HR en arbeidsvoorwaarden

Helpdesk Atim Paraat geeft antwoord

Nieuwe en veranderende regelingen worden vaak ter instemming (artikel 27 lid 1 WOR) aan de OR voorgelegd. Deze regelingen gaan doorgaans over HR-onderwerpen. De zogeheten ‘primaire’ arbeidsvoorwaarden vallen niet onder het instemmingsrecht van de OR. Hieronder staan een groot aantal vragen en antwoorden rondom dit thema. Ook ‘aanverwante’ informatie, bijvoorbeeld over privacywetgeving, gelijke behandeling, cao tref je hier.

Algemene vragen over het instemmingsrecht

Om maar praktisch te beginnen: als jullie je mondeling akkoord afgeven dan zal daar, hoewel het anders in de WOR staat, waarschijnlijk niemand over vallen of jullie op aanspreken. Het komt dan ook regelmatig voor in OR-land dat een OR alleen mondeling instemming geeft (die soms nog wel wordt vastgelegd in de notulen).

Als jullie inhoudelijke opmerkingen zouden hebben zou er nog wel een praktische reden kunnen zijn om toch schriftelijk je instemming te verlenen en daarbij je opmerkingen ook vast te leggen. Ik maak echter op uit de vraagstelling dat er geen punten zijn waar jullie je als OR zorgen over maken. Dus ook om die reden is het niet nodig iets vast te leggen.

Toch wil ik jullie als beginnende OR adviseren om het wel te doen volgens de formele regelgeving. Dat lijkt misschien wat bureaucratisch, maar door het proces van het begin af aan goed in te zetten, maak je helder aan alle partijen wat ze van jullie als OR kunnen verwachten ook bij volgende (en misschien ingewikkeldere onderwerpen). Bovendien staat niet voor niets in de WOR dat de instemming schriftelijk moet gebeuren: het zorgt er voor dat er later geen misverstanden kunnen ontstaan wat er nu precies is besloten. Je zorgt er voor dat je werk ook overdraagbaar wordt aan volgende OR-en. Ook fijn voor de bestuurder, want die kan zo aantonen dat hij een en ander netjes geregeld heeft. Daarbij heeft het je houden aan de regels ook een symbolische functie: je laat er voorbeeldgedrag mee zien. Overigens: een eenvoudig e-mailtje kan volstaan dus heel veel werk is het ook niet. Dat e-mailtje moet je dan natuurlijk wel archiveren.

Tenslotte: ik ben wel verrast dat jullie geen enkele opmerking hebben. Dat kan natuurlijk als de directie het echt in een keer perfect geregeld heeft, maar mijn ervaring is dat dat meestal niet zo is. Niet omdat directies niet van goede wil zijn, maar omdat je, als je iets nieuws bedenkt, vrijwel altijd wel iets vergeet. En een OR kan, door vragen te stellen, de bestuurder helpen te bedenken wat dat zou kunnen zijn. Vragen die je als medewerkersvertegenwoordiging bijvoorbeeld zou kunnen stellen zijn: hoe gaat het nieuwe systeem uitgelegd worden aan medewerkers; is training van leidinggevenden in het werken met het nieuwe systeem nodig; wat gebeurt er met medewerkers als ze door het nieuwe systeem plotseling anders (strenger) worden beoordeeld; wordt het nieuwe systeem nog geëvalueerd en zo ja, kan het dan nog worden aangepast of bijgesteld?

Een check voor het woord ‘regeling’ in Art. 27 is: wordt iets 'in de regel' toegepast voor een groep medewerkers? Tweede check is of in het antwoord ‘alle’ (of 'geen enkele') ingevoegd kan worden plus een tijdsperiode . Dus bijv. : - met 'alle' medewerkers die de organisatie verlaten wordt een exit-gesprek gehouden

-aan 'alle' verkoopmedewerkers in de buitendienst vanaf functiegroep 12 wordt 'altijd' een lease-auto met een waarde van meer dan € 30.000,- beschikbaar gesteld.

Of de toegepaste regel wel of niet op papier staat is niet belangrijk. Verder is ook niet belangrijk hoe groot de groep is waar de regel op wordt toegepast. Zo kan een groep ook uit één persoon bestaan, bijv. 'alle verkopers' terwijl er maar één verkoper is.
Pas wel op: niet alle ‘regelingen’ vallen onder Art. 27. Die check moet je ook nog wel doen. Zo komt bijvoorbeeld de lease-auto in de voorbeelden hierboven niet terug in Art. 27.

Als je heel formeel kijk naar Art. 27 dan is dat artikel uit de Wet op de ondernemingsraden zwart-wit: je geeft als OR instemming of je geeft geen instemming. Formeel zijn er niet meer opties. Ben je het als OR dus inhoudelijk helemaal eens met een voorgenomen besluit met uitzondering van één detail (hoe minimaal ook) dan moet je als OR eigenlijk geen instemming geven. Daarna kan de bestuurder er voor kiezen om het ene detail in het voorgenomen besluit aan te passen en daarna voor het nieuwe voorgenomen besluit een nieuwe instemmingsaanvraag voor te leggen aan de OR. De formeel correcte weg is dat je als OR pas dan je instemming geeft.

Instemming geven met de voorwaarde dat een detail nog moet worden aangepast (bijv. dat de invoering van een voorgenomen besluit wordt uitgesteld tot een bepaalde datum) kan formeel niet en is daarom ook juridisch riskant. De bestuurder kan nl. stellen dat je instemming hebt gegeven en het besluit gewoon invoeren zoals hij al van plan was. Onze tip is daarom om met de bestuurder jullie bezwaren te bespreken. Wellicht kan hij uitleggen waarom het graag zo wil, maar wellicht ook is hij gevoelig voor jullie tegenargumenten en brengen jullie een nieuw perspectief op tafel. In het eerste geval kun je alsnog instemming verlenen. In het tweede geval zou je formeel om een nieuwe instemmingsaanvraag moeten vragen. Dit is natuurlijk wel vrij bureaucratisch, dus zou je er ook mee kunnen leven als de bestuurder schriftelijk vastlegt (bijv. in de vorm van een addendum op de eerdere aanvraag of in goedgekeurde OR-notulen of op een andere manier) wat hij aan de aanvraag herziet. Staat dat ‘hard’ op schrift, dan sta je als OR juridisch sterk genoeg. Pas daarna raden wij aan instemming te geven met daarbij nog een keer de vermelding wat is afgesproken. Formeel niet helemaal 100% de juiste weg, maar juridisch stevig genoeg en bovendien pragmatisch.

