Interne zaken van de ondernemingsraad

Het korte antwoord is: er zijn geen wettelijke voorschriften. Toch kan het wel handig zijn om interne afspraken en reacties aan de bestuurder te bewaren. Deze vraag is al eerder aan ons gesteld; hier vind je het blog dat we naar aanleiding daarvan al eens eerder geschreven hebben.

In aanvulling daarop raden we altijd aan om de verkiezingsuitslag te bewaren. In geval jullie OR-reglement werkt met een 'reservebank' van nog niet benoemde OR-kandidaten, is het handig om te weten wie als eerste aanspraak heeft op een vrijkomende OR-zetel. Deze gegevens mogen verwijderd worden bij de start van een volgende OR-zittingstermijn.

Afsluitend nog even de AVG-richtlijnen. Die hebben effect op het OR-werk, bijvoorbeeld als het gaat om het (bijvoorbeeld via intranet) bekend maken van een kiesregister. Dat mag als dit in jullie reglement zo staat, maar zodra deze informatie niet meer nodig is, zul je deze informatie moeten verwijderen. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor adreslijsten, privénummers en verjaardagen van ex-OR-leden. In principe geldt: alle persoonsgebonden informatie, waarvoor je geen goed gebruik meer hebt, moeten verwijderd worden. Beheerders van dit soort info raden wij aan, om in hun agenda of verkiezingsdraaiboek een 'note to self' te zetten om ook dit soort info te verwijderen bij de start van een nieuwe OR-zittingstermijn.

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is over verslagen van de ondernemingsraad alleen het volgende te vinden (in Art. 14): 1. De ondernemingsraad regelt in zijn reglement zijn werkwijze; 2. Het reglement bevat in ieder geval voorschriften omtrent ….. h. het opmaken en het bekendmaken aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen van de verslagen van de vergaderingen van de ondernemingsraad ….. Verder staat er in de WOR niets over verslagen.

De WOR zegt dus niet direct iets over het bekendmaken van verslagen, maar verwijst wel naar het OR-reglement. Het meest gebruikte regelement bij Ondernemingsraden is het voorbeeld-reglement van de SER. In Art. 10 lid 2 van het voorbeeld-reglement staat het volgende: De secretaris maakt het verslag bekend aan de in de ondernemingen werkzame personen en aan de ondernemer. Het aan de in de ondernemingen werkzame personen bekend te maken verslag bevat geen gegevens waarover ingevolge artikel 20 van de wet geheimhouding moet worden betracht. Staat er bij jullie eenzelfde of een vergelijkbare zin in jullie reglement, dan geeft dit antwoord op de vraag.

Overigens: het voorbeeld-reglement mag je aanpassen. Je gaat dus als OR zelf over de inhoud van je reglement, maar moet je er vervolgens ook echt aan houden. Er zijn in het verleden wel eens OR-en voor de rechter gedaagd als ze dat niet deden. Die OR-en kregen allemaal ‘een standje’ van de rechter.

Tot slot: je mag dus ook hele andere afspraken in je reglement opnemen over verslagen dan die uit het voorbeeldreglement. Dus bevalt de standaardzin je niet of wil je wat anders dan kun je je reglement aanpassen. Daar zitten dan nog wel wat (ongeschreven) regels omheen zoals bijvoorbeeld dat een aanpassing in regels rondom verkiezingen pas mogen ingaan bij een volgende zittingsperiode.

Willen jullie weten welke aanpassingen in het reglement het beste passen bij jullie organisatie? Neem dan vrijblijvend contact op via [email protected]. We denken graag met je mee.

In de WOR is nergens een bewaartermijn genoemd voor OR-stukken. Verder is er ook geen andere harde wettelijke basis op basis waarvan OR-stukken (notulen, jaarverslagen, kandidatenlijsten, verkiezingsuitslagen) bewaard zouden moeten worden. Vanuit juridisch perspectief zou dus alles direct vernietigd mogen worden. Toch willen we vanuit ATIM wel een aantal richtlijnen meegeven, omdat er ook andere dan juridische redenen zijn om documenten te bewaren:

Stembiljetten verkiezingen
In het licht van mogelijke bewaren tegen een verkiezingsuitslag is het raadzaam om de stembiljetten (en/of andere gegevens waarop de verkiezingsuitslag waaronder bijvoorbeeld ook kandidatenlijsten is gebaseerd) nog een periode te bewaren. Voor de landelijke tweedekamer-verkiezingen wordt een termijn van 3 maanden gehanteerd. Ons advies is daarom om de betreffende verkiezingsdocumenten ook te bewaren tot 3 maanden nadat de verkiezingsuitslag bekend is gemaakt.

Notulen OR
Omdat er geen garantie is dat na OR-verkiezingen leden doorgaan in de OR. Een nieuwe OR moet echter wel in staat zijn om (achtergronden van) eerder gemaakte afspraken en toezeggingen terug te halen. Om die reden is om notulen tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren.

Jaarverslagen OR
Voor OR-jaarverslagen geldt min of meer hetzelfde als voor notulen van een OR, behalve dat van jaarverslag ook beweerd kan worden dat ze van historisch belang kunnen zijn. Het verleden en de ontwikkeling van het OR-overleg in een organisatie kan er immers mee worden teruggehaald. Wordt het historisch aspect niet belangrijk gevonden, dan is ons advies om de jaarverslagen tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren. Wordt wel waarde gehecht aan het historisch aspect dan is de bewaartermijn oneindig.

Advies- en instemmingsbrieven
Advies- en instemmingsbrieven (en de daaraan gekoppelde brieven van de bestuurder met het besluit) hebben juridische waarde. Er staan afspraken in waarop kan worden teruggegrepen en partijen op kunnen worden aangesproken. Ons advies daarbij is om deze brieven te bewaren tot de erin gemaakte afspraken niet meer relevant zijn. Bij instemmingsbrieven is dat eenvoudig: dat is tot aan het moment dat er weer een nieuwe wijziging in een regeling plaatsvindt (waarvoor dan weer instemming gegeven is). Bij adviesbrieven ligt het iets complexer omdat OR-adviezen (en de daaraan gekoppelde besluiten) nog jaren kunnen doorwerken, maar soms ook al na een paar maanden achterhaald zijn. Ons advies hier is om al deze documenten tenminste tot het einde van de volgende zittingsperiode van een OR te bewaren. In het algemeen zal dat voldoende zijn. Er kunnen echter ook documenten bij zitten waarvan het raadzaam is om die nog veel langer te bewaren.

Reglementen, ondernemingsovereenkomsten
In deze documenten zijn afspraken vastgelegd en natuurlijk dienen die afspraken bewaard te worden zo lang ze nog van toepassing zijn. In principe kunnen ze vernietigd worden zodra ze zijn vervangen door een nieuw document wat het oude vervangt. Omdat hier echter ook sprake kan zijn van bezwaren vanuit bij de OR betrokken partijen (vakbonden, OR-leden, werknemers, bestuurder) is het raadzaam ze te bewaren tot 3 maanden na bekendmaking van het nieuwe document.

Vanuit de Wet op de ondernemingsraden worden geen vormeisen gesteld aan een jaarverslag van de OR. Het is wel logisch om in zo’n jaarverslag tenminste een overzicht te geven van de werkzaamheden van de OR in het afgelopen jaar en dan met name van de behandelde onderwerpen. Maar hoe je dat presenteert mag je als OR zelf weten. Je mag zelf kiezen wat bij jullie past: een jaarverslag bestaande uit OR-vergaderverslagen met een nietje erdoor of uitgebreide knutselwerken, fotoreportages, kwartetspellen of, iets wat daar ergens in het midden ligt.

Voor veel OR-en is het uitbrengen van een jaarverslag een (extra) moment om zich te presenteren en het contact met de achterban aan te halen. Het uitbrengen van het jaarverslag wordt dan vaak gecombineerd met bijvoorbeeld een lezing of een borrel. Nodig is dat niet, maar voor het contact met de achterban meestal wel goed.

Het wettelijk antwoord is dat er geen wettelijk verbod is op een OR met maar één lid. Het kan echter wel zo zijn dat in het reglement van deze OR iets staat dat zo’n OR geen formele besluiten kan nemen, bijvoorbeeld iets als: besluiten kunnen alleen worden genomen met tenminste 2/3^e van het aantal zetels. Maar als er bijvoorbeeld in het reglement staat: besluiten worden genomen met tenminste de helft van het aantal aanwezige leden (en zoiets staat er meestal in) dan kan deze OR met maar één lid vanuit wettelijk perspectief gewoon zijn werk doen.

