OR-verkiezingen

Helpdesk Atim Paraat geeft antwoord

Eens in de paar jaar vinden ook bij jullie OR verkiezingen plaats. Daarnaast ontstaan er ook wel eens vrije zetels door het vertrek van een OR-lid. Ook dan zouden verkiezingen aan de orde kunnen zijn. Vragen rondom dit thema die bij ons binnenkomen, vind je hieronder. En, uiteraard ook onze antwoorden. Heb je nog vragen? Neem vrijblijvend contact op!

Alle vragen

In Art. 1 lid 2 van de WOR staat vermeld wie tot de ‘in de onderneming werkzame personen’ moeten worden verstaan. Dat zijn alle personen die in de onderneming werkzaam zijn en die een arbeidscontract hebben. De bestuurder(s) vallen hier niet onder.
In de definitie in Art. 2 wordt geen onderscheid gemaakt tussen medewerkers met een part-time zijn of full-time contract. Ook medewerkers met een 0-urencontract vallen er onder mits ze maar ooit opgeroepen worden (anders zijn ze immers niet ‘werkzaam in de onderneming’). Vacatures of onvervulde formatieplaatsen tellen niet. Ook FTE is geen ijkpunt, alleen het aantal personen.

In Art. 6 wordt vermeld uit hoeveel leden een OR zou moeten bestaan. In dat artikel staat alleen niet helder vermeld wat precies het ijkmoment is waarop je het aantal personen in de onderneming precies vast zou moeten stellen.
In de jurisprudentie wordt gesproken van: het aantal personen wat ‘in de regel’ werkzaam is in de onderneming. Dat houdt in dat, wanneer het aantal personen bijvoorbeeld toevallig kortstondig net voor de verkiezingsdatum zakt onder de 1000 personen, maar de verwachting realistisch is dat dit na de verkiezingsdatum snel weer gaat stijgen boven de 1000, dat je dan moet uitgaan van een werknemersaantal van boven de 1000. Of in de situatie wanneer het werknemersaantal al een flinke periode een dalende trend vertoont, en wanneer er dan vlak voor de verkiezingsdatum nog net meer dan 1000 personen werkzaam zijn, je toch zou moeten uitgaan van ‘in de regel’ minder dan 1000 personen.

Als je kijkt naar het aantal werknemers wat ‘in de regel’ werkzaam is in de onderneming is het niet onlogisch om toch met een schuin oog te kijken naar vacatures en formatieplaatsen. Meestal is het aantal vacatures in een organisaties min of meer stabiel (en loopt het ongeveer gelijk met het verloop). Maar, is het aantal vacatures en formatieplaatsen veel hoger dan ‘normaal’, terwijl het verloop gelijk is, dan is de kans groot dat het aantal personen in de onderneming gaat stijgen. En dat kan dan aanleiding zijn om te zeggen dat het aantal personen in de onderneming naar verwachting ‘in de regel’ hoger zal zijn dan nu het geval is. En dat kan dan weer aanleiding zijn om te stellen dat het aantal OR-leden in een nieuwe OR wat opgehoogd zou moeten worden.

Overigens: onze ervaring is, dat een OR met tussen de 7 en 11 leden het meest optimaal opereert. Is de OR kleiner, dan kunnen er aandachtspunten zijn ten aanzien van representativiteit of werkverdeling. Is de OR (veel) groter dan kan dat ten koste gaan van efficiency (meer interne afstemming nodig) of de samenwerking (hoe groter de groep hoe lastiger het is om iedereen goed te laten aanhaken). Veel OR-en zegen: we hebben zo veel werk, wat zou het fijn zijn, als we meer leden zouden hebben. Mijn ervaring is echter dat meer leden vaak helemaal niet leidt tot minder werk per lid, omdat de interne afstemmingstijd vaak zo vergroot wordt dat het voordeel van de extra leden daarmee teniet wordt gedaan. Dus, als het gaat om twee leden meer of minder, dan zou ons advies zijn: hoe het bij twee leden minder, tenzij je voldoende zeker weet dat met twee leden meer, de kwaliteit van de OR als groep verhoogd wordt.

De verkiezingen van een al bestaande ondernemingsraad vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad kan daarvoor een speciale commissie voor instellen wat meestal wel handig is.