Bij instemmingsaanvragen heeft de OR de mogelijkheid om pas in te stemmen als alle zorgen van de OR over het onderwerp van de aanvraag zijn weggenomen en dus als aan alle criteria van de OR wordt voldaan. Als er voor de OR (te) veel zorgen overblijven, dan kan de OR ervoor kiezen om niet in te stemmen met het voorgenomen besluit. De bestuurder kan het besluit dan niet met instemming van de OR uitvoeren, tenzij hij in een aangepaste versie van de plannen alsnog aan de criteria van de OR voldoet. Het is dan wel belangrijk (en fair) om aan te geven wat de OR nog nodig heeft om op een later moment wel te kunnen instemmen.


Deze variant zou je kunnen zien als ‘nee, tenzij’. Deze variant kan je gebruiken als de OR 100% zeker wil weten dat aan alles wat hij belangrijk vindt wordt voldaan.


In de praktijk zien we regelmatig voorbijkomen dat aan de belangrijkste criteria van de OR wel wordt voldaan, maar dat er nog wel een aantal zorgpunten openstaat. Als die laatste punten voor de OR niet van levensbelang zijn, dan kan je ervoor kiezen om in te stemmen onder voorwaarden. Dat betekent dat je zegt ‘ja, mits’. Dan is het belangrijk om concreet aan te geven wat er nog moet gebeuren voordat de OR helemaal tevreden is. Het ingewikkelde van deze constructie is dat de uitvoering van het besluit vaak al van start gaat en de praktijk zal moeten uitwijzen of de voorwaarden die nog openstonden daadwerkelijk in orde komen. Juridisch kan het dan zo zijn dat de bestuurder niet voldaan heeft aan de afspraken als de ‘mitsen’ van de OR niet van de grond komen. Maar, in de praktijk kan het ingewikkeld zijn om het besluit terug te draaien en je komt ook terecht in een discussie die de verhoudingen waarschijnlijk niet ten goede komt.


Als het gaat om thema’s die voor de OR niet cruciaal zijn en/of als jullie er veel vertrouwen in hebben dat het wel goed komt, dan kan je voor deze aanpak kiezen. Zeker als de OR het ook belangrijk vindt dat er al wel begonnen kan worden aan de uitvoering van het besluit. Maar de OR moet er dan wel mee kunnen leven dat er een mate van onzekerheid is over of het daadwerkelijk goedkomt met de gestelde voorwaarden.

In de WOR lees je in artikel 27 voor welke zaken de OR om instemming moet worden gevraagd. Wanneer dit vergeten wordt, komt er een moment, waarop de OR ter ore komt, dat er een nieuwe regeling in werking is getreden. Vanaf de datum waarop je dit als OR voor het eerst hoorde, gaat de maand lopen waarbinnen de nietigheid ingeroepen moet worden. Roept de OR die nietigheid niet in binnen die maand, dan is de OR procedureel te laat. Er zit dus sowieso een harde deadline op.

Er zijn twee manieren om om te gaan met deze situatie:

  1. In de meeste gevallen is ons advies om direct maar de nietigheid in te roepen en daarna het gesprek aan te gaan. Doe je dat als OR, dan is het wel altijd het verstandigste om daar bij uit te leggen dat dat de procedure is en de OR niet anders kan, maar ook dat de OR niet de intentie heeft om het proces te hinderen. Maar, weet dat nietigheid inroepen toch altijd enige (procedurele) ergernis op bij een bestuurder.
  1. Alternatief is, om even schriftelijk melden dat er volgens de OR instemming nodig is voor de wijziging. Benoem dan ook direct wat de punten zijn, waarover de OR zich zorgen maakt mét de vermelding dat als die netjes zijn of worden opgepakt de instemming van de OR verder geen probleem zal zijn. Noem ook even (kort en subtiel) verwijzen naar het artikel uit de WOR waarin de nietigheid wordt genoemd (evt. met de vermelding dat de OR daar liefst niet aan wil, maar door tijdsdruk wel gedwongen kan worden).

Hierbij nog een verwijzing naar een casus waarbij de OR niet of te laat nietigheid heeft ingeroepen en toen de deksel op zijn neus kreeg van de rechter: ECLI:NL:RBAMS:2017:7888, Rechtbank Amsterdam, EA VERZ 17-733 (rechtspraak.nl). Deze casus kun je als OR eventueel toevoegen aan je communicatie met de bestuurder.

Functiehuis / functieomschrijvingen

In Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden staat dat de ondernemer de instemming van de ondernemingsraad behoeft voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een belonings- of een functiewaarderingssysteem. De vraag die hier gesteld moet worden is: zijn de wijzigingen van het functiehuis in jullie organisatie ook wijzigingen van het belonings- of een functiewaarderingssysteem? Daarop kan ik geen antwoord geven zonder over meer informatie te beschikken. Het hangt nl. af van de aard van de wijzigingen. Voor veranderingen in of toevoegen van een aantal functieomschrijvingen is bijvoorbeeld geen instemming van de OR nodig. Dan verandert immers het systeem niet. Maar worden systematisch de functieomschrijvingen anders opgesteld dan kan het zo zijn dat ze ook systematisch anders gewogen gaan worden en dan is er wel sprake van een wijziging in het functiewaarderingssysteem. Hetzelfde geldt voor de schalen en salarissen: komen een aantal functies in een andere schaal of op een ander salarisniveau terecht omdat ze gewijzigd zijn, dan verandert er niks in het systeem. En dus is geen instemming van de OR nodig. Maar ga je gebruik maken van andere salarisschalen, dan is er sprake van een systeemwijziging. En die moet wel worden voorgelegd aan de OR.

Voor ik het juridische antwoord geef op je vraag wil ik je vraag eerst even benaderen vanuit de rol die aan jullie als ondernemingsraad is toebedeeld. Een bestuurder die goede besluitvorming in de organisatie nastreeft neemt bij het opstellen van plannen ook de input van medewerkers mee. Een goede manier om dat te doen is te overleggen met de vertegenwoordiger van de medewerkers: jullie als OR. Dat betekent overigens niet dat de bestuurder die input vanuit medewerkers een doorslaggevende rol moet geven bij de besluitvorming. Hij moet echter wel weten wat er leeft en dat op passende wijze meewegen. En met name bij onderwerpen die medewerkers direct raken of waarbij draagvlak helpt is het goed te luisteren naar wat leeft bij medewerkers belangrijk. Eerlijk beoordeeld en beloond worden is zo’n onderwerp. Alle reden dus om, ongeacht wat de wet zegt, als bestuurder hierbij de input van de medewerkersvertegenwoordiging mee te nemen.