Maar…. het is natuurlijk niet hoe de OR bedoeld is. De situatie lijkt in ieder geval niet wenselijk, zowel niet voor het ene OR-lid zelf als voor de organisatie.

Je kunt stellen dat je als OR-lid over alles wat met de bestuurder is besproken mag communiceren tenzij de bestuurder je geheimhouding heeft opgelegd of tenzij je kunt veronderstellen dat iets een vertrouwelijk karakter heeft. Zo is het beschreven in Art. 20 uit de Wet op de ondernemingsraden. Het zinnetje ‘tenzij je kunt veronderstellen dat iets een vertrouwelijk karakter heeft’ is helaas voor interpretatie vatbaar. Onze tip is daarom om in geval van twijfel even na te vragen bij de bestuurder of iets onder de geheimhouding valt.

Maar….. ook als iets niet onder de geheimhouding valt, kan het verstandig zijn om even af te stemmen wat je naar buiten brengt. Het komt de eenheid binnen de OR ten goede als er naar buiten toe een eenduidige boodschap wordt uitgedragen. Wijk je daar vanaf, dan wordt dat soms niet door de andere OR-leden gewaardeerd. En bestuurders vinden het meestal wel prettig, als ze vooraf weten wat de OR gaat communiceren. Dus, ook als het niet onder de geheimhouding valt, is het goed vooraf even goed af te stemmen binnen de OR en met de bestuurder met welk bericht je de achterban benadert.

Algemeen
In Art. 2 van de Wet op de ondernemingsraden is te vinden dat de ondernemingsraad fungeert als ‘de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen’. Dat zou je kunnen uitleggen als: de diversiteit die er in een organisatie is zou idealiter ook moeten worden gerepresenteerd in de ondernemingsraad. Daar zijn wat mij betreft wel wat nuanceringen op aan te brengen omdat een goede invulling van het OR-lidmaatschap een aantal competenties vergt die niet bij alle medewerkers aanwezig zijn. Maar in het algemeen zou een organisatie wat mij betreft moeten streven naar een zo divers mogelijke samenstelling van de ondernemingsraad. Want dat levert het beste beeld op wat er leeft onder de medewerkers in alle geledingen van de organisatie. Ik steun jullie streven naar een optimale man-vrouwverhouding dan ook volledig.

Mogelijkheden binnen de wettelijke regels
In de Art. 9 lid 3 van de Wet op de ondernemingsraad wordt de mogelijkheid genoemd om kiesgroepen in te stellen. Door de medewerkers in de organisatie op te delen in subgroepen worden kiesgroepen gevormd. Meestal gaat het bij de kiesgroepen om afdelingen of vestigingen, maar de organisatie bijvoorbeeld kan ook worden opgedeeld in de kiesgroep full-timemedewerkers en de kiesgroep part-timemedewerkers. En dus ook in de kiesgroepen mannen en vrouwen. Aan elk van de kiesgroepen wordt vervolgens een aantal zetels in de ondernemingsraad toebedeeld, dus bijvoorbeeld bij een organisatie met 9 OR-zetels en drie vestigingen: 3 zetels voor vestiging A (kiesgroep A), 3 zetels voor vestiging B (kiesgroep B) en 3 zetels voor vestiging C (kiesgroep C). Verkiezingen vinden vervolgens in principe plaats binnen de kiesgroepen. Dus medewerkers van vestiging A kunnen zich alleen verkiesbaar stellen voor de zetels in kiesgroep A en mogen bij de verkiezingen alleen stemmen op kandidaten afkomstig uit kiesgroep A. Idee is dat op deze manier een bepaalde verdeling binnen de ondernemingsraad gewaarborgd wordt. Voornaamste nadeel van het werken met kiesgroepen is dat als er een tekort aan kandidaten in een van de kiesgroepen is, zetels onbezet blijven ook als er een overschot aan kandidaten in een andere kiesgroep is. Via het reglement kun je daar nog wel wat voor regelen, maar dat verhoogt meestal niet de overzichtelijkheid van de verkiezingen en bovendien is dan de verdeling over de kiesgroep uiteindelijk nog steeds niet zoals dat vooraf gewenst zou zijn.

Werken met kiesgroepen zou in jullie geval kunnen betekenen dat je twee kiesgroepen instelt waarbij je 50% van de zetels beschikbaar stelt aan voor de kiesgroep mannen en 50% voor de kiesgroep vrouwen. Of, als de man-vrouwverhouding binnen jullie onderneming anders is, bijvoorbeeld 70% van de zetels voor de kiesgroep mannen en 30% van de zetels voor de kiesgroep vrouwen. Mannen mogen vervolgens bij de verkiezingen alleen op mannen stemmen en vrouwen alleen op vrouwen. Zijn er minder vrouwen dan zetels dan blijft in dat geval een zetel in de kiesgroep vrouwen onbezet tenzij je in je reglement opneemt dat in dat geval een man toch een vrouwenzetel mag invullen.

Zo kan het dus, maar deze wijze van regelen zou bij sommige mensen wel eens op principiële bezwaren kunnen stuiten. Ik zelf zou er het in ieder geval lastig mee hebben. Als man mag je bij deze manier van werken immers niet op een vrouw stemmen, zelfs niet je een een vrouw de beste kandidaat zou kunnen vinden. Door regels op te nemen in het reglement zou je dit evt. ook weer by-passen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan een regel als: iedereen mag één stem uitbrengen voor een kandidaat in alle kiesgroepen. Dit is echter niet standaard en je zou de regel dan ook zelf moeten bedenken en even juridisch moeten toetsen. Er mag weliswaar veel t.a.v. reglementen, maar lang niet alles. Bovendien maken dergelijke regels verkiezingen vaak onoverzichtelijker en onbegrijpelijker voor de kiezers.

Alternatief: vertrouwen op democratische principes
Ons advies bij OR-verkiezingen is om alle kiezers meerdere stemmen te laten uitbrengen. Gedachte daar achter is dat er bij veel OR-verkiezingen vaak een of twee kandidaten heel bekend of populair zijn. Mag iedereen in de organisatie maar één stem uitbrengen dan gaan veruit de meeste stemmen naar die populaire kandidaten. Er resteren dan vaak maar een handjevol stemmen voor de resterende kandidaten en nummer drie, vier en vijf in de verkiezingsuitslag komen dan soms in de OR met maar een paar stemmen. Wie derde wordt, wordt dan meestal meer bepaald door toeval dan door iets anders. Vandaar dat het uitbrengen van meer stemmen vaak een beter beeld geeft wie er echter (na de populaire kandidaten) het meeste draagvlak heeft.

Prettige bijkomstigheid van het uitbrengen van meer stemmen, zo kan ik op basis van ervaring stellen, is dat stemmers bij OR-verkiezingen vaak kiezen voor diversiteit als die mogelijkheid bestaat. Mag iemand meer stemmen uitbrengen dan kiest hij of zij vaak voor een gelijke verdeling tussen leden met ervaring en nieuwe leden, tussen leden van de werkvloer en leidinggevenden, tussen jonge en wat oudere leden. En dus ook: mannen en vrouwen.

Regel je dus helemaal niets in je reglement ten aanzien van kiesgroepen, maar laat je kiezers meer stemmen uitbrengen én zorg je er voor dat er veel meer kandidaten dan zetels zijn en de kandidaten een grote diversiteit hebben dan pakt het in het algemeen heel goed uit en krijg je een hele diverse OR. Het loont dus om te vertrouwen op democratische principes.

Meer kandidaten?
Wil meer vrouwen in de OR hebben dan helpt het dus om te zorgen dat er meer kandidaten zijn, en dan met name vrouwelijke kandidaten natuurlijk. Dat geldt voor de situatie dat je niets regelt in je reglement en vertrouwt op democratische principes. Het geldt echter ook als je wél werkt met kiesgroepen. Want kiesgroepen werken alleen als er genoeg vrouwelijke kandidaten zijn om de vrouwenzetels ook in te vullen.

De sleutel zit wat mij betreft dan ook in goede werving van OR-kandidaten. Het werven van kandidaten is wel iets waar veel OR-en mee worstelen. Ik kan jullie daarbij evt. wel van een aantal tips voorzien, maar je moet er wel de tijd en de energie in willen steken.