Onze ervaring is dat OR-kandidaten zich zelden spontaan melden, ook niet als je allerlei brieven uitstuurt, posters ophangt etc. Goed om hierbij te bedenken: hoeveel posters zie jij dagelijks hangen? Wanneer meld jij je spontaan aan voor iets vreemds, waar je niemand kent?
Medewerkers die geïnteresseerd zouden kunnen zijn, melden zich vaak pas als ze meerdere keren persoonlijk benaderd zijn. Tip is daarom, om alle OR-kandidaten (vaak nu ook al lid van de OR) te vragen eens rond te kijken, met wie hij wel in de OR zou willen zitten en die persoon dan te (laten) benaderen. Immers, dan word je gevraagd én ken je alvast één andere persoon in die vreemde groep mensen. Dat verlaagt de drempel vaak al enorm.
Wat daarnaast ook kan, is bijvoorbeeld ook het management van het onderdeel of de HR-medewerker te vragen, wie zij geschikt vinden en die personen dan te (laten) benaderen. Het beste zou dan zijn, als ze benaderd worden door een ander OR-lid (evt. vanuit een andere OR), omdat het anders kan voelen bij de benaderde medewerker dat het OR-lidmaatschap hen wordt opgedrongen door de leiding.

Zijn er meer succesvolle ervaringen met de werving van OR-leden? Stuur tips vooral in en we breiden ons antwoord graag uit!

In de Wet op de Ondernemingsraden, artikel 6, lid 2 en 3, staat dat personen die gedurende ten minste 3 maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest kiesgerechtigd en verkiesbaar zijn. Eerder was dat 6 maanden (kiesgerechtigd) en 12 maanden (verkiesbaar). Begin 2022 is dat aangepast naar allebei 3 maanden.

Dan staat ook in artikel 1, lid 2 van de Wet op de Ondernemingsraden wat onder ‘in de onderneming werkzame personen’ wordt verstaan. Dat zijn: degenen die in de onderneming werkzaam zijn krachtens een publiekrechtelijke aanstelling bij dan wel krachtens een arbeidsovereenkomst met de ondernemer die de onderneming in stand houdt.

Dat betekent dat iedereen die een arbeidsovereenkomst heeft én die langer dan 3 maanden in dienst is geweest op de verkiezingsdatum zich kandidaat mag stellen en/of mag stemmen. Er mag daarbij inderdaad geen onderscheid worden gemaakt tussen fulltime of parttime dienstverbanden. Ook maakt het niet uit of het vaste of tijdelijke contracten zijn.

Op basis van de definitie hierboven zouden uitzendkrachten niet kunnen stemmen of zich kandidaat stellen voor de OR, zij hebben geen arbeidsovereenkomst. Als uitzendkrachten wat langer in de organisatie werken hebben ze ook expertise opgedaan over wat er in de praktijk van belang is. Een ook voor deze groep is het belangrijk om vertegenwoordigd te kunnen zijn in de OR. Dat is de achtergrond van artikel 1, lid 3 in de Wet op de Ondernemingsraden: Voor de toepassing van het bij of krachtens deze wet bepaalde wordt onder in de onderneming werkzame personen mede verstaan: … degenen die in het kader van werkzaamheden van de onderneming daarin ten minste 15 maanden werkzaam zijn krachtens een uitzendovereenkomst als bedoeld in artikel 690 van Titel 7.10 van het Burgerlijk Wetboek

Dus uitzendkrachten mogen zich na 15 + 3 maanden ook verkiesbaar stellen en stemmen voor de OR.

Van alle termijnen die genoemd staan mag de OR alleen in positieve zin afwijken. Je mag dus de drempel wel lager maken om je kandidaat te stellen of om te mogen stemmen, maar de drempel mag niet hoger worden. Als jullie de termijn van 15 + 3 maanden voor uitzendkrachten te lang vinden, mag je die korter maken. Dat moet de OR dan in zijn reglement vastleggen. Als je niets aanvullends vastlegt, dan gelden altijd de termijnen die in de Wet op de Ondernemingsraden staan. En voor de zekerheid: je kan dus niet in je reglement zetten dat uitzendkrachten pas na langere tijd of zelfs nooit actief of passief kiesgerechtigd zijn voor de OR.

Ja, een MT-lid kan zich verkiesbaar stellen.

Het juridische kader is te vinden in Art. 1 en Art. 6 lid 3 van de WOR. Daar valt uit af te leiden dat iedereen die tenminste een jaar werkzaam is in de onderneming krachtens een arbeidsovereenkomst verkiesbaar is in de OR. Alleen de bestuurder wordt uitgesloten (zie Art. 1 lid 4).