Dan toch de juridische benadering van je vraag. Daarvoor wil ik allereerst even ingaan op de vraag of het uitmaakt dat de verandering maar een deel van de organisatie treft. Het antwoord op die vraag is: nee. In Art. 27 (het artikel in de Wet op de ondernemingsraden dat gaat over het instemmingsrecht) staat immers (laatste zin): een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen. De vraag die dan nog beantwoord moet worden is: Is er hier sprake van een wijziging in het belonings- of functiewaarderingssysteem? Dat is immers, volgens Art. 27, iets waarvoor instemming aan de OR moet worden gevraagd.

Ik begin met de vraag of het een wijziging in het functiewaarderingssysteem zou kunnen zijn. Belangrijk, want functieomschrijvingen hebben iets te maken met functiewaardering. De waardering vindt immers in het algemeen plaats op basis van die functieomschrijvingen. En dat de functieomschrijvingen wijzigen daarover is hier geen enkele twijfel. Maar: als er functieomschrijvingen wijzigen dan wijzigt nog niet automatisch het functiewaarderingssysteem. In dit geval is er echter niet zomaar sprake van een wijziging van een (of meer) functieomschrijvingen, de hele opzet van de functieomschrijvingen wijzigt. En dat kan zeker zijn effect hebben op de wijze van waarderen van de functies en als dat het geval is dan is er zonder twijfel sprake van een wijziging in het functiewaarderingssysteem (zelfs als de methodiek van waarderen hetzelfde blijft) . Ik durf echter niet met zekerheid te stellen dat dat hier ook het geval is omdat ik daarover verder geen informatie heb. Maar ik heb wel sterk de indruk dat het hier gaat om een wijziging van het functiewaarderingssysteem.

Volgende vraag is of het ook een wijziging in het beloningssysteem zou kunnen zijn. Door het toevoegen van de persoonlijke doelstellingen verandert er zonder twijfel iets in de wijze van beoordelen. Gelukkig wordt dat ook door de bestuurder erkend, dus daarover is geen twijfel. Nu kan het zo zijn dat de beoordelingssystematiek geen enkele relatie heeft met de beloningssystematiek. Vroeger was het bijvoorbeeld in delen van de overheid dat je, ongeacht je prestatie, altijd jaarlijks een salarisverhoging kreeg. Maar ik kan me niet voorstellen dat dat bij jullie ook het geval is. Het al dan niet realiseren van je persoonlijke doelstellingen heeft vast en zeker effect op de beloning die je krijgt. Daarmee verandert, met het introduceren van de persoonlijke doelstellingen, dus naast de wijze van beoordelen ook de wijze van belonen. En dus gaat het wel degelijk om een verandering in de beloningssystematiek.

Kortom: het gaat hier waarschijnlijk om een wijziging in het functiewaarderingssysteem en vrijwel zeker om een wijziging in het beloningssysteem. Weinig twijfel dus: er moet inderdaad instemming worden gevraagd aan de ondernemingsraad. Ook wel logisch: eerlijk beloond en beoordeeld worden is voor medewerkers een belangrijk onderwerp.

Verlof- en vakantie

Om te beginnen verwijzen we even naar de site van de rijksoverheid. Daar staat duidelijk vermeld dat als een medewerker een verlofaanvraag doet, de werkgever die moet toekennen, behalve wanneer er sprake is van ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Vraag is dan natuurlijk nog: wanneer is er sprake van ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’?

Praktijk is dat rechters niet gauw vinden dat er sprake is van ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Ze kijken bij conflicten over vakantiedagen daarom eerst en vooral of er afspraken gemaakt zijn met vakbonden en/of ondernemingsraden. Als vakbonden of ondernemingsraden instemming hebben verleend aan een regeling waarin staat dat medewerkers maximaal een aantal weken vakantie kunnen opnemen in de zomervakantie en langere vakanties bijvoorbeeld uiterlijk drie maanden eerder aangevraagd moeten worden dan ziet de rechter dat als door medewerkersvertegenwoordiging geaccepteerde norm onder ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. De werkgever mag werknemers dan aan die regels houden. Maar het omgekeerde is ook waar: als er regels zijn en een werkgever zich er niet aan houdt dan wordt het voor een werkgever vrijwel onmogelijk om aan te tonen dat er sprake is van ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Dan moet er wel iets gebeurd zijn wat volledig onvoorzien was en/of niet meer tijdig op te lossen door de werkgever om nog aanspraak te doen op die ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. Immers: als het wel te voorzien was dan had de werkgever in overleg kunnen gaan met de vakbonden of de ondernemingsraad over (tijdelijke) bijstelling van de regels. En als het nog op te lossen was (bijvoorbeeld door inzet van externe krachten of wijziging van roosters) dan had de werkgever dat moeten doen.

Kort gezegd: zijn er met de ondernemingsraad of vakbonden afgestemde regels dan moet een werkgever zich daaraan houden. Enige uitzondering is als zich op het allerlaatste moment een ramp voordoet.

Waarom zijn de regels rondom het opnemen van vakantiedagen zo streng voor werkgevers? Dat is volgens ons, omdat het door de wetgever belangrijk wordt gevonden dat werknemers voldoende rust krijgen om hun werk goed uit te voeren. Het willen en kunnen opnemen van vakantiedagen is daarom een hard recht gemaakt voor werknemers waaraan de werkgever moet meewerken. In principe is dat ook in het belang van de werkgever.

Als de regel nu is dat medewerkers in de zomer 3 weken vakantie mogen opnemen, en het lukt volgens de werkgever echt niet om dan de bedrijfsvoering rond te krijgen, dan moet de werkgever daarvoor rond de tafel met de vakbonden of de ondernemingsraad om een regeling af te stemmen. Daarbij maakt het niet uit of de regel van 3 weken in de cao staat, in een met de ondernemingsraad afgestemde regeling of dat het zelfs een ongeschreven regel is. Komt er een nieuwe regel op het gebied van vakantie, dan moet die ofwel ter instemming worden voorgelegd aan de ondernemingsraad (zie Art. 27 lid 1b van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)) of het moet afgestemd zijn of worden met de vakbonden (zie Art. 27 lid 3 van de WOR). Het maakt daarbij ook niet uit of het gaat om een regel voor maar een deel van de medewerkers of alle medewerkers.