Vraag:
Eén van de OR-leden binnen onze OR is zwanger en gaat binnenkort met zwangerschapsverlof. Graag willen we voor haar een tijdelijke vervanger zoeken die weer uit de OR stapt zodra het afwezige lid weer terug keert. Hoe kunnen we dat regelen?

Antwoord ATIM Paraat:
Je wordt als OR-lid gekozen in de OR tot aan de volgende reguliere verkiezingen. Je bent dus OR-lid tot aan het eind van de zittingsperiode waarvoor je gekozen bent. Of, tot het moment dat je zelf besluit om de OR of de organisatie te verlaten. Zoiets als een plaatsvervangend lid bestaat wel in de WOR (zie Art. 6 lid 1 van de WOR), maar dat moet je dan wel geregeld hebben in je reglement. Moet je je reglement daarvoor wijzigen, dan gaat dat pas in bij het begin van de volgende zittingsperiode. Ook moet bestuurder geen bezwaar maken tegen het werken met plaatsvervangers. En verder moeten plaatsvervangers tegelijk met de 'gewone' leden gekozen worden. Heb je het geregeld in je reglement, dan werk je dus als OR structureel met plaatsvervangers. En dat is eigenlijk alleen bedoeld voor die situatie, waarin sprake is van een structureel probleem (bijvoorbeeld, als te verwachten is dat een aantal OR-leden regelmatig afwezig zal zijn, omdat ze vanwege hun werk vaak in het buitenland moeten verblijven). Structureel werken met plaatsvervangers om een tijdelijk probleem als afwezigheid vanwege ziekte of zwangerschap op te lossen is dus eigenlijk niet de bedoeling. Maar.... ook als jullie wel zo zouden willen gaan werken: werken met plaatsvervangers kan op zijn vroegst pas ingaan bij de volgende zittingsperiode.

Ook tussentijdse verkiezingen houden voor de tijdelijke vacante plek lijkt geen optimale oplossing. Tussentijdse verkiezingen kun je nl. alleen houden als er tenminste één OR-zetel echt beschikbaar is. Het zwangere OR-lid moet daarvoor formeel uit de OR stappen. Maar, als de zetel dan wordt ingevuld door een andere werknemer, dan is die zetel van hem of haar geworden. Hij/zij is dus niet verplicht die zetel weer af te staan als het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid weer terugkomt. Natuurlijk kan het tussentijds aangetreden lid wel geheel vrijwillig zelf besluiten om terug treden. Het (inmiddels bevallen) (ex-)OR-lid heeft dan echter niet automatisch het recht om de opnieuw vrijgevallen zetel in te vullen. Formeel moeten er gewoon weer nieuwe tussentijdse verkiezingen voor de zetel plaatsvinden.

Er bestaat dus helaas niet zoiets een tijdelijk OR-lidmaatschap. Maar er zijn natuurlijk wel andere mogelijkheden om een extra werknemer tijdelijk te betrekken bij het OR-werk als je bijvoorbeeld vanwege de afwezigheid van een OR-lid even wat menskracht te kort komt. Dat kan door een werknemer uit te nodigen bij vergaderingen en hem mee te laten praten, door hem te vragen iets uit te zoeken voor de OR etc. etc. Formeel heeft zo'n werknemer dan geen stemrecht in het overleg (hij is immers formeel geen OR-lid), maar verder hoeft er geen beperking te zijn. Bovendien zijn er ook geen verkiezingen nodig, want de werknemer vult geen OR-zetel in. Je kunt dus gewoon iemand vragen. Wel verstandig is het om te regelen dat zo'n tijdelijk toegevoegde werknemer onder (de rechten en plichten van) de WOR valt. Denk bijvoorbeeld aan de geheimhouding, de rechtsbescherming en de faciliteiten. Je kunt dat regelen door het lid bijvoorbeeld toe te voegen aan een officieel ingestelde OR-commissie, maar ook bijvoorbeeld door er afspraken over te maken met de bestuurder. Ons advies is wel de afspraken goed vast te leggen.

Vraag Oondernemingsraad:
Eén van onze de leden in onze OR gaat binnenkort met pensioen en dus wordt zijn dienstverband geëindigd. Op de uitdienstredingsdatum komt hij echter weer direct als ‘nieuwe’ medewerker voor een periode van ca. 8 maanden in dienst. Bestaat er een dispensatieregeling dat hij namens zijn kiesgroep alsnog voor die periode in de OR kan blijven?

Antwoord ATIM Paraat:
Je mag, volgens jullie eigen reglement, in de OR als je langer dan een jaar werkzaam bent in de onderneming. De werkneemster waar het om gaat was vóór het moment van pensionering in de onderneming werkzaam, en na het tijdstip van pensionering daar nog steeds werkzaam. Weliswaar is er iets veranderd in de aard van het dienstverband, maar de Wet op de ondernemingsraden maakt daarin eigenlijk geen onderscheid. De wet heeft het alleen over: werkzaam zijn in de onderneming. Zo worden medewerkers met een jaarcontract door de WOR bijvoorbeeld volledig gelijk gesteld met medewerkers die een contract voor onbepaalde tijd hebben. Blijft de betreffende medewerker dus (ongeveer) hetzelfde werk doen, heeft ze nog steeds een contract met de onderneming en blijft ze in dezelfde kiesgroep dan kan ze volgens mij gewoon in de OR blijven. Er is dan helemaal geen dispensatieregeling nodig. Ons is geen jurisprudentie bekend, die 100% zekerheid geeft over jouw vraag, maar vanuit de WOR kunnen we geen enkele reden bedenken, waarom ze met haar OR-werk zou moeten stoppen.

Maar: als ze wel van kiesgroep wisselt ligt het anders. Je zit immers namens een kiesgroep in de OR. En stap je uit die kiesgroep dan moet je plaatsmaken voor een andere kandidaat uit die kiesgroep. Dat geldt overigens voor elk OR-lid. Iets als een dispensatieregeling daarvoor bestaat ook niet: wie zou die dispensatie dan moeten geven? Juist: de medewerkers uit de kiesgroep! Die worden immers in de OR vertegenwoordigd door de persoon in kwestie. Je zou die medewerkers dus allemaal persoonlijk om toestemming moeten vragen. En is het er één die het er net mee eens is dat kan het al niet meer. Het lijkt me al met al niet echt een realistische aanpak.

Maar, is dat dus niet het geval, dan kan het OR-lid gewoon doorgaan met het OR-werk.

In de WOR wordt er vanuit gegaan dat een OR-lid gekozen is en dus een bepaalde achterban vertegenwoordigt. Een ongewenst OR-lid kan daarom niet zomaar tussentijds (dus voor de zittingsperiode is afgelopen) uit de OR verwijderd worden. Alleen als het lid het overleg ernstig belemmert kan een OR-lid worden uitgesloten van OR-werkzaamheden, maar dat moet dan wel via de kantonrechter gaan. Omdat er in jullie geval volgens mij geen sprake is van een ernstige belemmering door het lid, verwacht ik dat de gang naar de rechter weinig kans heeft. Het is bovendien een nogal zwaar middel. Een andere reden waardoor een OR-lid tussentijds de OR moet verlaten is als hij weggaat uit de organisatie of, als er sprake is van kiesgroepen, de kiesgroep waar hij in zit (bijv. voor een andere baan), maar ook dat is geen middel wat jullie kunnen inzetten. De laatste manier waarop een OR-lid tussentijds de OR kan verlaten is als hij zelf uit de OR stapt. Gezien jullie eerdere ervaringen biedt die laatste weg waarschijnlijk ook geen oplossing, maar je zou het nog kunnen proberen: je zou met het OR-lid kunnen gaan praten en hem vriendelijk doch dwingend kunnen verzoeken om zijn zetel op te geven. Doet hij dat niet, dan zit er weinig anders op dan tot het einde van de zittingsperiode te wachten…

O ja, misschien nog wel een tip: als de aanwezigheid van nieuwe lid écht tot reputatieschade voor de OR leidt en er klachten komen vanuit de achterban zou ik de bal direct terugspelen. Het ongewenste lid kon immers in de OR komen omdat er niemand anders vanuit de achterban zich als tegenkandidaat heeft gemeld. Daarmee is de achterban minstens zo verantwoordelijk voor de aanwezigheid van het lid als de OR!