De gedachte achter de WOR is dat besluitvorming in een onderneming beter wordt als in de voorbereiding overleg plaats vindt met een vertegenwoordiging van medewerkers. De OR kan medewerkers alleen goed vertegenwoordigen als hij weet wat er speelt in alle afdelingen, onderdelen en lagen van de onderneming. Het helpt dan als in de OR niet alleen de ‘werkvloer’ vertegenwoordigd is, maar bijvoorbeeld ook de leidinggevenden.

De aanwezigheid van leidinggevenden in de OR levert wel extra aandachtspunten op. Zo kan bijvoorbeeld voorkomen dat iemand heeft meegewerkt aan het opstellen van een reorganisatieplan, waarover hij of zij vervolgens zelf nog wat moet zeggen. Om deze en andere redenen zijn in OR-en leidinggevenden vaak wat ondervertegenwoordigd.

Nee, dat kan eigenlijk niet. De kiezers hebben namelijk gekozen voor een ondernemingsraad met een volgens het eigen reglement op een bepaalde datum eindigende zittingsperiode. Het vloekt een beetje met het democratisch principe dat om de zoveel tijd via verkiezingen weer opnieuw mandaat verdiend moet worden. Stel dat de 2e Kamer zegt dat ze de verkiezingen maar uitstellen omdat er nu zoveel belangrijke zaken spelen!

En toch gebeurt het in de praktijk regelmatig. Bijvoorbeeld als er een grote reorganisatie speelt en er na de reorganisatie een heel andere organisatie is. Hoe dat te regelen? Je kunt aan alle medewerkers vragen of ze akkoord gaan met uitstel van de verkiezingen. Als de vakbonden en de bestuurder daar ook mee instemmen zal niemand naar de kantonrechter stappen om naleving van de regels te vragen. En soms zijn de redenen voor uitstel heel acceptabel. Maar let op als iemand naar de kantonrechter stapt en naleving van de WOR vraagt, dan zal de rechter – behoudens uitzonderlijke situaties – streng vaststellen dat de OR zich moet houden aan het eigen reglement.

Vraag ambtelijk secretaris OR:
Wanneer bij OR verkiezingen de verkiezingsronde ongeldig verklaard wordt (er zijn meer stemmen uitgebracht dan er stemgerechtigden zijn), moet dan de hele verkiezingsronde opnieuw?

Antwoord ATIM Paraat:
De WOR geeft geen duidelijk antwoord op jouw vraag. Je zou nog kunnen kijken of het OR-reglement meer duidelijkheid biedt, maar onze ervaring is dat dat vaak niet het geval is. Dus dan kom je terecht bij de puzzel wat in jullie situatie logisch en in de geest van de WOR is.

Het uitgangspunt is volgens ons dat de uitslag van de verkiezing eerlijk en volgens de regels tot stand is gekomen én dat iedere stemgerechtigde vrij en onafhankelijk zijn stem heeft kunnen uitbrengen. Als de uitslag van de stemronde nog niet bekend is gemaakt in de organisatie en de voorgaande stappen in het verkiezingsproces zijn wel volgens het regelement verlopen, dan zou je kunnen zeggen dat het geen invloed heeft op het uiteindelijke resultaat, als alleen de stemronde opnieuw wordt gedaan.

Als de uitslag al bekend is gemaakt en pas later duidelijk werd dat de uitslag van de stemronde niet geldig is, dan zou je misschien kunnen zeggen dat de (niet geldige) uitslag nog invloed zou kunnen hebben op het stemgedrag van medewerkers in de “herkansing”. In dat geval zou je kunnen overwegen dat het toch nodig is om de verkiezingen helemaal opnieuw te doen. Als je er toch voor zou kiezen om alleen de stemronde opnieuw te doen, dan is het in ieder geval belangrijk dat je aan alle betrokkenen kunt uitleggen hoe je tot die keuze bent gekomen.

En in alle scenario’s lijkt het me ook belangrijk om op te sporen hoe het kon gebeuren dat er meer stemmen zijn uitgebracht dan dat er stemgerechtigden zijn en de werkwijze aan te passen zodat dit een volgende keer niet meer kan voorkomen.

Vraag van een OR
Vanwege een vacature in onze OR gaan we binnenkort tussentijdse verkiezingen organiseren. In ons reglement staat nog steeds dat kandidaten tenminste 12 maanden in dienst moeten zijn, terwijl dat inmiddels is gewijzigd in de WOR naar tenminste 3 maanden. Mogen we kandidaten die tussen de 3 en 13 maanden in dienst zijn nu accepteren als kandidaat of moeten we hun aanmelding weigeren?

