Leden van onze helpdesk Atim Paraat kunnen onbeperkt juridische, organisatorische of andere expliciete vragen aan onze adviseurs stellen. Op deze pagina zie je een selectie vragen over het contact tussen OR en Bestuurder met uiteraard ons antwoord.
Vraag
Tot voor kort bestond de Raad van Bestuur (RvB) binnen onze onderneming uit één persoon. Die persoon was tevens de gesprekpartner van ons als OR. Nu is onlangs een tweede lid van de RvB aangesteld en die is tevens voorzitter geworden van de RvB. We hebben als OR al advies gegeven over de aanstelling. Nu is het voorstel van de RvB-leden dat het overleg met de OR de ene keer met het ene en de andere keer met het andere lid van de RvB plaats gaat vinden. Wij weten niet goed of we dat als OR wel goed moeten vinden. Zal dat er niet toe leiden dat we sommige onderwerpen twee keer moeten bespreken? Of dat afspraken met het ene RvB-lid overruled kunnen worden door de voorzitter van de RvB?
Antwoord
We kunnen een aantal redenen bedenken, waarom het goed zou zijn om het overleg altijd met één en hetzelfde lid van de RvB te voeren. Er zijn ook een aantal redenen te bedenken, waarom het goed zou zijn om af te wisselen. Welke redenen sterker zijn zal afhangen van de opstelling van de RvB-leden en de kwaliteit van de samenwerking. En je weet nu nog niet hoe dat gaat lopen.
Omdat de voorkeur van de tweekoppige RvB is om af te wisselen zou ik daar als OR nu in meegaan. Ik zou echter wel heel duidelijk jullie zorgen verwoorden en die ook vastgelegd willen hebben. Verder zou ik afspreken met de RvB dat je de werkwijze over een bepaalde periode met beide RvB-leden wilt evalueren om te kijken of je er mee door wilt gaan.
Overigens: het was (achteraf) goed geweest als jullie over jullie zorgen al wat in het advies vermeld hadden. Dat is immers het formele moment en de formele plek om dat te doen. Dat is nu te laat, maar wellicht is het een tip voor een volgende keer.
In Art. 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is te vinden dat de bestuurder degene is die ‘de hoogste directe leiding over de arbeid in de onderneming’ heeft. Logisch ook wel: de OR moet overleggen met degene die uiteindelijk de hele organisatie kan aansturen en daarover de besluiten kan nemen. Tekenbevoegdheid of inschrijving in de KvK is dus niet het ijkpunt: wel de bevoegdheden die iemand heeft of niet heeft.
Om pragmatische redenen komt het vaker voor dat niet de formele ‘bestuurder in de zin van de WOR’ het meeste overleg voert met de OR, maar bijvoorbeeld de HR-directeur of de rechterhand van de ‘echte’ bestuurder. Pragmatische redenen kunnen dan zijn: de fysieke beschikbaarheid van de formele ‘bestuurder in de zin van de WOR’ ofwel de grote afstand die de formele ‘bestuurder in de zin van de WOR’ heeft tot de werkvloer en daarmee tot de onderwerpen waar het in het OR over zou moeten gaan. Vaak is dat het geval bij formele ‘bestuurders in de zin van de WOR’ die ook internationaal actief zijn. Die hebben vaak maar weinig tijd om met de Nederlandse OR rond de tafel te gaan en weten meestal ook maar weinig van wat er speelt in de praktijk van de Nederlandse organisatie.
Als het overleg tussen OR en ‘de ondernemer’ beter loopt als iemand anders dan de formele ‘bestuurder in de zin van de WOR’ (een plaatsvervanger dus) de eerste overlegpartner van de OR is dan is daar op zich geen bezwaar tegen. Wel is het goed als OR een aantal voorwaarden op te stellen. Eerste voorwaarde is dat helder is dat het overleg met zo’n plaatsvervanger okay is, zolang daar bij de OR tevredenheid over is. Verder moet de plaatsvervanger voldoende gemandateerd zijn (en dus niet steeds terug moeten naar de formele ‘bestuurder in de zin van de WOR’), moet er wel geregeld een overleg zijn met de formele ‘bestuurder in de zin van de WOR’ (bijv. twee keer per jaar in een Art. 24-overleg) én moet de OR altijd de mogelijkheid hebben om te escaleren naar de formele ‘bestuurder in de zin van de WOR’, bijvoorbeeld als het overleg met de plaatsvervanger niet goed loopt of wanneer de plaatsvervanger onvoldoende mandaat heeft bij specifieke besluiten.
Als OR hebben jullie formeel één overlegpartner: de hoogste leidinggevende in de organisatie ofwel de bestuurder. Een instemmingsaanvraag vanuit een andere leidinggevende of andere persoon in de organisatie is dus in principe niet mogelijk. Maar… het kan natuurlijk wel dat een leidinggevende of andere persoon in de organisatie in opdracht van de bestuurder een advies- of instemmingsaanvraag opstelt. En dan komt de aanvraag dus (indirect) wel van de bestuurder. Vraag dus even na bij de bestuurder hoe het zit!