Wellicht voert dit te ver, maar als leidinggevenden zich niet houden aan de regels rondom vakantiedagen, dan is het de taak van de ondernemingsraad om de werkgever daar op aan te spreken. In Art. 28 van de WOR staat expliciet vermeld dat de ondernemingsraad ‘zoveel als in zijn vermogen ligt de naleving van de voor de onderneming geldende voorschriften op het gebied van …. arbeids- en rusttijden van de in de onderneming werkzame personen’ moet bevorderen. Dat betekent ook (in het onverhoopte geval dat de werkgever niet naar de signalen van de ondernemingsraad luistert en/of er geen actie op onderneemt) dat vanuit de WOR van een ondernemingsraad verwacht wordt dat hij dan nog verder gaat en bijvoorbeeld de vakbonden of zelfs de Arbeidsinspectie zou moeten informeren, omdat de ondernemingsraad vanuit de WOR de opdracht heeft om ‘de naleving van de geldende voorschriften op het gebied van arbeids- en rusttijden’ zoveel als in zijn vermogen ligt te bevorderen.

Hoofdregel bij verlofaanvragen is dat deze worden vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer. Via een cao of individuele arbeidsovereenkomsten zijn wel afwijkingen mogelijk. En een werkgever mag natuurlijk altijd wel het verzoek doen aan werknemers om verlof op te nemen. Dat gebeurt ook veelvuldig in de huidige Corona-crisis en vaak met dringende toon. Ik vind het niet raar als een werkgever, zeker als die accepteert dat medewerkers minder werken dan hun contracturen (bijv. vanwege minder werk of zorgtaken) daarbij ook een beroep doet op de solidariteit van zijn werknemers. Zeker als dat gebeurt om ergere maatregelen te voorkomen. Gaan medewerkers in zo’n geval strak vasthouden aan regels (rondom bijvoorbeeld verlof) dan zou het zo maar kunnen gebeuren dat de werkgever ook op de wat formelere toer gaat zitten. En de vraag is of dat goed is voor de werknemers en voor de toekomst van de organisatie.

Voor het instemmingsrecht van een OR, kijken we altijd eerst naar artikel 27 van de WOR. Daarin staat dat de ondernemer alleen de instemming van de ondernemingsraad behoeft voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een vakantieregeling. Er staat dus niet verlofregeling. En omdat de opsomming limitatief is (dat betekent: als iets er niet bij staat, dan geldt Art. 27 niet) heeft de OR op basis van de WOR inderdaad geen instemming op een (betaald of onbetaald) verlofregeling. Alleen op een vakantieregeling. Onder vakantie wordt dan in het algemeen verstaan: de werknemer is betaald vrij en levert daarvoor opgebouwde vakantiedagen in. Onder verlof wordt verstaan: de werknemer is betaald of onbetaald vrij vanwege een specifiek doel of wegens bepaalde omstandigheden (o.m. huwelijk, overlijden, doktersbezoek, zorg voor kinderen of zieken).

In afspraken over het opnemen van een sabbatical staat in principe ook of deze (deels) uit betaald of onbetaald verlof bestaat. Vanuit het verschil in verlofsoort (vakantie = betaald en verlof = betaald of onbetaald, maar met een uitzonderlijk doel of een uitzonderlijke aanleiding), kun je beredeneren dat een regeling voor onbetaalde sabbatical niet instemmingsplichtig is en een sabbatical met opgespaarde vakantiedagen wel instemmingsplichtig. Maar of een (betaalde of onbetaalde) sabbatical moet worden gezien als betaald of onbetaald vrij vanwege een specifiek doel (en dus als verlof), daarover zou je kunnen twisten. Want wat is dan het doel? Staat dat ook helder omschreven? En moet een werknemer het doel bij een aanvraag ook motiveren? Bij verlof is dat in het algemeen wel zo. Bovendien gaat het in het algemeen bij verlof om een bijzondere gebeurtenis in iemands leven en niet om de behoefte om een periode los te komen van het werk, zoals bij een sabbatical. Daarbij komt dat bij een sabbatical in het algemeen een combinatie van vakantiedagen en onbetaalde dagen wordt ingezet en het zelden gaat om alleen onbetaalde dagen. Het blijft dus een betwistbaar standpunt of een sabbatical moet worden gezien als vakantie of als verlof of als een combinatie van beiden. Ons is niet bekend of de vraag of een sabbaticalregeling valt onder Art. 27 ooit is voorgelegd aan een rechter. Realiteit is waarschijnlijk dat er juristen zullen zijn die bij hoog en bij laag zullen beweren van wel en waarschijnlijk ook juristen die met stelligheid zullen beweren van niet. Kortom, een sabbaticalregeling zit (nu nog) in het ‘grijze gebied’ van de WOR.

In het ‘grijze’ gebied van de WOR is altijd ons advies: bedenk als OR waarom je het belangrijk vindt om je stem te laten horen bij dit onderwerp. Leven er bijvoorbeeld veel zorgen onder de medewerkers, is er weerstand of zijn er hele specifieke, breed levende wensen? Zo niet, dan zou je er als OR in dat ‘grijze’ gebied voor kunnen kiezen om het onderwerp te laten lopen. En zijn er wel zorgen, weerstand en/of breed levende wensen, maak die dan in ieder geval bespreekbaar. Dat mag een OR immers altijd, ongeacht of er sprake is van toepasselijkheid van Art. 27 (of evt. Art. 25).

Het College van de Rechten van de Mens (CRM) heeft bepaald dat het toekennen van extra verlof aan oudere werknemers onderscheid maken is op basis van leeftijd en daarom verboden is (zie o.m. https://www.mensenrechten.nl/nl/oordeel/2015-86). Is het extra verlof echter ingebed in een breder leeftijdsbewust personeelsbeleid dan mag het soms wel. Het beleid moet dan wel uit meer bestaan dan alleen extra verlof en aantoonbaar moet zijn dat er geen goede alternatieven voorhanden zijn die niet leeftijdsonderscheidend zijn.

De Commissie Gelijke Behandeling (CGB) (de voorganger van het CRM) heeft over het toekennen van extra verlofdagen vanwege lengte van het dienstverband gesteld dat dit hierbij sprake is van indirect onderscheid op basis van leeftijd. De CGB heeft daarom deze extra verlofdagen verboden.

Goed om te weten: uitspraken van het CRM (en ook de CGB) hebben geen bindend karakter. Het CRM kan bedrijven of organisaties niet dwingen hun uitspraak op te volgen. Dat neemt niet weg dat de kans groot is dat als eenzelfde casus aan een rechter wordt voorgelegd die in lijn zal oordelen met het CRM. Meestal wordt daarom wel gehandeld door bedrijven in lijn met de uitspraken van het CRM. Dat neemt niet weg dat er nog steeds veel organisaties zijn die, vanwege afspraken uit het verleden, wel extra verlofdagen aan oudere werknemers toekennen.

Declaraties / (reiskosten)vergoedingen

Uit de volgende juridische uitspraak https://uitspraken.rechtspraak... valt af te leiden dat de rechter van oordeel is, dat….