Antwoord ATIM Paraat

Jullie vraag zou je kunnen opdelen in twee afzonderlijke vragen. De eerste is of jullie reglement leidend is of dat de (wijziging in de) WOR boven het reglement gaat? Het antwoord op die vraag is eenvoudig: de wet is belangrijker dan het reglement. Je mag in je eigen reglement niet iemand uitsluiten als OR-kandidaat die daar volgens de WOR wel aanspraak op zou kunnen maken. Een voorbeeld: als een OR in zijn reglement zou opnemen, dat alleen vrouwen zich kandidaat mogen stellen voor de OR, dan begrijpt iedereen dat dat nooit kan en ook niet geldend is.

De tweede vraag die hier ook nog gesteld zou kunnen worden is: zou de wijziging niet pas in moeten gaan bij de volgende algemene verkiezingen van de OR? Die vraag zou dan voortkomen uit het vooroordeel wat bij veel OR-leden leeft dat een tussentijdse wijziging van het reglement altijd pas ingaat bij de volgende algemene verkiezingen. Dat vooroordeel is niet terecht: tussentijdse reglementswijzigingen kunnen wel degelijk direct ingaan. Daarbij is het ijkpunt of door de wijziging geen rechten die betrokken bij het begin van de zittingsperiode hadden niet worden aangetast. Zo mag bijvoorbeeld een tussentijdse wijziging van het aantal zittingsperiode dat iemand in de OR mag zitten pas ingaan bij de volgende verkiezingen. Kiezers hebben immers hun keuze gemaakt op basis van de kennis dat iemand maximaal een bepaald aantal periodes in de OR zou kunnen zitten. Maar een wijziging die een verduidelijking is of iets zegt over de interne werkwijze van de OR kan meestal wel gewoon direct ingaan.

De vraag wordt dan dus: worden met het toelaten van medewerkers die tussen de drie en twaalf maanden in dienst zijn rechten aangetast van betrokkenen die ze bij het begin van de zittingsperiode hadden? Wij kunnen geen recht bedenken wat kan worden aangetast. Volgens ons moeten medewerkers, die tussen de drie en twaalf maanden in dienst zijn, gewoon worden toegelaten als kandidaat bij jullie tussentijdse verkiezingen. En dat ondanks dat het reglement niet is aangepast en ondanks dat het gaat om tussentijdse verkiezingen.

Maar…… heel zeker weten doe je het pas als een rechter zich over deze vraag heeft gebogen. En dat is nog niet het geval. Een goede werkwijze in dit geval zou zijn, voor alle zekerheid hierover iets toe te voegen bij jullie oproep doen aan kandidaten. Dus, vermeld expliciet dat jullie, vanwege de recente wijziging van de WOR, anders dan eerder het geval was, ook kandidaten oproepen die tussen de drie en twaalf maanden in dienst zijn. Mocht er dan iemand opstaan die bezwaar heeft tegen deze omgang met de wetwijziging dan zou je daarna kunnen overwegen om het bij een rechter te toetsen. De kans is echter heel groot dat niemand zich meldt. Je kunt dan, mocht het later toch nog tot discussies leiden, in ieder geval stellen dat er op het moment van de tussentijdse verkiezingen niemand van de betrokkenen het als een probleem heeft ervaren en dat je het als OR daarmee ‘in de geest van de WOR’ hebt aangepakt.

Vraag:
In ons regelement staat: In geval van een tussentijdse vacature in de ondernemingsraad of een onderdeelcommissie wijst de ondernemingsraad tot opvolger van het betrokken lid aan de kandidaat die volgens de rangorde van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt. Voor een vrijgekomen zetel komt via deze regel nu een kandidaat in beeld, die al langere tijd ziek is. Wordt hij/zij dan alsnog gekozen (met risico dat hij/zij niet kan functioneren als volgwaardig lid)? Kunnen we vanwege zijn/haar ziekte kiezen de tweede kandidaat nu in de OR te laten instromen?