Een OR mag vrij communiceren met zijn achterban. Alleen over de informatie die de OR heeft gekregen onder geheimhouding mag niet worden gecommuniceerd. Een uitleg van de stappen die de OR heeft ondernomen, de criteria die de OR heeft gehanteerd en de eindconclusie die door de OR is getrokken kan daarom eigenlijk nooit onder de geheimhouding vallen. Dat is immers informatie vanuit de OR en niet vanuit de bestuurder. Daarbij komt dat informatie die al bekend is gemaakt aan de achterban door de bestuurder natuurlijk ook nooit onder de geheimhouding kan vallen. In de meeste gevallen zal de informatie in een adviesbrief van een OR dan ook niet onder de geheimhouding vallen, zeker niet als een reorganisatie eenmaal bekend is gemaakt onder de medewerkers.

Het is echter niet uitgesloten dat in een adviesbrief informatie te vinden is die (nog) wel onder de geheimhouding valt. Bijvoorbeeld geheime strategische informatie of geheime plannen voor de toekomst waarover nog geen definitief besluit is gevallen. Stellen dat alle informatie in een adviesbrief onder de geheimhouding valt is echter niet reëel. Ik zou de bestuurder dan ook specifiek vragen welke elementen in de brief onder de geheimhouding vallen en ook waarom. Over de rest kun je dan wel vrij communiceren.

Is er niets in de brief wat onder de geheimhouding valt dan zijn er goede redenen om de adviesbrief integraal bekend te maken aan jullie achterban. Via die brief kun je als OR immers demonstreren hoe je je werk hebt aangepakt en ik vind dat je die uitleg verschuldigd bent aan de mensen die je vertegenwoordigt. Ik denk bovendien dat, omdat jullie positief advies hebben uitgebracht, de inhoud van de adviesbrief de bestuurder kan steunen en het draagvlak voor de verandering kan vergroten. Risico van de adviesbrief bekendmaken is echter wel dat je als OR lastige vragen kunt gaan krijgen vanuit de achterban. Door de brief niet bekend te maken loop je dat risico natuurlijk niet, maar of dat opweegt tegen de nadelen? O ja, maak je als OR de adviesbrief bekend en krijg je als OR-lid een lastige vraag hou je dan bij het uitleggen van de overwegingen en conclusies van de OR en ga niet de plannen van de bestuurder verdedigen. Dat laatste is immers niet jullie taak maar die van het management. Verwijs een achterbanlid met een inhoudelijke vraag dan ook naar zijn leidinggevende of de bestuurder.

Tenslotte: verstandig om de communicatie vanuit de OR met de achterban even af te stemmen met de bestuurder. Dat betekent echter niet dat je als OR niet je eigen overwegingen kunt maken en kunt afwijken van wat de bestuurder wil. Mijn advies is echter om, als je afwijkt, dat dan wel tijdig aan te kondigen en ook je overwegingen daarbij bekend te maken zodat de bestuurder niet verrast wordt.

Uit rechtspraak rondom de OR valt op te maken dat de OR een grote autonomie heeft. De OR mag zelf bepalen hoe hij wil werken, hoe hij verkiezingen wil organiseren, hoe er besluiten genomen worden, welke trainer of adviseur wordt ingeschakeld etc. In het verlengde daarvan z=is het logisch dat een OR bijvoorbeeld ook zelf mag bepalen over welke onderwerpen hij wil praten en op welke wijze. In Art. 23 lid 2 staat bovendien vermeld dat onderwerpen op de OR agenda geplaats moeten worden als de OR of de bestuurder de bespreking daarvan wenselijk acht.

Kortom: wat een OR op de agenda plaats bepaalt hij zelf. De bestuurder kan vanzelfsprekend wel geheimhouding opleggen (Art. 20, lid 1) aan de OR om te communiceren met de achterban over wat er op de agenda komt. Maar dus niet over wat er besproken wordt.

De vraag was hoe de OR het beste zou kunnen regelen dat niet-OR-leden tijdelijk werkzaamheden kunnen verrichten voor de OR bijv. door deel te nemen in een werkgroep of door, ook na beëindiging van het OR-lidmaatschap, nog een tijd lang de OR te ondersteunen bij het beoordelen van pensioenvoorstellen. Bij goed regelen had de OR zelf in gedachten: hoe te waarborgen dat de niet-OR-leden ook onder de geheimhouding vallen? Ik had daar zelf ook nog in gedachten: gebruik kunnen maken van de OR-faciliteiten en niet kunnen worden benadeeld als gevolg van OR-werkzaamheden.

De eenvoudigste manier om het goed te regelen is: werken met commissies. In principe is een commissie ongeveer hetzelfde als een werkgroep, maar commissies worden expliciet benoemd in de WOR. Door officieel een commissie in te stellen gaan voor de leden van de commissie (ook de niet-OR-leden) automatische een aantal onderdelen uit de Wet op de ondernemingsraden gelden. Zie bijvoorbeeld Art. 20 over geheimhouding, Art. 17 over faciliteiten (voorzieningen) en Art. 21 over bescherming tegen benadeling. Een commissie stel je formeel in via een zogenaamd instellingsbesluit. Toelichting daarover (en voorbeeldteksten) kun je vinden in het voorbeeldreglement ondernemingsraden 2020 (ser.nl) vanaf blz. 101.

Enige nadeel van werken met commissies als middel om het goed te regelen voor niet-OR-leden is dat er wel eisen worden gesteld aan een commissie. Zo moet een vaste commissie van de OR (dat is een commissie zijn die zich bezig houdt met een specifiek onderwerp als pensioenen of ARBO) in meerderheid bestaan uit OR-leden. Dus als je bijvoorbeeld maar één niet-OR-lid wil inzetten moet je toch formeel een hele commissie optuigen. Toch zou dat ook in die situaties mijn voorkeur hebben, want het is helemaal niet erg als de OR-leden in de commissie als het werk overlaten aan het ene niet-OR-lid. Dat mag. En dan zou je eigenlijk apart afspraken moeten maken met de bestuurder over faciliteiten en geheimhouding (bijvoorbeeld in een Ondernemingsovereenkomst (zie Art. 32 lid 2 uit de WOR en/of het voorbeeldreglement vanaf blz. 131) en ook nog eens aparte afspraken over bijv. geheimhouding met het niet-OR-lid omdat die formeel niet gebonden is aan regels die voor OR-leden wel gelden.

Volledige vraag van de ondernemingsraad:
We nemen als OR deel aan een door de directie ingestelde werkgroep met het oog op een nieuwe pensioenregeling. We hebben als OR voor deze werkgroep ook een oud OR-lid gevraagd die veel verstand heeft van pensioenen. Kunnen wij het voormalig OR-lid inschakelen als (extern) deskundige zoals bedoeld in Art. 16 in de WOR?

Ons antwoord:
Bij de toepassing van Art. 16 kan het zowel om externe expertise als om interne expertise gaan. Denk bijvoorbeeld aan de ‘interne expert’ bedrijfsarts of ARBO-medewerker. Wat in het algemeen niet onder Art. 16 wordt verstaan is een medewerker die over meer kennis beschikt op een bepaald gebied vanwege eerder werk in de OR. Het is volgens ons echter ook niet verboden om zo iemand als expert in te zetten. Helemaal logisch lijkt het alleen niet en zou bovendien kunnen leiden tot discussies met de directie/HRM. Complicerend kan dan zijn of zo’n collega (ook) wel volgens directie en HRM wordt gezien als expert of meer als een (voormalig) OR-lid met extra kennis.

Wordt de collega ook door de directie en HRM als expert beschouwd dan zou Art. 16 verdedigbaar kunnen zijn. Is het echter iemand die zeer waarschijnlijk door directie en HRM meer gezien wordt als een (voormalig) OR-lid met extra kennis, dan is het logischer Art. 15 (en dan met name lid 2) te gebruiken. Dit is wel omslachtiger, omdat je:
- via een instellingsbesluit als OR een commissie in moet stellen met daarin (alleen) de OR-leden uit de “werkgroep”
- aan die commissie het (voormalig) OR-lid met extra kennis moet toevoegen als ‘andere in de onderneming werkzame persoon’
- en dan die OR-commissie met al zijn leden te laten deelnemen aan de “werkgroep”.
Maar, het is dan wel zuiverder: de collega neemt dan deel namens de OR en niet als (door alle deelnemers erkende) expert.