  • …een vervaltermijn van 3 maanden voor declaraties op zichzelf niet onacceptabel is.
  • …wanneer de vervaltermijn wordt bekrachtigd door een OR en/of in een cao die zeker acceptabel is.
  • …een werknemer alleen kan afwijken van een bekrachtigde vervaltermijn als hij kan aantonen dat het voor hem of haar onmogelijk was de declaratie tijdig in te dienen.

Onze tip is hierbij: Overleg met de bestuurder over de vervaltermijn en beluister waarom hij genoemde termijnen voorstelt. Aanvullende tip is, om in het overleg ook in te brengen dat er weerstand te verwachten is onder medewerkers tegen deze voor hen nieuwe termijn. Is er een goede uitleg, vraag dan als OR die uitleg ook te verstrekken aan medewerkers. Stem pas in, wanneer jullie hierover een akkoord hebben bereikt.
Weet de bestuurder jullie niet te overtuigen? Stem dan niet in.

Vraag van een OR
Er is een digitaal systeem ingevoerd waarmee medewerkers zelf overuren, onkosten, reisuren en verlofuren moeten registreren. Vervolgens kunnen in dit systeem de keuze maken wat er moet gebeuren met de ingevoerde data, bijv. uitbetalen of omzetten in verlofuren.
Kan de invoering van een digitale systeem worden gezien als een wijziging in een regeling zoals genoemd in Art. 27?

Antwoord ATIM Paraat
In het algemeen: In Art. 27 is te vinden dat de ondernemer de instemming van de ondernemingsraad nodig heeft voor elke wijziging in een regeling die in Art. 27 genoemd staat. Jullie vraag kan betrekking hebben op bijvoorbeeld:
- wijziging van een regeling op het gebied van arbeids- en rusttijden;
- wijziging van vakantieregelingen;
- en/of wijziging van regelingen inzake voorzieningen geschikt voor de waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen.

Goed om nog even te vermelden: voor een wijziging in een regeling die niet genoemd staat in Art. 27 is geen instemming nodig. Dus bijvoorbeeld voor een wijziging in een regeling op het gebied van onkosten is geen instemming van de OR nodig.

Belangrijk bij de beantwoording van de vragen is ook: wat moet als een regeling worden gezien? Uit jurisprudentie valt op te maken dat iets een regeling is, wanneer het ‘in de regel’ wordt toegepast. Dus als iets eerst altijd op een bepaalde manier ging (bijv. nieuwe medewerkers krijgen 25 vakantiedagen) en vanaf een bepaald moment anders wordt (nieuwe medewerkers krijgen 26 vakantiedagen) is dat een wijziging in een regeling. En als medewerkers eerst altijd hun salaris op vrijdag in een loonzakje uitgereikt kregen en vanaf een bepaald moment het salaris overgemaakt krijgen op hun bankrekening dan is dat een wijziging in een regeling. Maar…. als medewerkers eerst altijd hun salaris op vrijdag in een loonzakje uitgereikt kregen en vanaf een bepaald moment biedt de organisatie ook de mogelijkheid om het over te maken is dat geen regeling. Het wordt dan immers niet ‘in de regel’ toegepast.

Met deze inleiding nu ons antwoord: De invoering van een digitaal systeem valt op zichzelf zeker niet onder Art. 27. Dat is immers geen regeling. Het zou immers zo kunnen zijn dat ook na invoering van het systeem medewerkers nog steeds op de ‘oude’ manier hun overuren, onkosten, reisuren en verlofuren mogen blijven aanleveren. Maar, als vanaf een bepaald moment de enige mogelijke manier om overuren, onkosten, reisuren en verlofuren nog aan te leveren, via het systeem is, dan verandert er wel iets ‘in de regel’.

Vraag is dan nog wel of het ook als verandering in een regeling kan worden gezien zoals vermeld in Art. 27. Bij het invoeren van de onkosten en reisuren is dat zeker niet het geval, want die onderwerpen staan niet vermeld in Art. 27. Verlofuren staan wel vermeld in Art. 27, maar of je het op een andere manier moeten invoeren van die uren, wel als wijziging van een regeling op het gebied van vakantieregeling kan zien, betwijfelen wij.

Twee aandachtspunten willen we wel meegeven: door de invoering van het systeem wordt het wel veel eenvoudiger voor allerlei mensen die toegang hebben tot het systeem om te checken hoeveel reisuren medewerkers maken, hoeveel onkosten ze maken, wanneer ze hun uren opnemen etc. etc. Volgens ons kan het verdedigbaar zijn, dat de invoering van het systeem kan worden gezien als ‘een wijziging in een regeling inzake voorzieningen geschikt voor de waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen’.
Kijk ook goed of met de invoering van het systeem, medewerkers meer flexibiliteit dan voorheen krijgen om overwerk- en reisuren om te zetten in uitbetaling of verloftijd. Zijn die mogelijkheden inderdaad anders (ruimer) dan voorheen, dan is heel goed verdedigbaar dat het hier gaat om een wijziging in een regeling op het gebied van arbeids- en rusttijden en/of vakantie.

Dus, volgens ons zijn er aanknopingspunten m.b.t. de invoering van een digitaal systeem, die verdedigbaar maken dat er sprake is van wijziging waarvoor de instemming van de OR nodig is. Maar… er zijn zeker ook juristen te vinden die er anders over denken. En een welles-nietesdiscussie over dit onderwerp levert waarschijnlijk niemand wat op.

In het algemeen raden wij aan, na te vragen bij de achterban welke zorgen er leven rondom de invoering van het systeem. Als die er flink wat zijn dan lijkt het me sowieso een goed idee om daar een gesprek over te hebben als OR met de bestuurder. Dat geldt zelfs als die zorgen onterecht zijn, want die zorgen zullen, als ze niet worden weggenomen, een zekere weerstand of onrust geven bij bepaalde medewerkers en volgens mij is dat niet in het belang van de organisatie. En zijn er veel zorgen, dan lijkt een goed idee zijn om als organisatie te laten zien dat één en ander met de OR overlegd is (en er zelfs instemming is verleend door de OR). Dat kan immers rust brengen bij de medewerkers.

Zijn er geen zorgen, dan is maar de vraag of je als OR veel ophef zou moeten maken over het ontbreken van een instemmingsaanvraag. Maar, je zou natuurlijk ook kunnen zeggen: dan is maar de vraag of je als HR of bestuurder veel ophef zou moeten maken over het toch moeten opstellen van een instemmingsaanvraag.