Er zijn geen regels voor of een ambtelijk secretaris wel of niet aanwezig zou moeten zijn bij een informeel overleg tussen de bestuurder en het dagelijks bestuur van een ondernemingsraad. Het is aan de bestuurder en (het dagelijks bestuur van) de ondernemingsraad samen of ze de ambtelijk secretaris bij het overleg willen toelaten. En het is aan de ondernemingsraad om te bepalen waarvoor de ambtelijk secretaris wordt ingezet en dus ook hoe de uren van de ambtelijk secretaris worden besteed.
Praktijk is dat ambtelijk secretarissen wel vaak aansluiten bij bijvoorbeeld het agenda-overleg tussen bestuurder en het dagelijks bestuur (een overleg wat meestal ook een informeel karakter heeft). Dat de ambtelijk secretaris daar bij is, is wel logisch, want in dat overleg worden vaak afspraken gemaakt over wat op de agenda van de overlegvergadering komt.
Bij een ‘gewoon’ informeel overleg is echter soms de ambtelijk secretaris er bij, maar soms ook niet. Bij zo’n gewoon informeel overleg gaat het vaak om een open informatieuitwisseling tussen (vertegenwoordigers van) de OR en de bestuurder zonder dat daar meteen afspraken uit voortkomen. Ook wordt zo’n overleg eigenlijk nooit genotuleerd. Om die reden is het meestal niet echt nodig dat de ambtelijk secretaris daar bij zit.
Over het juridische antwoord op jouw vraag kunnen we kort zijn: jullie mogen als OR met vakbonden (maar ook met andere partijen) overleggen en hebben daar geen toestemming van de werkgever voor nodig. Wel mag je natuurlijk geen informatie delen die je onder oplegging van geheimhouding hebt gekregen. En als je graag met de vakbonden wil overleggen op het terrein van de werkgever heb je daar formeel wel toestemming voor nodig. Je mag daar immers niet zo maar iedereen uitnodigen. Maar plan je het overleg buiten ‘de poort’ dan kan dat gewoon zonder enig overleg.
Toch is ons advies om wel bespreekbaar te maken met de werkgever dat jullie zijn uitgenodigd voor het overleg. Dat komt de onderlinge relatie en de transparantie ten goede en dat helpt bij het toekomstig overleg. En wellicht dat de werkgever jullie ook nog wat mee kan geven voor dat overleg. Onze ervaring is nl. dat vakbonden meestal niet ‘zomaar’ langs komen. Vaak is er een aanleiding: een klacht van een vakbondslid, zorg vanuit de bonden over het beleid, gevoel bij de vakbonden dat er een reorganisatie gaat aankomen of nog niets anders. En als je daar niet verdacht op bent kan het zo maar dat je als OR, zonder het te willen, in een politiek steekspel terecht komt. Een gesprekje met de werkgever kan jullie misschien helpen om daar alert op te zijn.
Vraag
Jullie hebben als OR een jaarverslag opgesteld en hebben, zoals jullie dat gewoonlijk doen, dat verslag nog voor willen leggen aan jullie bestuurder met de vraag of die nog op- en aanmerkingen heeft. Omdat er op het moment van afronden van het jaarverslag (nog) geen (nieuwe) bestuurder was hebben jullie er voor gekozen om het dan maar voor te leggen aan het hoofd HR en omdat die pas sinds een paar maanden in functie was heeft die het weer voorgelegd aan het voltallige managementteam (MT). Het MT had een groot aantal opmerkingen waarvan jullie er een aantal terecht of in ieder geval geen probleem vonden, maar ook een aantal waar jullie als OR het niet mee eens waren. De eerste hebben jullie gebruikt om het jaarverslag aan te passen, maar de punten van commentaar waar jullie het niet mee eens waren hebben jullie laten staan. Nu wordt door de organisatie tegengehouden dat het jaarverslag wordt verspreid. Jullie vragen zijn of dat zo maar kan en wat nu te doen als OR?
Reactie
We plaatsen jullie vraag eerst in een juridisch kader, zodat je weet hoe formeel de regels zijn. Die regels gaan je maar beperkt helpen om het probleem om te lossen, maar helpen misschien wel om wat beter te weten wat jullie positie als OR is. En die is dat de Wet op de ondernemingsraden (WOR) jullie als OR een grote vrijheid geeft om over te communiceren jullie maar willen communiceren. De enige echte harde beperking is dat jullie niet mogen communiceren over zaken- en bedrijfsgeheimen waarover jullie in jullie rol als OR-lid informatie hebben gekregen (zie Art. 20 uit de WOR). Maar iets communiceren over wat de OR heeft gedaan of waarover de OR al eerder heeft gecommuniceerd kan daar natuurlijk nooit onder vallen. Dat zijn immers geen bedrijfsgeheimen.