Allereerst schetsen we even de ideale situatie: volgens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is de OR de vertegenwoordiging van alle medewerkers binnen de onderneming en dus ook van de leden van het management (overigens: niet van de bestuurder, die wordt uitgezonderd in de WOR!). Om de vertegenwoordigende rol goed te vervullen helpt het als de OR een afspiegeling vormt van de medewerkers in de organisatie. Vanuit dat perspectief is het helemaal niet gek als er ook leidinggevenden in een OR zitten. Daarbij komt dat een goede OR zorgt voor goede informatie vanuit de hele achterban en dus ook zorgt dat er informatie beschikbaar is vanuit het management. En dat is eenvoudiger als er een leidinggevende in de OR zit. En tenslotte: is een lid gekozen is (of het nu een leidinggevende is of niet) dan is dat een teken dat er voldoende medewerkers waren die de kandidatuur van die persoon zagen zitten. Dus heeft dat lid zijn de plaats in de OR terecht gekregen, ongeacht wat hij verder voor carrière-stappen maakt.

In de praktijk zien we vaak een ondervertegenwoordiging van leidinggevenden in OR-en. Overigens zijn ook medewerkers vanuit Personeelszaken en/of andere stafafdelingen van ondervertegenwoordigd. Hoe dat komt? Hier kunnen verschillende redenen voor zijn. Het hebben van verschillende ‘petten’ (leidinggevende, OR-lid én medewerker) is soms lastig: het is niet eenvoudig om objectief te zijn over beleid of plannen waaraan je zelf hebt meegewerkt of waar je zelf door geraakt wordt. In die situatie kan elk OR-lid natuurlijk komen, maar leidinggevenden of stafmedewerkers zal het vaker overkomen en dan is het eenvoudiger om die problemen niet op te zoeken en uit de OR te stappen . Er komt daarnaast nog bij dat ook de andere OR-leden last kunnen hebben van de ‘petten’. Er wordt toch anders aangekeken tegen de informatie die van een persoonlijk betrokken lid afkomstig is: is die info nog wel te vertrouwen nu er voor hem/haar ook een persoonlijk belang aan zit. Andere redenen kunnen zijn: de (gemiddeld) grotere werkdruk van leidinggevende en het gegeven dat OR-leden soms in de OR zitten om zich persoonlijk te ontwikkelen en dat daarvoor het OR-werk niet meer nodig is als ze eenmaal op een leidinggevende plek zijn terecht gekomen. Dan kunnen ze die ontwikkeling immers daar vinden.

Toch kunnen leidinggevenden op veel plekken uitstekend functioneren als OR-lid en de OR zelfs een betere OR kunnen maken. Dat komt dan, omdat leidinggevenden zijn vaak al meer gewend om te kijken naar het organisatiebelang en er daardoor voor kunnen zorgen dat de OR al breder heeft gekeken alvorens hij het overleg met de bestuurder aangaat. Ook zijn leidinggevenden vaker gewend om een overleg voor te zitten en die ervaring kan een OR goed vooruit helpen. Het vinden van een goede voorzitter voor veel OR-en niet altijd eenvoudig. En tenslotte, zoals hierboven al aangegeven, beschikken leidinggevende vaak over andere informatie dan ‘gewone’ werknemers. En die informatie kan de besluitvorming in de OR beter maken. Maar…. dat kan wel alleen als de leidinggevende in kwestie zijn ‘petten’ goed weet te scheiden en als de overige OR-leden voldoende vertrouwen hebben in het betreffende OR-lid.

In Art. 1 lid van de WOR is te vinden dat tot de in de onderneming werkzame personen ook 'degenen die in de onderneming daarin werkzaam zijn gedurende tenminste 15 maanden krachtens een uitzonderovereenkomst'.

Formeel vertegenwoordigt de OR van jullie 'onderneming' dus sowieso al de uitzendkrachten die daar al langer werkzaam zijn dan 15 maanden. Ze moeten dan wel 'in het kader van de werkzaamheden van de onderneming werkzaam zijn'. Uitzendkrachten die de tuin bijhouden, uitzendkrachten die worden ingezet voor verbouwing of uitzendkrachten in de catering tellen dus in principe niet mee, tenzij jullie organisatie een eigen tuinonderhoudsafdeling, verbouw-afdeling of eigen bedrijfsrestaurant heeft. Kortom: vanuit de WOR wordt de OR geacht uitzendkrachten te vertegenwoordigen die langere tijd in jullie organisatie werkzaam zijn. De OR zou met die groep dus eigenlijk moeten omgaan zoals met alle (overige) in de onderneming werkzame personen. De OR kan dus voor die groep hetzelfde betekenen als voor de andere medewerkers.

Strikt gesproken vormt de OR van de uitzendorganisatie óók de vertegenwoordiging van de uitzendmedewerkers. Maar dat is dan primair ten aanzien van hun relatie met de uitzendorganisatie, dus als het gaat om bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden of personele regelingen die er zijn vanuit de uitzendorganisatie.

Helaas is de OR formeel niet de vertegenwoordiging van de uitzendkrachten die korter werkzaam zijn dan 15 maanden. Maar, de OR kan (vanuit de WOR) toch wel wat betekenen voor die groep. In Art. 2 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat 'een ondernemingsraad moet worden ingesteld in het belang van de onderneming in al zijn doelstellingen'. Als er niet goed wordt omgegaan met de onrust en onvrede onder de uitzendkrachten dan kan dat een probleem gaan vormen voor de onderneming. Het is dus 'in het belang van de onderneming' dat hier iets aan gedaan wordt en om die reden dan ook niet onlogisch dat de OR hierin een rol neemt. Misschien dan niet als vertegenwoordiging van de uitzendkrachten, maar als vertegenwoordiging van alle andere medewerkers die last kunnen gaan krijgen van die onrust en onvrede.

Wil je gebruik maken van geoormerkte zetels, dan moet dat inderdaad in je reglement staan.

Denk er wel aan, dat er in jullie reglement ook spelregels staan, hoe om te gaan met het wijzigen van jullie eigen reglement. Meestal is daarin iets opgenomen over dat de meerderheid of tweederde van de or het ermee eens moet zijn. Ook zal de ondernemer nog in de gelegenheid moeten worden gesteld om zijn standpunt t.a.v. de wijziging kenbaar te maken voordat je deze definitief maakt.

Toelichting:
Veel ondernemingsraden hebben het voorbeeldreglement van de SER gebruikt. Daarin is de volgende slotbepaling opgenomen:

1. Dit reglement kan worden gewijzigd en aangevuld bij besluit van de ondernemingsraad.
2. Voorafgaand aan de vaststelling van de wijziging of aanvulling, stelt de ondernemingsraad de ondernemer in de gelegenheid daarover zijn standpunt kenbaar te maken.
3. In de vergadering waarin wordt besloten het reglement te wijzigen of aan te vullen, dient ten minste tweederde van het aantal leden van de ondernemingsraad, als bedoeld in artikel 2, lid 1 van het reglement, aanwezig te zijn.
4. Een dergelijk besluit behoeft een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen. Voor de bepaling of aan dit voorschrift is voldaan, tellen blanco stemmen niet mee.
5. De ondernemingsraad maakt de wijziging of aanvulling bekend aan de in de onderneming werkzame personen en verstrekt een afschrift daarvan aan de ondernemer.

Check dus even jullie eigen regelement wat er over het wijzigen van het reglement is opgenomen.

Nu horen wij ondernemingsraden regelmatig zeggen dat zij het or-reglement niet tussentijds mogen aanpassen. Dat is maar deels waar:
Je kan het reglement aanpassen, maar niet alle in het reglement aan te brengen wijzigingen kunnen direct worden geëffectueerd. Zo kan de zittende or de lopende zittingsperiode niet wijzigen en het aantal or-zetels gedurende de zittingsperiode niet aanpassen. Dat is om ervoor te zorgen dat het een democratisch gekozen orgaan blijft waarbij medewerkers invloed hebben op wie hen vertegenwoordigd en het geen self fullfilling groep mensen wordt die vooral graag op die plek blijven zitten om welke (goede) reden dan ook.

Andere wijzigingen die bevorderend werken t.a.v. de medezeggenschap kunnen wel doorgevoerd worden, mits dus aan bovengenoemde voorwaarden is voldaan.

Met betrekking tot de geoormerkte zetel, geeft het voorbeeld reglement van de SER ook richting.

“Integrale verkiezingen met geoormerkte zetels.

Als de or wenst te sturen op evenredige vertegenwoordiging, maar niet de nadelen van het kiesgroepenstelsel wil (risico onvervulde kiesgroepzetels) dan kan hij kiezen voor het werken met geoormerkte zetels. De or bestemt een aantal zetels voor bepaalde groepen medewerkers, onderdelen of vestigingen van de onderneming. Zijn er geen kandidaten beschikbaar voor de geoormerkte zetels, dan kunnen die zetels worden bezet door andere kandidaten.