Vraag van een OR
Wij hebben een instemmingsaanvraag gekregen over de vervaltermijn van declaraties. Die wil men na 3 maanden laten vervallen (en binnen 10 dagen na afloop van het kalenderjaar, dus effectief heb je in december een veel kortere vervaltermijn).
Nu staat hierover niets in de CAO, dus we vragen ons af of een declaratie onder het arbeidsrecht valt en als loonvordering gezien kan worden (in welk geval volgens ons sprake is van een verjaringstermijn van 5 jaar).
Ook vragen wij ons af wat gangbaar is qua vervaltermijn (is 3 maanden billijk?).

Antwoord ATIM Paraat
De volgende juridische uitspraak zou wel eens wel interessant voor jullie casus kunnen zijn: ECLI:NL:RBLIM:2018:5679, Rechtbank Limburg, 6534273 CV EXPL 17-9632 (rechtspraak.nl).

Je kunt hieruit een aantal zaken afleiden die voor jullie OR-vraagstuk interessant zijn:

  • Een vervaltermijn van 3 maanden voor declaraties is op zichzelf niet onacceptabel
  • Wanneer de vervaltermijn van 3 maanden wordt bekrachtigd door een OR en/of in een cao dan wordt die door een rechter al helemaal acceptabel gevonden
  • Een werknemer kan (daarna) alleen afwijken van de vervaltermijn als hij kan aantonen dat het voor hem of haar onmogelijk was om de declaratie tijdig in te dienen

Het directe antwoord op je vragen wordt daarmee:
Een declaratie wordt niet gezien als loon en dus het later uitbetalen niet als loonvordering. Een vervaltermijn voor declaraties van 3 maanden is zeker niet verboden. In onze ervaring is een vervaltermijn van 3 maanden ook niet heel uitzonderlijk, maar we merken in de praktijk dat door werkgevers meestal met een zekere soepelheid naar z’n termijn wordt gekeken. Vinden jullie als OR de vervaltermijn van drie maanden niet redelijk, dan leert bijgaande casus dat je als OR er niet mee moet instemmen. Je kunt echter ook opmaken dat wanneer een rechter een vervaltermijn van 3 maanden niet onacceptabel vindt, het vragen van een vervaltermijn van 5 jaar waarschijnlijk niet realistisch is.

Onze tip is: Ga in overleg gaan met de bestuurder over de voorgestelde vervaltermijn en luister naar zijn argumenten waarom hij voor deze termijn kiest. Breng in dat overleg ook in dat jullie weerstand verwachten onder medewerkers tegen deze termijn. Kan de bestuurder heel goed uitleggen waarom 3 maanden echt wel realistisch is, vraag hem dan om hierover ook uitleg te geven aan medewerkers om de weerstand te verminderen (en maak evt. afspraken over hoe strak er mee om zal worden gegaan en of er nog soepelheid te verwachten is voor medewerkers in bijzondere omstandigheden). Stem daarna pas in. En weet de bestuurder de OR niet te overtuigen van de redelijkheid van de 3 maanden, stem dan niet in en probeer tot afspraken te komen over een termijn die wel acceptabel is voor alle partijen.

Vraag
Onze bestuurder heeft laten weten dat de vaste reiskostenvergoeding vanaf januari niet meer wordt betaald aan medewerkers die thuiswerken. Het is nog niet duidelijk of hier een vergoeding voor het thuiswerken voor in de plaats komt. We merken dat dit veel onrust oplevert bij de collega’s om wie het gaat. Welke rol hebben wij als ondernemingsraad?

Antwoord
De ondernemingsraad heeft normaalgesproken geen advies- of instemmingrecht als er wijzigingen zijn op het gebied van de reiskosten. Een uitzondering hierop is mogelijk als de OR en bestuurder eerder expliciet zijn overeengekomen dat de OR wél moet instemmen als de reiskostenregeling verandert. Als deze afspraak bij jullie niet is gemaakt, dan betekent het zeker niet dat de OR helemaal geen rol heeft bij dit onderwerp. De OR is vertegenwoordigers van alle collega’s en expert op het gebied van wat er leeft op de werkvloer. Vanuit deze positie kan de OR met de bestuurder bespreken welke zorgen en vragen er leven. Dan is het belangrijk dat de OR goed kan onderbouwen welke zorgen en signalen jullie waarnemen. Deel deze met de bestuurder, vraag of hij ze herkent en check op welke manier de organisatie de zorgen kan wegnemen.

Arbeidsovereenkomsten / Arbeidsvoorwaarden

Instemming (of toestemming) is (alleen) nodig als een voorgenomen besluit genoemd staat in Art. 27 van de Wet op de ondernemingsraden. Nu is in Art. 27 lid 1 e. te vinden dat instemming van de OR nodig is voor elke wijziging in een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid. Er komt bij jullie een nieuwe regel(ing) en wel dat in alle nieuwe arbeidsovereenkomsten een vertrouwelijkheidclausule wordt toegevoegd. Volgens is er geen discussie mogelijk dat de inhoud van arbeidscontracten te maken hebben met het aanstellingsbeleid. Kortom: volgens mij gaat het inderdaad om een wijziging van een regeling op het gebied van aanstellingsbeleid en dan is inderdaad de instemming van de OR nodig.

Nog een aanvulling: Een dergelijke clausule in een arbeidsovereenkomst kan nieuwe werknemers een weinig welkom gevoel geven. Maar, zo’n vermelding is wel in lijn met de al geldende wetgeving in Nederland. Een werknemer of ex-werknemer mag niet moedwillige actie ondernemen of vertrouwelijke gegevens laten lekken die de werkgever schade kunnen berokkenen. Of de vermelding daarvan in een arbeidsovereenkomst nog wat toevoegt is dus de vraag.
Naast bovenstaande is het in het algemeen altijd goed naar het waarom van de wijziging te vragen. Wellicht zijn er ervaringen of redenen die het begrijpelijk maken dat er op dit moment aandacht voor is?

Goed om ook nog even te vermelden dat de regel in de praktijk heel moeilijk te controleren of te handhaven zal zijn. Daarom (en omdat de regel nu eigenlijk ook al min of meer van toepassing is, ook als je het niet opschrijft in arbeidscontracten) kun je overwegen er als OR niet heel moeilijk over te doen. Bovenstaande geeft misschien nog wel aanleiding om in het gesprek zelf nog wat zaken bespreekbaar te maken.

Het artikel in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) wat hier van toepassing zou kunnen zijn is Art. 27 lid 1 sub e: De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van …. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid.