Antwoord ATIM Paraat:
In het standaardreglement van de SER staat inderdaad de regel dat bij een tussentijdse vacature de zetel toekomt aan de kandidaat die volgens de rangorde van de uitslag van de laatstgehouden verkiezing daarvoor als eerste in aanmerking komt. Verder staat ook in de meeste reglementen dat vacatures die een half jaar voor de verkiezingsdatum ontstaan niet meer ingevuld hoeven te worden. Goed om te weten dat je niet verplicht bent deze regels zo in je reglement te zetten. Je mag er ook wat anders van maken. Maar als ze er in staan, dan moet je je er gedurende de zittingsperiode ook aan houden. De regels die gaan over de verkiezingsprocedure, de lengte van de zittingsperiode of de samenstelling van de OR mag je veranderen, maar die gaan dan wel pas in bij de volgende verkiezingen. Anders wordt het gezien als kiezersbedrog. Immers: de kiezer heeft bijvoorbeeld gestemd met het idee dat leden voor 3 jaar zijn gekozen en dan kan een OR daar zelf niet zo maar 4 jaar van maken.

De WOR maakt geen onderscheid tussen zieke kandidaten, kandidaten die parttime werken of zelfs kandidaten die zijn vrijgesteld van werk of in een ontslagprocedure zitten. Kom je op basis van verkiezingen in aanmerking voor een zetel, dan mag je je plek in de OR innemen ongeacht je status (mits je nog wel werkzaam bent in de onderneming of, als daarvan sprake is, in de kiesgroep waarin je gekozen bent). Misschien is dat eigenlijk ook wel logisch, want de OR is de vertegenwoordiger van alle werknemers, dus ook van degenen die ziek zijn, parttime werken of zijn vrijgesteld van werk of in een ontslagprocedure zitten. En dus mogen werknemers in zo’n situatie ook in de OR-zitting nemen. Ofwel samengevat: de werknemer die nu ziek is, heeft op basis van de eerdere verkiezingen recht om zitting te nemen in de OR.

Er zit dan ook niks anders op dan de zetel aan te bieden aan de zieke kandidaat. Die kandidaat mag overigens er wel zelf voor te kiezen om de zetel niet te bezetten. Je zou jullie dilemma dus ook eerlijk kunnen voorleggen aan de zieke kandidaat en wellicht ziet hij/zij dan af van het innemen van de zetel. In dat geval komt de volgende op de lijst in aanmerking.

Uitgangspunt is, dat het reglement van de OR hierbij leidend is. Daar moet je je als OR aan houden.

Echter, op 1 januari 2022 is er een wijziging geweest in de Wet op de ondernemingsraden. Eén van de punten die gewijzigd is, is dat iemand al na een 3 maanden in dienst te zijn al kandidaat voor de OR mag zijn (Art. 6 lid 3). In jullie reglement staat nog de oude termijn. In principe mag je in een reglement zaken anders regelen dan in de wet, maar je mag niet ten nadele afwijken, ofwel: je mag geen medewerkers uitsluiten die volgens de wet wel OR-rechten hebben. Kortom: als kandidaten korter dan een jaar, maar wel langer dan 3 maanden in dienst zijn, zijn ze gewoon verkiesbaar.

Tussentijdse verkiezingen kunnen eigenlijk op elk moment georganiseerd worden, wanneer er vacatures in de OR zijn. Dus je kan direct weer nieuwe tussentijdse verkiezingen gaan opstarten. Dat kan bovendien heel laagdrempelig.

Onze tip is als volgt: kondig zo snel mogelijk aan bij bestuurder, medewerkers en vakbonden in een korte memo dat er nog steeds vacatures in de OR zijn en op x-datum nog weer een keer tussentijdse verkiezingen worden gehouden waarvoor jullie medewerkers oproepen om zich kandidaat te stellen. Meldt direct ook een sluitingsdatum voor aanmelding. Meldt verder direct ook dat zich inmiddels al twee kandidaten hebben aangemeld en dat als zich op de sluitingsdatum geen tegenkandidaten gemeld hebben de twee kandidaten automatisch verondersteld worden te zijn verkozen. De kans dat zich voor die datum nog tegenkandidaten melden is heel klein. Dat geldt nog temeer als je als OR verder geen acties meer onderneemt om nog meer kandidaten te werven. En als zich geen kandidaten melden, zijn de twee kandidaten automatisch OR-lid en hoef je verder niets meer te regelen.

Nee, hier is de wet en het reglement vaak duidelijk over. Maar….hier wordt in de praktijk vaak de hand mee gelicht. Als alle medewerkers, de bestuurders en de vakbonden er mee instemmen dan is de kans dat iemand naar de kantonrechter stapt wel heel gering.