De or bepaalt in zijn or-reglement welke groepen medewerkers, bedrijfsonderdelen of vestigingen een of meer geoormerkte zetels in de or krijgen.

Alternatief voor artikel 2 lid 1 in het geval van geoormerkte zetels

De ondernemingsraad bestaat uit .......... leden.

Van het totale aantal zetels in de ondernemingsraad zijn er ........ geoormerkt, te weten:

…....... voor een vertegenwoordiger van Y (groep, onderdeel of vestiging)

…....... voor een vertegenwoordiger van Z (groep, onderdeel of vestiging).”

Zie hiervoor ook: Voorbeeldreglement SER

Vraag van een OR
Vanwege een vacature in onze OR gaan we binnenkort tussentijdse verkiezingen organiseren. In ons reglement staat nog steeds dat kandidaten tenminste 12 maanden in dienst moeten zijn, terwijl dat inmiddels is gewijzigd in de WOR naar tenminste 3 maanden. Mogen we kandidaten die tussen de 3 en 13 maanden in dienst zijn nu accepteren als kandidaat of moeten we hun aanmelding weigeren?

Antwoord ATIM Paraat
Jullie vraag zou je kunnen opdelen in twee afzonderlijke vragen. De eerste is of jullie reglement leidend is of dat de (wijziging in de) WOR boven het reglement gaat? Het antwoord op die vraag is eenvoudig: de wet is belangrijker dan het reglement. Je mag in je eigen reglement niet iemand uitsluiten als OR-kandidaat die daar volgens de WOR wel aanspraak op zou kunnen maken. Een voorbeeld: als een OR in zijn reglement zou opnemen, dat alleen vrouwen zich kandidaat mogen stellen voor de OR, dan begrijpt iedereen dat dat nooit kan en ook niet geldend is.

De tweede vraag die hier ook nog gesteld zou kunnen worden is: zou de wijziging niet pas in moeten gaan bij de volgende algemene verkiezingen van de OR? Die vraag zou dan voortkomen uit het vooroordeel wat bij veel OR-leden leeft dat een tussentijdse wijziging van het reglement altijd pas ingaat bij de volgende algemene verkiezingen. Dat vooroordeel is niet terecht: tussentijdse reglementswijzigingen kunnen wel degelijk direct ingaan. Daarbij is het ijkpunt of door de wijziging geen rechten die betrokken bij het begin van de zittingsperiode hadden niet worden aangetast. Zo mag bijvoorbeeld een tussentijdse wijziging van het aantal zittingsperiode dat iemand in de OR mag zitten pas ingaan bij de volgende verkiezingen. Kiezers hebben immers hun keuze gemaakt op basis van de kennis dat iemand maximaal een bepaald aantal periodes in de OR zou kunnen zitten. Maar een wijziging die een verduidelijking is of iets zegt over de interne werkwijze van de OR kan meestal wel gewoon direct ingaan.

De vraag wordt dan dus: worden met het toelaten van medewerkers die tussen de drie en twaalf maanden in dienst zijn rechten aangetast van betrokkenen die ze bij het begin van de zittingsperiode hadden? Wij kunnen geen recht bedenken wat kan worden aangetast. Volgens ons moeten medewerkers, die tussen de drie en twaalf maanden in dienst zijn, gewoon worden toegelaten als kandidaat bij jullie tussentijdse verkiezingen. En dat ondanks dat het reglement niet is aangepast en ondanks dat het gaat om tussentijdse verkiezingen.

Maar…… heel zeker weten doe je het pas als een rechter zich over deze vraag heeft gebogen. En dat is nog niet het geval. Een goede werkwijze in dit geval zou zijn, voor alle zekerheid hierover iets toe te voegen bij jullie oproep doen aan kandidaten. Dus, vermeld expliciet dat jullie, vanwege de recente wijziging van de WOR, anders dan eerder het geval was, ook kandidaten oproepen die tussen de drie en twaalf maanden in dienst zijn. Mocht er dan iemand opstaan die bezwaar heeft tegen deze omgang met de wetwijziging dan zou je daarna kunnen overwegen om het bij een rechter te toetsen. De kans is echter heel groot dat niemand zich meldt. Je kunt dan, mocht het later toch nog tot discussies leiden, in ieder geval stellen dat er op het moment van de tussentijdse verkiezingen niemand van de betrokkenen het als een probleem heeft ervaren en dat je het als OR daarmee ‘in de geest van de WOR’ hebt aangepakt.

Het uitgangspunt in de WOR is: je wordt gekozen als OR-lid en krijgt daarmee een zetel in de OR. Word je ziek, of kun je om een andere reden tijdelijk niet als OR-lid optreden, dan blijft jouw zetel leeg. Immers, het is jouw zetel. De WOR kent geen voorschrift hoe te handelen bij tijdelijke afwezigheid.

In een OR-reglement kun je veel praktische zaken regelen, maar uitgangspunten uit de WOR moeten daarbij wel in het oog worden gehouden.
Belangrijk: als de verandering effect heeft (of had kunnen hebben) op het kiesgedrag van medewerkers en daarmee op de wijze waarop kandidaten een zetel kunnen bezetten, gaat de verandering pas in na de volgende verkiezingen.

Eén optie zou kunnen zijn, voor elke OR-lid een plaatsvervanger aan te wijzen. Wel levert het een aantal problemen op, want wat doe je nu als er een vacature in de OR komt omdat een ander lid de OR verlaat? Krijgt de persoon verderop op de kieslijst dan die vacatureplek? Of krijgt de persoon die nu tijdelijk de plek van een ziek OR-lid invult dan de definitieve plek en krijgt de volgende op de kieslijst de tijdelijke ziektevervangingsplek? Daar moet je nog wel even goed over nadenken als je zelf een tekst gaat bedenken.
En, regel je het op deze manier, dan had dat mogelijk het kiesgedrag bij de laatste verkiezingen kunnen veranderen. En dus mag je deze regel pas laten ingaan na de volgende verkiezingen.

Wat is eenvoudiger te regelen?
Ons advies is het reglement niet aan te passen, maar de tijdelijke ziektevervanging op een andere manier te regelen. Laat de ziektevervanger niet als formeel OR-lid deelnemen, maar als meepratende medewerker, als niet-lid. Strikt gesproken mag zo’n niet-lid dan zijn stem niet uitbrengen als het op een stemming aankomt, maar verder kan hij of zij overal over meepraten en klussen verrichten als de rest van de OR-leden daar geen bezwaar tegen hebben. En, omdat OR-en meestal niet via formeel stemmen tot keuzes komen, gaat het formeel niet kunnen stemmen van het niet-lid waarschijnlijk geen probleem opleveren in de praktijk. Wel is het goed om duidelijke afspraken met de bestuurder te maken over tijdsbesteding, de rechtsbescherming en andere rechten en plichten van het aangesloten niet-lid, want dat lid heeft nu formeel geen recht op OR-faciliteiten. Een niet-lid valt formeel immers niet onder de wettelijke regels rondom het OR-werk. Zijn er afspraken te maken met de bestuurder, leg die dan ook vast (kan eenvoudig in een mail aan de bestuurder), zodat de afspraken ook geborgd zijn. Verder zou ik ook de ‘achterban’ even informeren over de status van het niet-lid. Strikt gesproken is dat niet nodig, omdat een OR iedereen mag uitnodigen om aan te sluiten, maar je wilt als OR voorkomen dat andere medewerkers zich verontwaardigd bij jullie melden met de mededeling dat zij ook wel hadden willen aansluiten.

Bij een overname zijn er grofweg drie mogelijkheden te onderscheiden. De eerste is dat er een nieuwe ‘onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden’ ontstaat. Er is immers een nieuw ‘organisatorisch verband’ (zie Art. 1 uit de Wet op de ondernemingsraden) ontstaan (de ‘oude’ twee ondernemingen zijn samen één nieuwe geworden). En als er een nieuwe onderneming ontstaat is (of zijn) de oude ondernemingsra(a)d(en) onmiddellijk eigenlijk niet meer in functie. Dat waren immers de ondernemingsraden die gekozen waren voor de oude ondernemingen en die oude ondernemingen bestaan niet meer. Daar kun je (helaas?) niks voor regelen in je reglement. Dat reglement is immers ook het reglement van de ‘oude’ ondernemingsraad. Die van de ‘oude’ onderneming die dus niet meer bestaat. De praktijk werkt het gelukkig iets anders, want juist rondom zo’n overnameproces wil je wel ‘continuïteit van medewerkersvertegenwoordiging’ waarborgen. Wat dus de gangbare (en ook juridisch verdedigbare) manier van werken is dat de oude ondernemingsraad of -raden wel hun werk rondom de overname nog afronden, maar wel zo snel mogelijk na het overnamemoment aan het werk gaan om nieuwe ondernemingsraadverkiezingen te organiseren. Mét een nieuw reglement.