Het is daarbij niet verplicht om jullie communicatie (verslagen, jaarverslagen, brieven etc.) voor te leggen aan de bestuurder of een andere partij in de onderneming. Die partijen hebben niet de positie om jullie communicatie tegen te houden. Wanneer jullie besluiten de bestuurder of een hoofd HR wel inzage te verlenen in het concept jaarverslag, dan zou de bestuurder (en/of HR en/of MT) dus blij moeten zijn, want het stelt hen in de gelegenheid om tenminste iets van invloed te kunnen uitoefenen. Vanuit Atim zijn we voorstander van deze manier van werken, omdat wij het zien als eerlijk opereren in de samenwerking tussen OR en bestuurder. De bestuurder is zijn zijds verplicht om conform Art. 25 uit de WOR is jullie OR-advies te vragen bij zaken die impact kunnen hebben op medewerkers en dus lijkt het ons niet meer dan eerlijk dat jullie als OR ook advies vragen als jullie wat doen wat impact zou kunnen hebben op medewerkers, dus bijvoorbeeld met medewerkers communiceren. Wij spreken in zo’n geval vaak over ‘de omgekeerde adviesvraagplicht’. En, net zoals bij Art. 25, mag de OR de adviezen (lees: verbetersuggesties in de communicatie) ook naast zich neerleggen. Het is daarbij wel netjes (maar dus niet noodzakelijk) als de OR daarbij uitlegt waarom.
Het kan natuurlijk voorkomen dat de bestuurder of hoofd HR minder scherp hebben dat het niet aan hen is om te bepalen wat de OR communiceert. Het is dan goed om hen dat uit te leggen. Misschien dat deze mail jullie daarbij zou kunnen helpen. Verder is het ook goed om nogmaals heel goed te kijken of de opmerkingen misschien niet toch aan aanleiding geven om te kijken of het niet handig is om toch nog wat in jullie jaarverslag aan te passen. Als jullie dat niet al gedaan hebben kan het ook een idee zijn om hen uit te leggen waarom jullie sommige suggesties niet hebben toegepast.
Uit rechtspraak rondom de OR valt op te maken dat de OR een grote autonomie heeft. De OR mag zelf bepalen hoe hij wil werken, hoe hij verkiezingen wil organiseren, hoe er besluiten genomen worden, welke trainer of adviseur wordt ingeschakeld etc. In het verlengde daarvan z=is het logisch dat een OR bijvoorbeeld ook zelf mag bepalen over welke onderwerpen hij wil praten en op welke wijze. In Art. 23 lid 2 staat bovendien vermeld dat onderwerpen op de OR agenda geplaats moeten worden als de OR of de bestuurder de bespreking daarvan wenselijk acht.
Kortom: wat een OR op de agenda plaats bepaalt hij zelf. De bestuurder kan vanzelfsprekend wel geheimhouding opleggen (Art. 20, lid 1) aan de OR om te communiceren met de achterban over wat er op de agenda komt. Maar dus niet over wat er besproken wordt.
Het idee achter het BOB-model is dat het verstandig is, om pas een oordeel te vormen, nadat je alle beschikbare informatie op een rij hebt gezet. Dat leidt in het algemeen tot het meest afgewogen oordeel. Binnen de OR komt daar nog bij dat het verstandig is om er voor te zorgen dat alle OR-leden over dezelfde informatie beschikken. Anders ‘oordeelt’ iedereen immers vanuit andere uitgangspunten. Het is dan niet onlogisch dat de oordelen van de individuele OR-leden gaan verschillen en er misverstanden ontstaan waarom mensen anders oordelen.
Het is zeker mogelijk om in een eigen OR-overleg alle beschikbare informatie op een rij te krijgen (beeldvorming) en vervolgens ook tot een oordeel te komen. Maar, meestal beschikt de bestuurder over meer informatie dan de OR en is het dus functioneel om ook tenminste een deel van de beeldvorming en de oordeelsvorming in het overleg met de bestuurder te doen.
Wij zijn voorstander van de volgende werkwijze
Als OR hebben jullie correct gehandeld: in het kader van Art. 28 van de Wet op de ondernemingsraden heeft de OR nl. een bevorderende taak ten aanzien van het nakomen van regels in de organisatie en dus is het correct dat de OR de bestuurder daar op aanspreekt. Maar, vervolgens is het de bestuurder die actie zou moeten ondernemen en dat zou zijn:
Kiest de bestuurder ervoor geen actie te ondernemen, dan kan de OR ervoor kiezen verder actie te ondernemen door naar de vakbond stappen of naar de arbeidsinspectie. De OR kan het natuurlijk ook laten zitten.
Wat echter zeker niet de taak of de verantwoordelijkheid van de OR is, is de leidinggevende in kwestie aanspreken. De OR heeft immers formeel maar één gesprekspartner en dat is de bestuurder. Het is niet de taak van de OR om leidinggevenden te corrigeren, aan te spreken of op de regels te wijzen.
Ben je nog geen lid, maar heb je wel een vraag? Neem dan gerust contact met ons op. Je eerste vraag beantwoorden we altijd gratis. Wij komen zo snel mogelijk bij je terug met een antwoord!
Vragen die wij hier publiceren zijn aan ons gesteld door de leden van onze helpdesk Atim Paraat. Als OR kun je een jaarabonnement op Atim Paraat nemen. Je geniet van de volgende voordelen:
