Vergaderen met het BOB-model

Besluiten nemen als OR verloopt niet altijd even eenvoudig. Iedereen leest iets anders in de stukken, hoort iets anders van de achterban en heeft misschien ook wel eigen belangen. Hoe kun je als OR tot een goed besluit komen waarbij iedereen zijn zegje kan doen?

Het BOB-model

De letters van BOB staan voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het overleg indelen vanuit dit model helpt de kwaliteit van de besluitvorming te vergroten en het zorgt voor meer draagvlak. Je neemt zoveel mogelijk gezichtspunten mee. De heldere structuur helpt daarbij. Je verkleint de kans in veel voorkomende valkuilen te stappen. Iedereen heeft immers de neiging snel te beslissen, maar misschien is jouw informatie wel onvolledig? Met dit model krijg je alle informatie die de OR heeft, en ook niet heeft, in beeld

De structuur van het BOB-model

Er zijn drie fasen die je doorloopt. Elke fase is voor te stellen als een fuik, waar je wel verder kunt komen, maar niet terug kunt.

BOB model

De verschillende fases van het BOB-model

De eerste fase is Beeldvorming. Het doel van deze fase is zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Wat weten we van het probleem, de aanvraag, de informatie van de achterban etc.? Zie het allereerst vooral als brainstormsessie. Leg alle beelden naast elkaar. Is er een gezamenlijk beeld? Het gezamenlijk beeld kan ook zijn dat jullie allemaal iets anders hebben gehoord, gelezen of begrepen.

De derde fase is die van de Besluitvorming. Je blikt terug naar de twee voorgaande fases en neemt een gezamenlijk besluit. De voornaamste vraag van een voorzitter is in dat geval vaak: Wat gaan we nu doen?

De tweede fase is Oordeelsvorming. In deze fase delen jullie jullie vooral jullie zorgen en/of de zorgen van jullie achterban. Wat hebben jullie en/of de achterban nodig?

De derde fase is die van de Besluitvorming. Je blikt terug naar de twee voorgaande fases en neemt een gezamenlijk besluit. De voornaamste vraag van een voorzitter is in dat geval vaak: Wat gaan we nu doen?

Hoeveel tijd kost het?

De ervaring leert dat de verschillende fases een verschillende investering in tijd kennen: 40%, 40%, 20%. Beeldvorming en Oordeelsvorming kosten relatief veel tijd. Daarna kun je vaak snel een besluit te nemen.

Ken je de term ‘versnellen door te vertragen’? Door wat meer tijd te nemen voor een grondige beeldvorming en oordeelsvorming kun je vaak sneller en vooral met meer draagvlak een besluit nemen. Ga je in het begin te snel, dan voelen sommige OR-leden zich niet gehoord. Je herkent dit doordat deze OR-leden steeds met nieuwe informatie of ideeën komen nadat het besluit al is genomen. Je kunt niet terug in de fuik van BOB. Helemaal opnieuw beginnen is dan de enige oplossing.

Structuur en overzicht

Het BOB-model brengt structuur en overzicht in het vergaderproces. Het wordt ook eenvoudiger met de bestuurder te delen hoe de OR over een probleem of aanvraag vergadert heeft. Deel gerust ook de verschillende beelden die in de OR leven. Immers, wanneer jullie met jullie kleine club al verschillende beelden hebben, zal dat bij de achterban dan niet net zo zijn?

Deelnemers aan goed overleg (her)kennen elkaars competenties. Ze maken heldere afspraken en checken geregeld of ze elkaar nog steeds begrijpen. Elke speler kan zich uitspreken over belangen en emoties die spelen. Dankzij dit onderlinge vertrouwen kunnen de deelnemers zich concentreren op de inhoud van het overleg. Ze werken aan faire uitkomsten voor alle betrokkenen.