De tweede mogelijkheid is dat de twee ondernemingen na een overname min of meer zelfstandig blijven doorbestaan (en dus eigenlijk nog steeds) afzonderlijke ‘onderneming in de zin van de Wet op de ondernemingsraden’ blijven. Daarmee kunnen die ondernemingen gewoon hun OR blijven houden. Vaak komt er dan boven de twee ondernemingen wel een holding. Voor zo’n holding zou dan in de meeste gevallen wel nog een centrale ondernemingsraden ingesteld moeten worden (bestaande uit leden die uit de onderliggende ondernemingsraden gekozen zijn). Ook hier kun je niets voor regelen in je reglement. De oude reglementen blijven in principe wel gewoon bestaan, omdat ook de ondernemingen en dus de ondernemingsraden blijven bestaan.

De derde mogelijkheid is dat het om een hele kleine overname gaat waardoor verdedigbaar is dat de onderneming vóór en na de overname eigenlijk nog min of meer dezelfde onderneming is. Immers: als jullie onderneming nu 3 werknemers aan zou nemen is het daarmee nog steeds dezelfde onderneming, dus min of meer hetzelfde is meestal ook verdedigbaar als er een bedrijfje van drie werknemers wordt overgenomen. In zo’n geval kan de ‘oude’ ondernemingsraad gewoon aanblijven. Maar ook hier geldt dat dat niet komt omdat je wat hebt geregeld, maar gewoon omdat de ondernming nog steeds dezelfde is.

Uitgangspunt is, dat het reglement van de OR hierbij leidend is. Daar moet je je als OR aan houden.

Echter, op 1 januari 2022 is er een wijziging geweest in de Wet op de ondernemingsraden. Eén van de punten die gewijzigd is, is dat iemand al na een 3 maanden in dienst te zijn al kandidaat voor de OR mag zijn (Art. 6 lid 3). In jullie reglement staat nog de oude termijn. In principe mag je in een reglement zaken anders regelen dan in de wet, maar je mag niet ten nadele afwijken, ofwel: je mag geen medewerkers uitsluiten die volgens de wet wel OR-rechten hebben. Kortom: als kandidaten korter dan een jaar, maar wel langer dan 3 maanden in dienst zijn, zijn ze gewoon verkiesbaar.

Nee, hier is de wet en het reglement vaak duidelijk over. Maar….hier wordt in de praktijk vaak de hand mee gelicht. Als alle medewerkers, de bestuurders en de vakbonden er mee instemmen dan is de kans dat iemand naar de kantonrechter stapt wel heel gering.

De meeste besluiten worden volgens de meest voorkomende reglementen genomen met gewone meerderheid.

Een voorbeeld: Stel, jullie hebben een OR met 11 leden. Voor het nemen van een besluit zijn dan dus minimaal 6 stemmen nodig.

Maar, bij een ondernemingsraad met 11 zetels, kun je bijvoorbeeld ook 4 zetels vacant hebben. Er zijn dan dus 7 leden. Daarvan zijn er bijvoorbeeld 4 aanwezig in de vergadering. Dus, er kan rechtsgeldig een vergadering plaatsvinden, want meer dan de helft van het aantal leden is aanwezig. Met 3 stemmen (is meerderheid van 4) kan dan dus een besluit genomen worden.

Kortom: ga bij een vergadering:

• eerst na of deze rechtsgeldig kan plaatsvinden = meerderheid aantal leden moet aanwezig zijn;
• daarna bepaal je aan de hand van het aantal aanwezige leden welke meerderheid nodig is om te stemmen.

Vraag Oondernemingsraad:
Eén van onze de leden in onze OR gaat binnenkort met pensioen en dus wordt zijn dienstverband geëindigd. Op de uitdienstredingsdatum komt hij echter weer direct als ‘nieuwe’ medewerker voor een periode van ca. 8 maanden in dienst. Bestaat er een dispensatieregeling dat hij namens zijn kiesgroep alsnog voor die periode in de OR kan blijven?

Antwoord ATIM Paraat:
Je mag, volgens jullie eigen reglement, in de OR als je langer dan een jaar werkzaam bent in de onderneming. De werkneemster waar het om gaat was vóór het moment van pensionering in de onderneming werkzaam, en na het tijdstip van pensionering daar nog steeds werkzaam. Weliswaar is er iets veranderd in de aard van het dienstverband, maar de Wet op de ondernemingsraden maakt daarin eigenlijk geen onderscheid. De wet heeft het alleen over: werkzaam zijn in de onderneming. Zo worden medewerkers met een jaarcontract door de WOR bijvoorbeeld volledig gelijk gesteld met medewerkers die een contract voor onbepaalde tijd hebben. Blijft de betreffende medewerker dus (ongeveer) hetzelfde werk doen, heeft ze nog steeds een contract met de onderneming en blijft ze in dezelfde kiesgroep dan kan ze volgens mij gewoon in de OR blijven. Er is dan helemaal geen dispensatieregeling nodig. Ons is geen jurisprudentie bekend, die 100% zekerheid geeft over jouw vraag, maar vanuit de WOR kunnen we geen enkele reden bedenken, waarom ze met haar OR-werk zou moeten stoppen.

Maar: als ze wel van kiesgroep wisselt ligt het anders. Je zit immers namens een kiesgroep in de OR. En stap je uit die kiesgroep dan moet je plaatsmaken voor een andere kandidaat uit die kiesgroep. Dat geldt overigens voor elk OR-lid. Iets als een dispensatieregeling daarvoor bestaat ook niet: wie zou die dispensatie dan moeten geven? Juist: de medewerkers uit de kiesgroep! Die worden immers in de OR vertegenwoordigd door de persoon in kwestie. Je zou die medewerkers dus allemaal persoonlijk om toestemming moeten vragen. En is het er één die het er net mee eens is dat kan het al niet meer. Het lijkt me al met al niet echt een realistische aanpak.

Maar, is dat dus niet het geval, dan kan het OR-lid gewoon doorgaan met het OR-werk.

De WOR is eigenlijk heel onduidelijk op allerlei gebieden en zo ook op dit punt. De term ‘zonder last of ruggespraak’, waar vaak over gesproken wordt, staat nergens in de WOR. Het komt er dan dus uiteindelijk op neer wat de (C)OR-leden hier met elkaar over afspreken. De enige ‘hint’ die er in de WOR te vinden is dat een OR (elke OR, dus ook GOR’s en COR’s) wordt ingesteld ‘in het belang van de onderneming in al zijn doelstellingen’. Ook een COR is dus ingesteld ‘in het belang van de ‘onderneming’. Niet onlogisch is dat van de leden van zo’n COR wordt verwacht dat ze zich bezig houden met het belang van (de medewerkers) in die hele onderneming en niet allemaal afzonderlijk voor een (verschillend) deel van die medewerkers. Maar, verboden is het ook niet om alleen voor je eigen afdeling (of je eigen OR) op te komen. Er valt dus ook te verdedigen dat (C)OR vindt dat die (C)OR het beste het belang van de onderneming kan dienen door alle leden te laten opkomen voor hun eigen achterban. Dat zien we ook vaak genoeg gebeuren: OR-leden in een gewone OR die primair opkomen voor de belangen van de vakbond waardoor ze zijn afgevaardigd, of OR-leden die primair opkomen voor de kiesgroep waar ze uit gekozen zijn.

In aanvulling: dit strookt niet met de visie van Atim. Wij vinden dat OR-leden zich met z’n allen zouden moeten inzetten voor de onderneming als geheel waarvoor die OR is ingesteld. Maar het woord ‘vinden’ zegt in die zin al genoeg: dat is ook ‘maar’ een mening. Je kunt daar ook een andere visie op hebben.