Verkiezingen uitstellen betekent afwijken van regels en van afspraken gemaakt met de kiezers en andere belanghebbenden. Doe je dat eenzijdig, dan is dat ‘kiezersbedrog’. Maar hebben alle belanghebbenden geen bezwaar tegen uitstel, dan is er geen probleem. Leg daarom uit aan achterban, bestuurder en evt. vakbonden waarom je wilt uitstellen en vraag toestemming. Vinden alle partijen uitstel prima, dan is het weliswaar niet volgens de letter, maar wel ‘in de geest van de wet’ geregeld.

Algemeen
In Art. 2 van de Wet op de ondernemingsraden is te vinden dat de ondernemingsraad fungeert als ‘de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen’. Dat zou je kunnen uitleggen als: de diversiteit die er in een organisatie is zou idealiter ook moeten worden gerepresenteerd in de ondernemingsraad. Daar zijn wat mij betreft wel wat nuanceringen op aan te brengen omdat een goede invulling van het OR-lidmaatschap een aantal competenties vergt die niet bij alle medewerkers aanwezig zijn. Maar in het algemeen zou een organisatie wat mij betreft moeten streven naar een zo divers mogelijke samenstelling van de ondernemingsraad. Want dat levert het beste beeld op wat er leeft onder de medewerkers in alle geledingen van de organisatie. Ik steun jullie streven naar een optimale man-vrouwverhouding dan ook volledig.

Mogelijkheden binnen de wettelijke regels
In de Art. 9 lid 3 van de Wet op de ondernemingsraad wordt de mogelijkheid genoemd om kiesgroepen in te stellen. Door de medewerkers in de organisatie op te delen in subgroepen worden kiesgroepen gevormd. Meestal gaat het bij de kiesgroepen om afdelingen of vestigingen, maar de organisatie bijvoorbeeld kan ook worden opgedeeld in de kiesgroep full-timemedewerkers en de kiesgroep part-timemedewerkers. En dus ook in de kiesgroepen mannen en vrouwen. Aan elk van de kiesgroepen wordt vervolgens een aantal zetels in de ondernemingsraad toebedeeld, dus bijvoorbeeld bij een organisatie met 9 OR-zetels en drie vestigingen: 3 zetels voor vestiging A (kiesgroep A), 3 zetels voor vestiging B (kiesgroep B) en 3 zetels voor vestiging C (kiesgroep C). Verkiezingen vinden vervolgens in principe plaats binnen de kiesgroepen. Dus medewerkers van vestiging A kunnen zich alleen verkiesbaar stellen voor de zetels in kiesgroep A en mogen bij de verkiezingen alleen stemmen op kandidaten afkomstig uit kiesgroep A. Idee is dat op deze manier een bepaalde verdeling binnen de ondernemingsraad gewaarborgd wordt. Voornaamste nadeel van het werken met kiesgroepen is dat als er een tekort aan kandidaten in een van de kiesgroepen is, zetels onbezet blijven ook als er een overschot aan kandidaten in een andere kiesgroep is. Via het reglement kun je daar nog wel wat voor regelen, maar dat verhoogt meestal niet de overzichtelijkheid van de verkiezingen en bovendien is dan de verdeling over de kiesgroep uiteindelijk nog steeds niet zoals dat vooraf gewenst zou zijn.

Werken met kiesgroepen zou in jullie geval kunnen betekenen dat je twee kiesgroepen instelt waarbij je 50% van de zetels beschikbaar stelt aan voor de kiesgroep mannen en 50% voor de kiesgroep vrouwen. Of, als de man-vrouwverhouding binnen jullie onderneming anders is, bijvoorbeeld 70% van de zetels voor de kiesgroep mannen en 30% van de zetels voor de kiesgroep vrouwen. Mannen mogen vervolgens bij de verkiezingen alleen op mannen stemmen en vrouwen alleen op vrouwen. Zijn er minder vrouwen dan zetels dan blijft in dat geval een zetel in de kiesgroep vrouwen onbezet tenzij je in je reglement opneemt dat in dat geval een man toch een vrouwenzetel mag invullen.

Zo kan het dus, maar deze wijze van regelen zou bij sommige mensen wel eens op principiële bezwaren kunnen stuiten. Ik zelf zou er het in ieder geval lastig mee hebben. Als man mag je bij deze manier van werken immers niet op een vrouw stemmen, zelfs niet je een een vrouw de beste kandidaat zou kunnen vinden. Door regels op te nemen in het reglement zou je dit evt. ook weer by-passen. Ik denk dan bijvoorbeeld aan een regel als: iedereen mag één stem uitbrengen voor een kandidaat in alle kiesgroepen. Dit is echter niet standaard en je zou de regel dan ook zelf moeten bedenken en even juridisch moeten toetsen. Er mag weliswaar veel t.a.v. reglementen, maar lang niet alles. Bovendien maken dergelijke regels verkiezingen vaak onoverzichtelijker en onbegrijpelijker voor de kiezers.