Vraag is dus of hier sprake is van zo’n regeling. Dat het om een regeling gaat daarover kan weinig twijfel bestaan. De OR heeft weliswaar geen zeggenschap over de inhoud van individuele arbeidscontracten, maar uit de vraag maken wij op dat de nieuwe arbeidsovereenkomst vanaf een bepaalde datum ‘in de regel’ gebruikt gaat worden bij de indienstneming van nieuwe medewerkers. En daarmee is het dus een regeling. Blijft de vraag over of het hier gaat om een regeling ‘op het gebied van het aanstellingsbeleid’. Allereerst: dat het hier om medewerkers gaat die nog niet in dienst zijn speelt geen rol, dat geldt immers altijd voor een regeling op het gebied van aanstellingsbeleid. Maar is een ‘eenzijdig wijzigingsbeding’ in het contract opnemen ook ander aanstellingsbeleid? Hierover kunnen we helaas geen keiharde rechterlijke uitspraak vinden, maar we denken eigenlijk van niet. De verandering heeft immers geen effect op wie er aangesteld wordt, alleen op de arbeidsvoorwaarden. En daarover gaat de OR in principe niet.

Wanneer jullie als OR problemen voorzien, dan raden we altijd aan die bespreekbaar te maken. Maar, instemmingsrecht claimen op basis van de Wet op de ondernemingsraden lijkt ons hierbij niet terecht.

Het begrip ‘secundaire arbeidsvoorwaarden’ is zo ruim dat er van alles onder kan vallen. Gaat het bijvoorbeeld om wijzigingen in pensioenen, werktijden, vakantiedagen of opleiding dan gaat het om onderwerpen die genoemd zijn in het rijtje onder Art. 27 van de WOR. En voor dergelijke wijzigingen kan instemming van de OR nodig zijn. Veel secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bijv. onkostenvergoedingen, bedrijfsregels, leaseauto’s, facilitering van medewerkers, computers, telefoons etc. vallen niet onder een van de in Art. 27 genoemde onderwerpen en dus is daarvoor geen instemming nodig. Goed om te weten: is het al geregeld in een cao dan heeft de OR niets te zeggen. Wordt er echter ten positieve afgeweken van de cao en staat het onderwerp genoemd onder Art. 27 van de WOR, dan is er wel instemming van de OR nodig.

Vraag:
Bonussen binnen onze organisatie worden berekend als percentage van het jaarsalaris. Bij een interne audit binnen onze organisatie kwam aan het licht dat de berekening niet overal op een gelijke manier gebeurde. Plan is nu om dat gelijk te trekken: de bonus gaat binnen de gehele organisatie gebaseerd worden op het daadwerkelijk verdiende salaris in een jaar inclusief vakantiegeld. Bij een grote groep van medewerkers werd de bonus tot dusver gebaseerd op 12 keer het salaris in december (plus vakantiegeld). Voor een andere groep werd de bonus gebaseerd op het daadwerkelijk verdiende salaris exclusief vakantiegeld. Voor die groepen wordt het dus echt anders. Volgens onze afdeling personeelszaken is het niet nodig om de veranderingen ter instemming voor te leggen. Er wordt gesteld dat het enkel om uitvoeringsbesluiten gaat. We hebben de plannen dan ook enkel ter info aangeboden gekregen. Wij vragen ons echter af of het echt niet instemmingsplichtig is. Wat zegt ATIM?

Antwoord ATIM Paraat:
Uit de vraagstelling maak ik op dat de bonussen van de betreffende groepen medewerkers systematisch op een bepaalde manier werden berekend. Het plan is nu om ze systematisch op een andere manier te berekenen. Daarmee is er zonder twijfel sprake van een systeemwijziging. In Art. 27 lid 1c van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat elke wijziging van een beloningssysteem ter instemming moet worden voorgelegd aan de OR. Volgens mij kan er dan ook weinig twijfel zijn: het gaat hier om een instemmingsplichtige besluiten.

Uit de vraagstelling kan ik niet opmaken of de berekeningswijze van de bonussen ergens is vastgelegd. Maar ook als dat niet het geval is gaat het toch om een wijziging van het bonussysteem. IJkpunt is nl. niet wat op papier staat, maar hoe het ‘in de regel’ wordt uitgevoerd. Ook de aanleiding van de verandering speelt geen rol. Het gaat enkel om de vraag of het systeem of de regeling verandert.

Pas wel op: jullie moeten als OR binnen een maand in actie komen tegen de verandering en nietigheid inroepen. Dat kan via een eenvoudig briefje aan de bestuurder. Wacht je te lang dan mag de verandering gewoon worden doorgevoerd.

MTO (Medewerkers Tevredenheid Onderzoek)

Het korte antwoord op de vraag is: nee, er is geen instemming van de OR nodig. Maar het is wel goed dat de OR uitgebreid is betrokken bij de voorbereiding van een MTO en ook zijn inbreng heeft kunnen doen. Dat zal het draagvlak, de deelname, de bruikbaarheid van de resultaten en waarschijnlijk ook de kwaliteit van het MTO ten goede komen.

De toelichting op het antwoord? Instemming van de ondernemingsraad is nodig voor vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen die genoemd zijn in Art. 27 lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden. In lid 1 staan een drietal onderwerpen waarbij je aan een MTO zou kunnen denken: arbeidsomstandigheden, bescherming van persoonsgegevens en controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers. Bij een MTO is er echter geen sprake van een regeling op een van die gebieden. Een MTO is enkel een onderzoek. Bij zo’n onderzoek is natuurlijk wel van belang dat de privacy van de deelnemers goed gewaarborgd wordt en de gegevens niet op individueel niveau gebruikt kunnen worden om gedrag of prestaties van medewerkers te controleren. Maar dat maakt het nog geen regeling op het gebied van persoonsgegevens of meetbaarheid van prestaties. Ook is het geen regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dat neemt niet weg dat het erg nuttig is om in het MTO wel vragen te stellen over arbeidsomstandigheden. Die hebben immers vrijwel zeker effect op de tevredenheid van werknemers.

Nog een idee: De interne communicatie kan ook onderdeel zijn van een MTO. Hoe denken de werknemers over de wijze waarop zij geïnformeerd worden? We geven vaak de tip mee, ook de wijze waarop de OR communiceert mee te nemen. Ook dat is een belangrijke vorm van interne communicatie!

Arbeids / werktijden

Vraag OR zorginstelling
Onze werkgever wil de diensttijden voor alle afdelingen gelijk stellen. Hebben wij hier instemming op? Er staat immers ook al e.e.a. over de arbeidstijden in onze cao.

Antwoord ATIM Paraat
Jullie cao zegt niets over wat de arbeidstijden precies moeten zijn. Er worden alleen kaders aangegeven waarbinnen de werktijden moeten vallen en op welke termijn je je rooster uiterlijk mag verwachten. De werkgever heeft daarmee ruimte om keuzes te maken ten aanzien van de precieze arbeidstijden en kan dus zelf de regeling van de werktijden wijziging. En voor elke wijziging in een regeling op het gebied van werktijden die niet in de cao is geregeld is instemming van de OR nodig (art. 27, lid 1b).