In aanvulling: dit strookt niet met de visie van Atim. Wij vinden dat OR-leden zich met z’n allen zouden moeten inzetten voor de onderneming als geheel waarvoor die OR is ingesteld. Maar het woord ‘vinden’ zegt in die zin al genoeg: dat is ook ‘maar’ een mening. Je kunt daar ook een andere visie op hebben.

Allereerst even de platte, wettelijke benadering (de relevante artikelen in de WOR) van dit vraagstuk. De delen die met name van belang zijn, zijn hieronder onderstreept.

Artikel 17

1. De ondernemingsraad en de commissies van die raad vergaderen zoveel mogelijk tijdens de normale arbeidstijd.
2. De leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad behouden voor de tijd gedurende welke zij ten gevolge van het bijwonen van een vergadering van de ondernemingsraad of van een commissie van die raad niet de bedongen arbeid hebben verricht, hun aanspraak op loon dan wel bezoldiging.

Artikel 18

1. De ondernemer is verplicht de leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad, gedurende een door de ondernemer en de ondernemingsraad gezamenlijk vast te stellen aantal uren per jaar, in werktijd en met behoud van loon dan wel bezoldiging de gelegenheid te bieden voor onderling beraad en overleg met andere personen over aangelegenheden waarbij zij in de uitoefening van hun taak zijn betrokken, alsmede voor kennisneming van de arbeidsomstandigheden in de onderneming.
2. De ondernemer en de ondernemingsraad stellen het aantal uren, bedoeld in het eerste lid, en het aantal dagen, bedoeld in het tweede lid, vast op een zodanig aantal als de betrokken leden van de ondernemingsraad en van de commissies van die raad voor de vervulling van hun taak redelijkerwijze nodig hebben. Daarbij wordt in acht genomen dat het aantal uren niet lager vastgesteld kan worden dan zestig per jaar en het aantal dagen:…..

Samengevat staat er dus:

• je moet jaarlijks van de bestuurder de tijd krijgen die je als lid van de ondernemingsraad redelijkerwijs nodig hebt;
• de bestuurder moet daarover met jullie afspraken maken
• werk dat je voor de ondernemingsraad doet moet zo veel mogelijk onder werktijd gebeuren
• alle tijd die je aan het ondernemingsraad werk besteed is betaalde tijd
• én de tijd voor onderling overleg en overleg met andere personen nodig hebt mag niet minder dan 60 uur per jaar zijn.

Met dit in ogenschouw gaat de wet jullie niet of maar beperkt helpen bij de discussie die er nu is. Het minimumaantal-uren daar voldoen jullie aan en op basis van Art. 17 lid 2 is er geen basis om al het overleg tijdens kantoortijden te laten plaatsvinden. Nergens in de wet staat dat je als ondernemingsraad het recht hebt om als ondernemingsraad zelf te bepalen wanneer je wilt vergaderen of dat je het recht hebt om op een vaste tijd te vergaderen of dat de uren die je per jaar ter beschikking hebt gelijk over alle weken mag verdelen. Het enige waar je op terug kunt vallen is de nogal vage term ‘in redelijkheid nodig’. Kern van die term is dat je er als OR en bestuurder met elkaar ‘in overleg’ dient uit te komen (en je, als dat echt niet lukt, de redelijkheid eventueel kunt laten toetsen door een externe partij (bijv. de bedrijfscommissie of de rechter)).

Een rechter of bedrijfscommissie zal, om de redelijkheid te beoordelen, de verschillende argumenten tegen elkaar gaan afwegen. Daarbij verwacht ik zelf dat die rechter zal stellen dat….

• ….de bestuurder gelijk geeft dat het goed is dat een ondernemingsraad af en toe zijn werkwijze kritisch evalueert en kijkt of er bijstelling nodig is van bijv. overlegmomenten of de lengte van het overleg
• ….de bestuurder gelijk geeft dat het goed is als een ondernemingsraad flexibel met zijn tijd om gaat (dus minder tijd aan het ondernemingsraadwerk te besteden als er weinig te bespreken is en meer tijd te besteden als er meer te doen is; ofwel anders gezegd: dat de ondernemingsraad af en toe ook eens een op een vast moment geplande vergadering afzegt als er niet veel te bespreken is)
• …de bestuurder gelijk geeft dat het goed is als de ondernemingsraad, als het werk dat vraagt of het anders niet handig is, af en toe ook bereid is om buiten kantoortijden te overleggen
• …de ondernemingsraad gelijk geeft dat de leden op een moment willen vergaderen dat iedereen er bij kan zijn
• …de ondernemingsraad gelijk geeft dat zo veel mogelijk werken met vooraf geplande momenten voor overleg omdat ad-hoc inplannen van vergaderingen veel onrust veroorzaakt in een zorginstelling waarin ook afspraken met patiënten gemaakt worden (en daardoor aanwezigheid van alle ondernemingsraadleden lastiger is)
• …de ondernemingsraad gelijk geeft dat structureel verplaatsen van het overleg naar bijvoorbeeld de avonduren niet in lijn is met Art. 17 lid 2.

Wanneer je aan ons vraagt, hoe de rechter hier waarschijnlijk naar zal gaan kijken, is onze anlyse dat een rechter waarschijnlijk:

• van oordeel zal zijn dat jullie als OR sterke argumenten hebben waarom regelmatig inplannen van een overleg op een maandagmorgen ‘redelijk’ is.
• dat vasthouden aan elke week de bijvoorbeeld maandagochtend gebruiken voor het ondernemingsraadwerk door een rechter als minder ‘redelijk’ zal worden beoordeeld, tenzij jullie kunnen aantonen dat de agenda van dat overleg echt elke week van het jaar helemaal vol zit en dan ook altijd bijna alle leden van de ondernemingsraad aanwezig zijn. Is dat niet het geval en/of kan de bestuurder hard maken dat een wekelijks overleg op de maandagochtend veel problemen oplevert voor de bedrijfsvoering, dan denk ik dat de rechter jullie zal opdragen om meer flexibiliteit te tonen en met je bestuurder op zoek te gaan naar tussenoplossingen.

Zo’n tussenoplossing zou bijvoorbeeld kunnen zijn: vast elke twee weken op maandagochtend reserveren voor het ondernemingsraadwerk met daarnaast (door de bestuurder geboden en gegarandeerde ruimte) om ook tussentijdse vergaderingen in te plannen als er bijvoorbeeld veel speelt. Maar misschien zijn er nog andere of betere oplossingen te bedenken in overleg.

Het idee achter het BOB-model is dat het verstandig is, om pas een oordeel te vormen, nadat je alle beschikbare informatie op een rij hebt gezet. Dat leidt in het algemeen tot het meest afgewogen oordeel. Binnen de OR komt daar nog bij dat het verstandig is om er voor te zorgen dat alle OR-leden over dezelfde informatie beschikken. Anders ‘oordeelt’ iedereen immers vanuit andere uitgangspunten. Het is dan niet onlogisch dat de oordelen van de individuele OR-leden gaan verschillen en er misverstanden ontstaan waarom mensen anders oordelen.

Het is zeker mogelijk om in een eigen OR-overleg alle beschikbare informatie op een rij te krijgen (beeldvorming) en vervolgens ook tot een oordeel te komen. Maar, meestal beschikt de bestuurder over meer informatie dan de OR en is het dus functioneel om ook tenminste een deel van de beeldvorming en de oordeelsvorming in het overleg met de bestuurder te doen.

Wij zijn voorstander van de volgende werkwijze

1. Zet eerst als OR in een intern overleg alle binnen de OR beschikbare informatie op een rij (beeldvorming: doe dit liefst zo neutraal mogelijk). Zet ook op een rij wat je niet weet (in de vorm van neutrale vragen).
2. Bespreek daarna met de bestuurder in een Overlegvergadering de informatie die jullie op een rij hebben gezet, check bij de bestuurder of de verzamelde informatie is, vraag of de bestuurder nog aanvullende informatie heeft en stel ook de (neutrale) vragen.
3. Ga pas daarna (in een eigen OR-overleg) over naar de volgende fase in het BOB-model: de oordeelsvorming. Zet ook nu weer met elkaar de ‘oordelen’ op een rij, maar zorg dat ze nog niet ‘in beton gegoten zijn’: voorlopige oordelen.
4. Bespreek daarna met de bestuurder in een Overlegvergadering de voorlopige ‘oordelen’ die jullie op een rij hebben gezet en geef de bestuurder de kans om er op te reageren.
5. Bespreek daarna na in een eigen OR-vergadering of de reactie van de bestuurder nog tot bijstelling van de voorlopige oordelen leidt.