Alternatief: vertrouwen op democratische principes
Ons advies bij OR-verkiezingen is om alle kiezers meerdere stemmen te laten uitbrengen. Gedachte daar achter is dat er bij veel OR-verkiezingen vaak een of twee kandidaten heel bekend of populair zijn. Mag iedereen in de organisatie maar één stem uitbrengen dan gaan veruit de meeste stemmen naar die populaire kandidaten. Er resteren dan vaak maar een handjevol stemmen voor de resterende kandidaten en nummer drie, vier en vijf in de verkiezingsuitslag komen dan soms in de OR met maar een paar stemmen. Wie derde wordt, wordt dan meestal meer bepaald door toeval dan door iets anders. Vandaar dat het uitbrengen van meer stemmen vaak een beter beeld geeft wie er echter (na de populaire kandidaten) het meeste draagvlak heeft.

Prettige bijkomstigheid van het uitbrengen van meer stemmen, zo kan ik op basis van ervaring stellen, is dat stemmers bij OR-verkiezingen vaak kiezen voor diversiteit als die mogelijkheid bestaat. Mag iemand meer stemmen uitbrengen dan kiest hij of zij vaak voor een gelijke verdeling tussen leden met ervaring en nieuwe leden, tussen leden van de werkvloer en leidinggevenden, tussen jonge en wat oudere leden. En dus ook: mannen en vrouwen.

Regel je dus helemaal niets in je reglement ten aanzien van kiesgroepen, maar laat je kiezers meer stemmen uitbrengen én zorg je er voor dat er veel meer kandidaten dan zetels zijn en de kandidaten een grote diversiteit hebben dan pakt het in het algemeen heel goed uit en krijg je een hele diverse OR. Het loont dus om te vertrouwen op democratische principes.

Meer kandidaten?
Wil meer vrouwen in de OR hebben dan helpt het dus om te zorgen dat er meer kandidaten zijn, en dan met name vrouwelijke kandidaten natuurlijk. Dat geldt voor de situatie dat je niets regelt in je reglement en vertrouwt op democratische principes. Het geldt echter ook als je wél werkt met kiesgroepen. Want kiesgroepen werken alleen als er genoeg vrouwelijke kandidaten zijn om de vrouwenzetels ook in te vullen.

De sleutel zit wat mij betreft dan ook in goede werving van OR-kandidaten. Het werven van kandidaten is wel iets waar veel OR-en mee worstelen. Ik kan jullie daarbij evt. wel van een aantal tips voorzien, maar je moet er wel de tijd en de energie in willen steken.

Wil je gebruik maken van geoormerkte zetels, dan moet dat inderdaad in je reglement staan.

Denk er wel aan, dat er in jullie reglement ook spelregels staan, hoe om te gaan met het wijzigen van jullie eigen reglement. Meestal is daarin iets opgenomen over dat de meerderheid of tweederde van de or het ermee eens moet zijn. Ook zal de ondernemer nog in de gelegenheid moeten worden gesteld om zijn standpunt t.a.v. de wijziging kenbaar te maken voordat je deze definitief maakt.

Toelichting:
Veel ondernemingsraden hebben het voorbeeldreglement van de SER gebruikt. Daarin is de volgende slotbepaling opgenomen:

  1. Dit reglement kan worden gewijzigd en aangevuld bij besluit van de ondernemingsraad.
  2. Voorafgaand aan de vaststelling van de wijziging of aanvulling, stelt de ondernemingsraad de ondernemer in de gelegenheid daarover zijn standpunt kenbaar te maken.
  3. In de vergadering waarin wordt besloten het reglement te wijzigen of aan te vullen, dient ten minste tweederde van het aantal leden van de ondernemingsraad, als bedoeld in artikel 2, lid 1 van het reglement, aanwezig te zijn.
  4. Een dergelijk besluit behoeft een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen. Voor de bepaling of aan dit voorschrift is voldaan, tellen blanco stemmen niet mee.
  5. De ondernemingsraad maakt de wijziging of aanvulling bekend aan de in de onderneming werkzame personen en verstrekt een afschrift daarvan aan de ondernemer.

Check dus even jullie eigen regelement wat er over het wijzigen van het reglement is opgenomen.