De werkgever hoeft, na het opnieuw vaststellen van een werktijdenregeling, niet met individuele werknemers het gesprek aan te gaan over de wijziging van werktijden. Uitzondering zijn die werknemers, die in de arbeidsovereenkomst specifieke afspraken hebben staan over de werktijden. Worden die afspraken doorkruist door de nieuwe regeling, dan is er sprake van een wijziging van het arbeidscontract van de betreffende werknemers. Zo’n wijziging kan pas gelden, wanneer de individuele werknemer daar mee instemt (wederzijds akkoord).

Een wijziging kan echter ook in bepaalde gevallen eenzijdig worden doorgevoerd. Voorwaarden zijn dan dat de werkgever kan aantonen dat er
1) een noodzaak is;
2) de werkgever een passende regeling aanbiedt aan de werknemer;
3) en er een individuele belangenafweging is geweest.
Bij het aantonen dat aan de 3 voorwaarden is voldaan, kan een instemming van de OR helpen. Daarmee is de cirkel dan weer rond, want een instemming van de OR kan het een werkgever dus makkelijker maken om eenzijdig wijzigingen in arbeidscontracten aan te brengen.
Dus, is er sprake van (voorgenomen eenzijdige) wijzigingen van arbeidsovereenkomsten van individuele werknemers, dan is het voor een werkgever handig om een instemming van de OR te krijgen (ook als er geen sprake zou zijn van instemmingplicht).

Werknemers kunnen nadeel ondervinden van een wijziging in de werktijden. Zij hebben dan geen recht op een afbouwregeling. Maar, zoals hiervoor al aangegeven is, als er sprake is van eenzijdige wijzigingen in de arbeidsovereenkomsten, is één van de voorwaarden om die door te voeren, dat de werkgever een passende regeling aanbiedt aan de werknemers (zie 2 bij de opsomming hierboven). Dus, een goede afbouwregeling kan een werkgever wel helpen om eenzijdige wijzingen in arbeidsovereenkomsten door te voeren.

Als afspraken echt individuele afspraken zijn (en ze niet afwijken van een arbeidsvoorwaardenregeling) is in principe geen instemming van de OR vereist. Maar…. wanneer dezelfde individuele afspraak met meerdere medewerkers wordt gemaakt, kán er sprake zijn een regeling. Belangrijk bij de beoordeling: kun je het groepje werknemers omschrijven als groep? Dus, behoren ze tot dezelfde afdeling? Hebben ze bijvoorbeeld hetzelfde contract? Behoren ze tot dezelfde leeftijdscategorie? In dat geval wordt dezelfde afspraak gemaakt met een groep medewerkers. Daarmee is er sprake van toepassing van een regel. En, wanneer er sprake is van toepassing van een nieuwe regel(ing) of een wijziging van een bestaande regel(ing), op het gebied van één van de onderwerpen die onder Art. 27 in de Wet op de ondernemingsraden genoemd worden, dan is de instemming van de OR nodig.

Overigens, vaak is hierbij geen sprake van (kwade) opzet van de afdeling HR. De details en de precieze toepassing van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is bij veel juristen al niet bekend. De meeste juristen komen immers maar weinig vragen tegen op dit gebied, dus hun kennis is vaak maar beperkt. Dat geldt nog te meer voor HR-medewerkers. Ga er dus vanuit, dat ze zich er niet van bewust zijn geweest dat je een aantal dezelfde individuele afspraken toch als een regeling zoals bedoeld in de WOR zou moeten zien.

Privacywetgeving

Een nieuwe of gewijzigde regeling op het gebied van cameratoezicht moet moet ter instemming aan de ondernemingsraad worden voorgelegd (artikel 27 lid 1 van de Wet op de Ondernemingsraden). Voordat jullie instemmen met zo'n regeling is het belangrijk dat goed omschreven staat welke spelregels in jullie organisatie gelden voor cameratoezicht. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je o.a. terug onder welke voorwaarden heimelijk cameratoezicht ingezet mag worden: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/cameratoezicht/cameratoezicht-op-de-werkplek. Zo moet er een specifieke aanleiding voor zijn, moeten er eerst minder privacygevoelige maatregelen genomen worden én is het heimelijk filmen situatiegebonden en tijdelijk van aard.

De OR hoeft maar eenmalig in te stemmen met deze regeling. Als in de regeling ook is opgenomen hoe wordt omgegaan met heimelijk cameratoezicht, dan is het niet nodig dat de OR elke keer opnieuw instemt als het heimelijk toezicht wordt ingezet. De spelregels zijn immers al vastgelegd en worden als het goed is elke keer op dezelfde manier toegepast.

Omdat heimelijk cameratoezicht een behoorlijk vergaande maatregel is, zien we wel vaker dat in het beleid wordt opgenomen dat de OR wordt geïnformeerd voordat dit wordt ingezet. Je zou het informeren van de OR kunnen zien als een extra stap om de zorgvuldigheid te waarborgen. Je kunt dan per keer beoordelen of de werkgever het heimelijk toezicht alleen maar inzet op de manier waarmee jullie eerder al hebben ingestemd. En het zorgt ervoor dat de werkgever zeker weten moet kunnen uitleggen (aan de OR, maar uiteindelijk ook aan de betreffende medewerkers) waarom het heimelijk cameratoezicht in die situatie een proportionele maatregel is.

Als de werkgever heimelijk cameratoezicht wil inzetten op een manier waarmee de OR eerder niet heeft ingestemd, dan moet er natuurlijk wel opnieuw om instemming worden gevraagd. De bestaande regeling wordt dan namelijk (tijdelijk) aangepast.

Vaak zien we, dat alleen het DB van de OR geïnformeerd zou wordt. Vanuit de werkgever kun je je dat misschien ook wel voorstellen want, hoe meer mensen weten van het heimelijke toezicht, hoe groter de kans dat deze informatie verder rondgaat in de organisatie. Maar het is voor de OR wel goed om je er vooraf van bewust te zijn dat het kan zorgen voor verschil in informatievoorziening binnen de OR. Kies er bewust voor of jullie dat in dit soort situaties wel of niet gewenst vinden.

Deelnemers aan goed overleg (her)kennen elkaars competenties. Ze maken heldere afspraken en checken geregeld of ze elkaar nog steeds begrijpen. Elke speler kan zich uitspreken over belangen en emoties die spelen. Dankzij dit onderlinge vertrouwen kunnen de deelnemers zich concentreren op de inhoud van het overleg. Ze werken aan faire uitkomsten voor alle betrokkenen.