nadeel van werken met commissies als middel om het goed te regelen voor niet-OR-leden is dat er wel eisen worden gesteld aan een commissie. Zo moet een vaste commissie van de OR (dat is een commissie zijn die zich bezig houdt met een specifiek onderwerp als pensioenen of ARBO) in meerderheid bestaan uit OR-leden. Dus als je bijvoorbeeld maar één niet-OR-lid wil inzetten moet je toch formeel een hele commissie optuigen. Toch zou dat ook in die situaties mijn voorkeur hebben, want het is helemaal niet erg als de OR-leden in de commissie als het werk overlaten aan het ene niet-OR-lid. Dat mag. En dan zou je eigenlijk apart afspraken moeten maken met de bestuurder over faciliteiten en geheimhouding (bijvoorbeeld in een Ondernemingsovereenkomst (zie Art. 32 lid 2 uit de WOR en/of het voorbeeldreglement vanaf blz. 131) en ook nog eens aparte afspraken over bijv. geheimhouding met het niet-OR-lid omdat die formeel niet gebonden is aan regels die voor OR-leden wel gelden.

Vraag OR zorginstelling
Onze werkgever wil de diensttijden voor alle afdelingen gelijk stellen. Hebben wij hier instemming op? Er staat immers ook al e.e.a. over de arbeidstijden in onze cao.

Antwoord ATIM Paraat
Jullie cao zegt niets over wat de arbeidstijden precies moeten zijn. Er worden alleen kaders aangegeven waarbinnen de werktijden moeten vallen en op welke termijn je je rooster uiterlijk mag verwachten. De werkgever heeft daarmee ruimte om keuzes te maken ten aanzien van de precieze arbeidstijden en kan dus zelf de regeling van de werktijden wijziging. En voor elke wijziging in een regeling op het gebied van werktijden die niet in de cao is geregeld is instemming van de OR nodig (art. 27, lid 1b).

De werkgever hoeft, na het opnieuw vaststellen van een werktijdenregeling, niet met individuele werknemers het gesprek aan te gaan over de wijziging van werktijden. Uitzondering zijn die werknemers, die in de arbeidsovereenkomst specifieke afspraken hebben staan over de werktijden. Worden die afspraken doorkruist door de nieuwe regeling, dan is er sprake van een wijziging van het arbeidscontract van de betreffende werknemers. Zo’n wijziging kan pas gelden, wanneer de individuele werknemer daar mee instemt (wederzijds akkoord).

Een wijziging kan echter ook in bepaalde gevallen eenzijdig worden doorgevoerd. Voorwaarden zijn dan dat de werkgever kan aantonen dat er
1) een noodzaak is;
2) de werkgever een passende regeling aanbiedt aan de werknemer;
3) en er een individuele belangenafweging is geweest.
Bij het aantonen dat aan de 3 voorwaarden is voldaan, kan een instemming van de OR helpen. Daarmee is de cirkel dan weer rond, want een instemming van de OR kan het een werkgever dus makkelijker maken om eenzijdig wijzigingen in arbeidscontracten aan te brengen.
Dus, is er sprake van (voorgenomen eenzijdige) wijzigingen van arbeidsovereenkomsten van individuele werknemers, dan is het voor een werkgever handig om een instemming van de OR te krijgen (ook als er geen sprake zou zijn van instemmingplicht).

Werknemers kunnen nadeel ondervinden van een wijziging in de werktijden. Zij hebben dan geen recht op een afbouwregeling. Maar, zoals hiervoor al aangegeven is, als er sprake is van eenzijdige wijzigingen in de arbeidsovereenkomsten, is één van de voorwaarden om die door te voeren, dat de werkgever een passende regeling aanbiedt aan de werknemers (zie 2 bij de opsomming hierboven). Dus, een goede afbouwregeling kan een werkgever wel helpen om eenzijdige wijzingen in arbeidsovereenkomsten door te voeren.