Nu horen wij ondernemingsraden regelmatig zeggen dat zij het or-reglement niet tussentijds mogen aanpassen. Dat is maar deels waar:
Je kan het reglement aanpassen, maar niet alle in het reglement aan te brengen wijzigingen kunnen direct worden geëffectueerd. Zo kan de zittende or de lopende zittingsperiode niet wijzigen en het aantal or-zetels gedurende de zittingsperiode niet aanpassen. Dat is om ervoor te zorgen dat het een democratisch gekozen orgaan blijft waarbij medewerkers invloed hebben op wie hen vertegenwoordigd en het geen self fullfilling groep mensen wordt die vooral graag op die plek blijven zitten om welke (goede) reden dan ook.

Andere wijzigingen die bevorderend werken t.a.v. de medezeggenschap kunnen wel doorgevoerd worden, mits dus aan bovengenoemde voorwaarden is voldaan.

Met betrekking tot de geoormerkte zetel, geeft het voorbeeld reglement van de SER ook richting.

“Integrale verkiezingen met geoormerkte zetels.

Als de or wenst te sturen op evenredige vertegenwoordiging, maar niet de nadelen van het kiesgroepenstelsel wil (risico onvervulde kiesgroepzetels) dan kan hij kiezen voor het werken met geoormerkte zetels. De or bestemt een aantal zetels voor bepaalde groepen medewerkers, onderdelen of vestigingen van de onderneming. Zijn er geen kandidaten beschikbaar voor de geoormerkte zetels, dan kunnen die zetels worden bezet door andere kandidaten.

De or bepaalt in zijn or-reglement welke groepen medewerkers, bedrijfsonderdelen of vestigingen een of meer geoormerkte zetels in de or krijgen.

Alternatief voor artikel 2 lid 1 in het geval van geoormerkte zetels

De ondernemingsraad bestaat uit .......... leden.

Van het totale aantal zetels in de ondernemingsraad zijn er ........ geoormerkt, te weten:

…....... voor een vertegenwoordiger van Y (groep, onderdeel of vestiging)

…....... voor een vertegenwoordiger van Z (groep, onderdeel of vestiging).”

Zie hiervoor ook: Voorbeeldreglement SER

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) biedt geen harde waarborging dat het goed zit met de geheimhouding bij OR-kandidaten. In het artikel waar de geheimhouding behandeld wordt (Art. 20) wordt alleen over het opleggen van geheimhouding aan OR-leden, commissieleden en door de OR ingeschakelde deskundigen gesproken. Helaas dus niet over OR-kandidaten. De ‘geest’ van de WOR is waarschijnlijk wel dat ook aan OR-kandidaten geheimhouding kan worden opgelegd, maar dat is niet heel hard. Op basis van het WOR-artikel is een keuze die je zou kunnen maken, een aparte commissie in te stellen, met daarin de OR-kandidaten en/of ze te beschouwen als door de OR ingeschakelde deskundigen. In beide gevallen zou dat echter discussie kunnen gaan opleveren als iemand kwaad wil.

De WOR levert dus geen waterdicht antwoord op. Er is los van de WOR een oplossing. De werkgever kan de OR-kandidaten een mailbericht sturen waarin wordt aangegeven dat er bereidheid is de OR-kandidaten van informatie te voorzien, onder voorwaarde dat zij geheimhouding daarover betrachten. Elke werkgever kan aan al zijn werknemers een dergelijke geheimhouding opleggen. De WOR is daarvoor niet nodig.
Om het nog sterker te maken kan ook nog vermeld worden over welke informatie die geheimhouding betracht moet worden én evt. ook verwijzen naar eventuele geheimhoudingsclausules in de arbeidscontracten van de medewerkers waar het om gaat (als dergelijke geheimhoudingsclausules er zijn natuurlijk). Daarmee is voldoende afgedekt dat medewerkers (die dus in dit geval tevens OR-kandidaat zijn) aan de geheimhouding gehouden kunnen worden en de kwaadwillenden dus evt. juridisch aangepakt kunnen worden als ze zich niet aan de geheimhouding houden.

Deelnemers aan goed overleg (her)kennen elkaars competenties. Ze maken heldere afspraken en checken geregeld of ze elkaar nog steeds begrijpen. Elke speler kan zich uitspreken over belangen en emoties die spelen. Dankzij dit onderlinge vertrouwen kunnen de deelnemers zich concentreren op de inhoud van het overleg. Ze werken aan faire uitkomsten voor alle betrokkenen.